Organisatiestructuur is een aanvullende module van HROffice. Door middel van de organisatiestructuur kun je je organisatie in kaart brengen om hier vervolgens gebruikersgroepen, vacatures en kandidaten aan koppelen. Dit is vooral een handige oplossing voor wat grotere organisaties met verschillende winkels of locaties die decentraal opereren. Denk bijvoorbeeld aan een winkelketen met veel verschillende gebruikers die voor iedere winkel een entiteit aanmaken. Binnen deze entiteit kun je eigen vacatures aanmaken, werken met een eigen team. Dit team ziet alleen wat er binnen deze entiteit gebeurt.
Wil je de module organisatiestructuur toevoegen aan je HROffice omgeving? Neem dan contact met ons op.
Organisatiestructuur aanmaken
Op de pagina 'organisatiestructuur' kun je al jouw entiteiten toevoegen. Ga als volgt te werk voor het meest overzichtelijke resultaat:
Begin bij de ‘hoogste’ vestiging, vaak het hoofdkantoor. Dit is de basisorganisatie wanneer je begint aan het maken van de structuur.
Voorbeeld: HROffice Hoofdkantoor
Voeg de volgende laag toe, dit kan van alles zijn. Bijvoorbeeld de regio’s waaronder je filialen zijn verdeeld of de verschillende afdelingen die vallen onder je bedrijf.
Voorbeeld: HROffice Nederland
Voeg de volgende laag toe, ook dit is afhankelijk van jouw eigen bedrijfsstructuur.
Voorbeeld: HROffice Noord-Holland
Voeg de laatste laag toe. Ook hier weer: wat bij jouw bedrijfsstructuur hoort.
Voorbeeld: HROffice Haarlem
Heb jij alleen een hoofdkantoor én twee winkels? Dan kun je stap 3 en 4 overslaan. Je kunt maximaal 4 lagen aan entiteiten aanmaken. HROffice hanteert een top-down benadering.
Gebruikers kunnen niet van beneden naar boven kijken of opzij, maar dus wel van boven naar beneden afhankelijk van de rol van de gebruiker binnen HROffice.
Entiteiten toevoegen
Wanneer je een entiteit toevoegt aan HROffice dien je verschillende velden in te vullen. Een belangrijk veld is de bovenliggende entiteit. Deze bepaald waar de entiteit die je wilt toevoegen onder valt in het diagram (begin daarom altijd met de ‘hoogste’). Per entiteit kun je eigen templates toevoegen die standaard worden gebruikt voor bijvoorbeeld de ontvangstbevestiging en het sollicitatieformulier.
Gebruikers toevoegen aan je entiteiten
Bij het aanmaken van gebruikers ('Instellingen' > 'Gebruikers') kies je tot welke entiteit deze gebruiker toegang heeft. Ook hierbij geldt dat gebruikers niet van beneden naar boven of opzij kunnen kijken, maar wel van boven naar beneden afhankelijk van de rol binnen HROffice.
Bij het aanmaken van rollen en teams is het goed om hier rekening mee te houden, zodat al je gebruikers enkel de vacatures en kandidaten inzien die voor hen relevant zijn.
Meer informatie over rollen en teams vind je hier.