Grâce à l'accréditation associée, vous contrôlez qui peut accéder à quoi… et avec les dernières mises à jour, vous pouvez même autoriser le passage de tous les invités automatiquement.
1. Définition
Un point de check-in est une entité qui permet d’enregistrer la présence d’un participant à un endroit précis de l’événement. Chaque scan de badge (ou émargement manuel) à ce point crée un historique de passage, utilisé pour :
la gestion des accès,
les statistiques de fréquentation,
les jauges et quotas,
le calcul de temps de présence.
Par défaut, l'accès Entrée est créé. Vous avez également la possibilité d'en créer d'autres.
2. Création d’un point de check-in
Deux options s’offrent à vous :
Création manuelle via le bouton + Ajouter un point de check-in
Import en masse via Autres actions > Importer une liste de points
Informations à renseigner :
Nom du point (obligatoire)
Date, heure de début et durée (recommandé pour la gestion des conflits)
Salle ou lieu (utile pour l'affichage et la logistique)
Intervenants (liés depuis votre liste de participants, au statut Inscrit)
Une fois les paramètres définis, cliquez sur Enregistrer.
3. Les types de check-in
De nombreuses fonctionnalités d'Eventmaker donne lieu à la création d'un point de check-in lors de son utilisation. En voici une liste exhaustive :
Un point de check-in
Un produit
Un hébergement
Un rendez-vous
Chaque point est lié à un système d’accréditations, que vous pouvez gérer :
Au niveau du formulaire d'inscription,
Au niveau du site web,
Au niveau d'une fiche personnelle sur le Back-office,
Au niveau d'une catégorie par catégorie,
ou directement depuis la fiche du point de check-in.
4. Scanner à la sortie
Pour mesurer la durée de présence ou faire un comptage précis, vous pouvez également créer un point de sortie.
Depuis la fiche d’un point existant, cliquez sur Actions > Créer un point de check-in de sortie.
Le système créera automatiquement un point miroir du check-in initial, que vous pourrez utiliser pour enregistrer les passages à la sortie.
5. Autoriser le passage de tous les invités
Avec la version 2.22 de l'application, vous pouvez désormais activer une option de passage libre : tous les invités scannés à ce point seront automatiquement autorisés à passer, même s’ils ne disposaient pas d’une accréditation initiale.
⚠️ Cette option ne peut être activée que si :
Le point de check-in autorise les scans (évidemment),
Il est gratuit,
Sa capacité est illimitée.
Une fois l’option activée :
Un participant non autorisé sera automatiquement accrédité,
Puis immédiatement checké.
Cette configuration se fait dans la fiche du point, onglet Check-in :
6) Souhaitez la bienvenue à vos participants
Depuis le back office, paramétrez un SMS d'accueil pour vos participants, à leur arrivée sur votre événement.
Voici les étapes à suivre :
Rendez-vous sur l'onglet Points de check-in
Dans le menu, sélectionnez SMS au check-in
Choisissez à quelle catégorie vous souhaitez envoyer un SMS au moment où le participant est scanné à l'entrée
Renseignez votre contenu dans la case prévue à cet effet (attention 160 caractères maximum)
Validez vos modifications en cliquant sur le bouton Sauvegarder
