Pourquoi utiliser un sous-formulaire ?
C’est notamment utile dans les cas suivants :
un exposant inscrit ses collaborateurs,
un responsable de groupe inscrit plusieurs visiteurs,
un chef d’équipe enregistre ses accompagnants.
On parle alors d’une relation parent-enfant : le parent, au cours de son inscription ou après cette dernière, peut inscrire un ou plusieurs accompagnants selon les modalités de votre événement.
Conditions préalables
Pour mettre en place l’inscription d’accompagnants, vous devez disposer de :
deux catégories distinctes :
une pour le participant principal (ex : Exposant),
une pour l’accompagnant (ex : Collaborateur exposant).
deux formulaires différents :
un formulaire principal,
un sous-formulaire associé à la catégorie des accompagnants.
⚠️ Les deux catégories ne peuvent pas partager le même formulaire. De plus, la plateforme ne gère que les relations Parents-Enfants, elle ne gère pas les accompagnants des accompagnants.
💡 Un participant principal peut avoir plusieurs types d'accompagnants, il faut alors dans ce cas avoir plusieurs catégories et formulaires pour couvrir les différents cas de figures.
Ajouter un sous-formulaire dans le formulaire principal
Dans le formulaire du participant principal :
Cliquez sur Ajouter un élément, puis sélectionnez Sous-formulaire.
Choisissez la catégorie "enfant" à associer (lié à la catégorie des accompagnants).
Définissez les paramètres suivants :
Nombre minimum et maximum d’accompagnants (par défaut ou selon vos règles),
Nombre de formulaires pré-ouverts (par exemple : 2 cases visibles dès l’ouverture),
Autoriser la suppression des accompagnants avant validation.
La recopie des informations entre le participant principal et l'accompagnant pour éviter d'avoir à repréciser des informations qui seraient similaires.
Une fois l'inscription du participant principal validée, il pourra saisir les données des accompagnants via le sous-formulaire désormais intégré.
Le pré-remplissage des formulaires
Pour améliorer l’expérience utilisateur, vous pouvez préremplir automatiquement certaines informations dans le sous-formulaire à partir du formulaire principal.
Cas d’usage :
Reporter les informations partagées entre un exposant et son collaborateur (ex : entreprise, secteur d’activité),
Transmettre une donnée invisible via un champ caché
Gagner du temps et éviter les erreurs de saisie.
Activer la copie des données :
Dans la configuration du sous-formulaire, cliquez sur Gérer la copie des informations.
Activez l’option de pré-remplissage.
Faites correspondre les champs du formulaire principal avec ceux du sous-formulaire.
Cliquez sur Valider.
💡 Seuls les champs pertinents doivent être mappés. Il est inutile de recopier tous les champs, concentrez-vous sur les informations partagées ou techniques.
Informations recommandées sur les accompagnants
Même si le formulaire accompagnant est souvent plus simple, il est recommandé d’y inclure au minimum :
prénom et nom,
adresse email (indispensable pour l’envoi de badge ou de communications),
éventuellement société ou fonction si utile à votre logique CRM ou de segmentation.
Bonnes pratiques
Donnez des intitulés clairs dans les deux formulaires,
Prévenez les participants qu’ils devront remplir des infos pour leurs accompagnants,
Limitez si besoin le nombre d’accompagnants autorisés via une règle ou un quota,
Utilisez des champs cachés pour mieux structurer vos données (ex : ID entreprise, segment interne…).