Un contact est un participant d'un événement qui est remonté au niveau de votre compte organisateur et qui va se mettre à jour au fur et à mesure des événements.
I) Introduction
1. Qu’est-ce qu’un contact ?
Un contact est un participant d’un événement qui est remonté au niveau du compte organisateur. Contrairement à un participant, qui est lié à un événement spécifique, un contact :
Est mutualisé au niveau du compte
Se met à jour au fil des événements
Centralise les informations sur plusieurs éditions
Exemple concret :
Un exposant participe à un salon en 2024 puis en 2025.
Si les contacts sont activés, il s’agira du même contact, dont les données seront enrichies et mises à jour.
2. Accéder à la configuration des Contacts
Depuis le tableau de bord :
Cliquez sur l’icône Eventmaker (en haut à gauche)
Accédez aux paramètres du compte
Ouvrez l’onglet Contacts & Organisations
C’est à ce niveau que l’on configure :
La clé d’unicité
Les champs synchronisés
Les champs Champs à synchroniser avec tous les invités
⚠️ Important : Les contacts peuvent être activés sans SSO.
3. Clé d’unicité (champ d’identification)
La clé d’unicité permet d’identifier un contact comme étant unique entre plusieurs événements.
Les participants ayant les mêmes valeurs pour ces champs seront considérés comme un seul et même contact.
Différentes options sont possibles :
Les plus utilisées restent les suivantes :
A) Email uniquement - Plus simple et plus fiable.
B) Email + Nom + Prénom - Plus strict, mais peut créer des cas problématiques.
Exemple :
Même email
Nom/prénom différents (erreur de saisie, variation orthographique…)
Dans ce cas, le contact ne sera pas reconnu comme identique et il y aura la création de multiples contact.
4. Champs à synchroniser
Tous les champs d’un événement ne doivent pas forcément remonter dans les contacts.
Certains champs sont :
Fonctionnels
Spécifiques à un événement
Non pertinents au niveau compte
Il est donc important de sélectionner :
Les champs qui doivent remonter vers le contact
Les champs qui doivent être partagés entre événements
Deux types de synchronisation
A) Remontée simple
Modification dans un événement → Remonte au contact
B) Remontée + propagation
Modification dans un événement A → Remonte au contact
→Redescend vers tous les participants liés à ce contact dans les autres événements
Cela permet par exemple :
Mettre à jour une société
Corriger un numéro de téléphone
Harmoniser une donnée sur plusieurs éditions
II) Mise en place
A) Activation événement par événement
Même si les contacts sont activés au niveau du compte, la synchronisation doit être activée dans chaque événement au niveau des options avancées de l'événement. Cet élément est "Admin-only" signifiant que vous devez contacter un CSM ou le support pour l'activer.
Dans chaque événement, vous définissez :
Si la synchronisation est active
Si elle s’applique :
À tous les guests
À un segment spécifique
L’activation ne crée des contacts que pour :
Les nouveaux participants
Correspondant au segment sélectionné
⚠️ Les anciens participants ne seront pas automatiquement synchronisés.
B) Rattrapage via actions de masse
Pour synchroniser des participants déjà existants :
Utiliser les actions de masse
Lancer une synchronisation vers les contacts
Cibler un segment précis si nécessaire
C) Cas d’usage typiques
Exposants avec produits
Un exposant participe plusieurs années.
Ses produits, informations et interactions peuvent être reliés au même contact.
Participants récurrents
Un visiteur revient chaque année. Son historique peut être consolidé au niveau compte.
Hub multi-événements
Les contacts deviennent une base transverse, facilitant :
Le suivi B2B
L’analyse long terme
La mutualisation des données
Conclusion
La fonctionnalité Contacts permet de structurer une base de données transverse au niveau du compte organisateur, en consolidant les informations de vos participants d’un événement à l’autre. Correctement configurée, elle devient un véritable levier de suivi long terme, de mutualisation des données et d’optimisation de votre connaissance client.
Cependant, son efficacité repose entièrement sur une configuration rigoureuse dès le départ, notamment sur la définition de la clé d’unicité et des champs synchronisés.
Bonnes pratiques essentielles
Définir la clé d’unicité dès l’activation (email recommandé dans la majorité des cas).
Sélectionner uniquement les champs réellement pertinents à remonter au niveau compte.
Vérifier si la propagation automatique entre événements est nécessaire avant activation.
Anticiper que la synchronisation n’est pas rétroactive.
Utiliser les actions de masse pour rattraper des participants existants si besoin.
Harmoniser les champs entre événements pour garantir une cohérence des données.