Kontrollieren und verbuchen
Ist dies Ihre Situation?
Sie möchten die gezählte Inventur kontrollieren und verbuchen.
Vorbereitungen und Voraussetzungen
Bevor Sie die Inventur Verbuchen können müssen Sie die Daten erfassen:
So funktioniert's
Kontroll-Liste
Achtung: Die Kontroll-Liste kann erst nach dem Beenden der Erfassung aufgerufen und berechnet werden! Klicken Sie also zunächst auf Beenden, um so dem System mitzuteilen, dass Sie alle Artikel gezählt haben. Danach können Sie über Kontrollieren & Buchen die Kontrollliste aufrufen. Bei Erstellung der Kontroll-Liste werden die Bestände des Verkaufslagers aus dem System ermittelt und mit den vorhanden Zählmengen aus der aktuellen Inventur und den zwischenzeitlichen Warenbewegungen verrechnet. Differenzen werden mit Status „nicht ok" aufgelistet.
Ordnen Sie zum Bearbeiten der Liste die Spalten durch Verschieben der Spaltenüberschrift so wie es Ihnen am günstigsten erscheint.
Wichtige Hinweise
Wir empfehlen, die Kontroll-Liste nur an einem Arbeitsplatz zu bearbeiten um Überschneidungen und gleichzeitiges Bearbeiten derselben Daten zu verhindern.
Aktivieren Sie den Button „Kontroll-Liste berechnen", um die aktuellen Daten aller Stationen zu laden und zusammen zu rechnen.
Mehrere Erfassungen (auch von verschiedenen Stationen) für den gleichen Titel werden kumuliert.
Ein Verbuchen der Datensätze (Status „verbucht") ist erst nach Abschluss der Erfassung möglich.
Verbuchen eines Datensatzes ist nur möglich, wenn sein Status auf „Ok" steht.
Bedienung
Durch Springen mit der Tab-Taste von einem Feld zum nächsten haben Sie die Möglichkeit, die Liste schnell und einfach abzuarbeiten.
Spalte | Erklärung |
Zählmenge | Summe der in der Inventur erfassten Exemplare aller Arbeitsstationen |
Soll | Derzeit in der Datenbank existierende Exemplar Menge; Warenbewegungen während der Inventur sind berücksichtigt (z.B. Kassenverkäufe reduzieren diesen Wert) |
Ist | Anzahl, die physisch vorhanden ist; entspricht der Zählmenge unter Berücksichtigung der Warenbewegungen und manuellen Korrekturen; diese Zahl wird beim Verbuchen als neuer Bestand in die Datenbank geschrieben |
Differenz | Ergibt sich aus der Differenz von Soll und Ist; daraus werden letztendlich die Warenbewegungen „Inventur_Abgang" und „Inventur_Zugang" ermittelt. |
Korrektur | Wird über die Änderung des Ist-Wertes automatisch errechnet.\nWarenbewegung Abgänge (z.B. Kassenverkäufe) mit negativem Vorzeichen, Zugänge (z.B. Rücknahmen, Wareneingänge) mit positivem Vorzeichen; erhöhen oder verringern sofort den Soll-Wert |
So setzen Sie den Status eines Datensatzes auf „Ok":
Markieren eines oder mehrerer Datensätze und Klick auf „Differenz akzeptieren"
Eingabe im Feld „Bemerkung zur Differenz"
Korrigieren der IST-Menge, so dass die Differenz aufgehoben wird durch Entfernen der Bemerkung oder Änderung im IST-Feld kann der Status wieder zurückgesetzt werden.
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Vorschlag zur Vorgehensweise
Zählmenge stimmt mit Lagermenge überein
Bei den meisten Titeln wird die Zählmenge exakt der Lagermenge lt. System (SOLL) entsprechen. Es gibt keine Differenz. Diese Datensätze können ohne weitere Kontrolle komplett markiert und verbucht werden.\nSelektion:\nStatus „ok"; Differenz=0; Warenbewegungen=0
Verkäufe oder Zubuchungen nach Erfassung
\nDann gibt es Titel, die das System mit „ok" markiert hat, da es keine Differenz festgestellt hat. Allerdings weisen die Datensätze Warenbewegungen auf. Nach der Erfassung eines Titels wurde er zum Beispiel verkauft oder es wurde ein Wareneingang gebucht. Das System verrechnet diese nachträglichen Aktionen mit dem Zählbestand. Die Buchungen sollten Sie stichprobenartig nachvollziehen können. Danach kann auch diese Selektion sofort verbucht werden.
Selektion:\nStatus „ok"; Differenz=0;
Negativer Wert in der Spalte Warenbewegung = Titel wurde nach der Erfassung verkauft.
Positiver Wert in der Spalte Warenbewegung = Titel wurde nach der Erfassung zugebucht.
Zählmenge und Lagermenge stimmen nicht überein
\nNun bleiben noch die Datensätze mit Status „nicht ok". Diese sollten genauer untersucht werden, denn sie weisen eine Differenz zwischen Lagerbestand und Zählmenge aus.
