À quoi sert l’export et le réimport des contacts ?
Vous pouvez :
Exporter votre base contacts dans un fichier Excel
Modifier plusieurs contacts en une seule fois
Réimporter le fichier pour mettre à jour les contacts existants
Importer de nouveaux contacts
L’identifiant contact permet à Graneet de reconnaître les contacts existants.
Comment exporter mes contacts ?
Ouvrez la liste des contacts.
Cliquez sur « Exporter les X contacts ».
Le fichier Excel se télécharge automatiquement.
Le fichier est nommé :
Export Graneet - Contacts - JJ-MM-AAAA.xlsx
L’export contient les informations du contact ainsi que celles du client ou du fournisseur associé :
Identifiant contact
Nom
Prénom
Email
Téléphone
Rôle
Identifiant client
Dénomination client
Code client
Identifiant fournisseur
Nom du fournisseur
Code fournisseur
Les informations du client ou du fournisseur associé facilitent la lecture du fichier.
Comment mettre à jour mes contacts ?
Exportez votre base contacts.
Modifiez les informations souhaitées dans le fichier Excel.
Conservez les identifiants contacts existants.
Réimportez le fichier dans Graneet.
Vérifiez la prévisualisation.
Confirmez l’import.
Si l’identifiant contact est reconnu, la fiche existante est mise à jour.
Comment créer de nouveaux contacts ?
Pour créer un nouveau contact, laissez la colonne Identifiant contact vide.
Si un identifiant renseigné n’est pas reconnu, Graneet traite également la ligne comme une création et génère un nouvel identifiant contact.
Comment associer un contact à un client ou à un fournisseur ?
Un contact peut être associé à un seul tiers :
Pour un client, renseignez l’identifiant client.
Pour un fournisseur, renseignez l’identifiant fournisseur.
Pour créer un contact sans tiers, laissez les deux colonnes vides.
Ne renseignez pas simultanément un identifiant client et un identifiant fournisseur.
Les dénominations et les codes présents dans le fichier exporté servent uniquement à faciliter la lecture. Pour modifier les informations d’un client ou d’un fournisseur, utilisez sa fiche ou son import dédié.
Comment réimporter un fichier ?
Ouvrez la liste des contacts.
Cliquez sur « Importer ».
Sélectionnez votre fichier Excel.
Vérifiez la prévisualisation ligne par ligne.
Corrigez les éventuelles erreurs.
Confirmez l’import.
La prévisualisation indique les lignes à :
Créer
Mettre à jour
Corriger
Les lignes valides peuvent être importées même si certaines lignes comportent une erreur.
Quelles informations contient le template ?
Le template à compléter contient uniquement les colonnes nécessaires à la création ou à la mise à jour d’un contact :
Identifiant contact
Nom
Prénom
Email
Téléphone
Rôle
Identifiant client
Identifiant fournisseur
Le fichier exporté contient des colonnes supplémentaires concernant le client ou le fournisseur associé. Ces informations facilitent la lecture du fichier.
Si vous souhaitez modifier les clients ou fournisseurs, vous pouvez passer par les modèles de modification des entités associées.
Quelles sont les règles concernant les téléphones ?
Vous pouvez renseigner un ou plusieurs numéros de téléphone.
Aucun format particulier n’est imposé.
Que faire si une erreur apparaît ?
L’import est rejeté avant la prévisualisation si des colonnes obligatoires sont absentes du fichier.
Les lignes vides sont ignorées automatiquement.
Si certaines lignes sont en erreur, consultez le détail affiché dans la prévisualisation et corrigez uniquement les lignes concernées.
Quels droits sont nécessaires ?
Vous devez disposer des droits nécessaires pour exporter et réimporter les contacts.
Si les boutons « Exporter » ou « Importer » ne sont pas visibles, vérifiez vos droits d’accès ou demandez les à un administrateur.
Bonnes pratiques
Avant de confirmer l’import :
Conservez les identifiants contacts existants.
Utilisez les identifiants clients ou fournisseurs exacts.
Ne renseignez qu’un seul type de tiers par contact.
Vérifiez les associations dans la prévisualisation.
Corrigez les erreurs avant de confirmer.
Conservez une copie du fichier avant de le modifier.
Pour aller plus loin
Besoin d'aide ? Contactez-nous à support@graneet.fr ou par téléphone au 01 84 88 51 25.