Durch Sortieren nach der Spalte „Menge" können Sie z.B. Ausreißer erkennen und gleich korrigieren (wenn zum Beispiel beim Erfassen eine EAN ins Menge-Feld gescannt wurde). Über Doppelklick auf einen Datensatz verzweigen Sie in die einzelnen Erfassungs-Sätze.
Dies ist beim Kontrollieren von Differenzen oft hilfreich. Man erkennt sofort, welche Station den Artikel erfasst hat und ob eine Bemerkung hinterlegt wurde:
Bearbeiten Sie die einzelnen Titel wie folgt:
Differenz akzeptieren. Durch Klick auf die entsprechende Funktion, setzen Sie den Status manuell auf „ok". Das System ergänzt die Bemerkung „Differenz akzeptiert".
Manueller Eintrag einer Bemerkung. Wird gleichgesetzt mit „Differenz akzeptieren". Der Status wird auf „ok" gesetzt.
Manuelle Korrektur der IST-Menge. Das ist die Menge, die beim Verbuchen als Lagermenge in die Datenbank geschrieben wird. In der Spalte Korrektur werden Ihre Änderungen vermerkt. Setzen Sie den Status auf „ok", indem Sie wie unter 1. oder 2. vorgehen.
\
Speichern Sie Änderungen bevor Sie die Kontroll-Liste verlassen oder die Selektion verändern.
Zusatzinfo aufrufen in der Kontroll-Liste
In der Kontroll-Liste gibt es die Möglichkeit, die Schaltfläche "Zusatzinfo" aufzurufen:
Es werden im unteren Bereich zusätzlich folgende Informationen eingeblendet:
Es ist also auf einen Blick erkennbar, wie viele Exemplare am Lager erwartet werden, wie viele dazu gezählt wurden und welche Zu- bzw. Abgänge sich daraus ergeben.
Die Anzeige bezieht sich immer auf die aktuellen Einschränkungen, die Sie ggf. für die Liste eingestellt haben.
Verbuchen
Durch Klick auf „Verbuchen" werden alle Datensätze mit Status „Ok" verbucht. Danach können keine Änderungen mehr vorgenommen werden. Der aktuelle Bestand (der IST-Spalte) wird sofort in die Datenbank geschrieben und ist z.B. im Artikelmanagement sichtbar.
Wurde nichts markiert, verbucht das System alle Datensätze mit Status „ok". Haben Sie einzelne Datensätze markiert, verbucht das System nur diese. Wenn alle unverarbeiteten Datensätze verbucht wurden, meldet das System:
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**Bitte beachten**Die Funktion „Verbuchen" ist erst aktiv, wenn die Erfassung beendet wurde. Nur Datensätze mit Status „Ok" können verbucht werden.
Artikel ohne Bestandsführung erfassen (NONE)
**Bitte beachten**Bitte beachten Sie, dass für Artikel mit Lagerhaltungstyp NONE keine Korrekturbuchungen im System durchgeführt werden. Der gezählte Bestand wird nicht aktualisiert und die Artikel werden nicht in den Auswertungen berücksichtigt.
Es empfiehlt sich also, für diese Artikel (z. B. Postkarten, Schreibwaren, etc.) eine separate Aufnahme durchzuführen. Die Ergebnisse dieser separaten Aufnahme müssen zu den Werten der Systeminventur manuell hinzugerechnet werden.
Wurden im Laufe der Erfassung trotzdem Artikel mit Lagerhaltungstyp NONE erfasst, so können diese in der Kontroll-Liste wie alle anderen Artikel bearbeitet werden.
Erst wenn die Erfassung abgeschlossen wurde und die Datensätze der Kontroll-Liste verbucht werden sollen, erhalten Sie einen Hinweis des Systems:
In diesem Fall aktivieren Sie in der Toolbar die Option „Lagerhaltungstyp ignorieren":
Nun kann die Verbuchung abgeschlossen werden. Es wird für diese Artikel jedoch keine Korrekturbuchung im System vorgenommen und sie werden in den Auswertungen nicht ausgewiesen.
Alternativ können die Artikel trotzdem erfasst und aus der Kontroll-Liste (selektiert nach Hinweis:\n„Lagerhaltungstyp NONE") exportiert werden. So liegt Ihnen gleich eine Aufstellung der Titel mit Zählbestand vor, die Sie den Inventurauswertungen beifügen können. Eine andere Möglichkeit ist, im Artikelmanagement alle Artikel mit Lagerhaltungstyp NONE zu\nselektieren. Wenn Sie diese Liste exportieren (z. B. in Excel), können Sie die Zählmengen dort gleich eintragen und Sie sind sicher, keinen Artikel zu vergessen.
Geht nicht?
Bitte überprüfen Sie noch einmal, ob alle Voraussetzungen, die Sie am Anfang dieses Artikels finden, erfüllt sind. Häufig liegt hier schon die Ursache für ein Nichtfunktionieren eines Ablaufs.
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