Im Folgenden wird die Bearbeitung von Aufträgen im euroBIS flow beschrieben.

Zunächst sollte darauf geachtet werden, in welchem Status sich ein Auftrag oder eine einzelne Position befindet. Davon abhängig stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten der Bearbeitung zur Verfügung. Teilweise ist die Nutzung der Möglichkeiten beschränkt, oder es muss eine Kombination der Bearbeitungsmöglichkeiten verwendet werden, um den Auftrag wunschgemäß abspeichern oder verwerfen zu können. Wann Sie Aufträge löschen, Positionen löschen, Reservierungen aufheben, Positionen auf erledigt setzen oder Aufträge stornieren verwenden sollten, soll im Folgenden genauer betrachtet werden. Änderungen werden erst durch Klicken auf Fertigstellen oder OK wirksam.

\

Unbearbeitet zeigt an, dass ein Auftrag erstellt wurde. Der Status der Bestellungen ist dabei unerheblich.

Der Auftrag kann komplett bei der Auftragssuche gelöscht werden. Dadurch werden auch die unbearbeiteten Bestellungen im Bestellmanagement gelöscht. Ist die Ware bereits bestellt worden, bleiben die Positionen im Bestellmanagement erhalten. Auch der Hinweis zur Kundenbestellung bleibt erhalten, obwohl dieser bereits gelöscht wurde.

Es ist möglich, einzelne Positionen aus dem Auftrag zu löschen. Der entsprechende Auftrag wird hierzu geöffnet. Bei diesem Vorgang bleibt jedoch immer mindestens eine Position im Auftrag bestehen. Nach dem Klicken auf Fertigstellen, werden auch hier die unbearbeiteten Bestellungen gelöscht, während bereits bestellte Positionen im Bestellmanagement stehen bleiben.

\n

Es kann nur der komplette Auftrag storniert werden. Der Status des Auftrages ändert sich auf Storniert. Ein zusätzliches Klicken auf Fertigstellen ist nicht notwendig. Zugehörige Bestellungen, die noch nicht verschickt wurden, werden gelöscht. Bestellungen die bereits verschickt wurden, bleiben erhalten. Im Gegensatz zum Auftrag löschen, bleiben die ursprünglichen Auftragsinformationen in der Datenbank erhalten. Bei Bedarf können diese Angaben wieder recherchiert werden.

\n

Verfügbar zeigt an, dass Ware für den Auftrag im Wareneingang erfasst wurde und für den Kunden zur Abholung bereitliegt.

In diesem Status kann der Auftrag nicht gelöscht werden. Auch einzelne Positionen, die diesen Status haben, können nicht gelöscht werden.

Um den Auftrag löschen zu können, werden zunächst für die verfügbaren Titel die Reservierungen aufgehoben. dadurch werden die verfügbaren Titel auf das Verkaufslager gebucht. Nun ist es wieder möglich den kompletten Auftrag, oder einzelne Titel zu löschen. Wird der Auftrag nicht gelöscht oder storniert, nachdem die Reservierungen aufgehoben wurden, bleibt der Auftrag mit dem Status unbearbeitet im System stehen und kann weiter beliefert werden.

\n

Der Auftrag kann komplett storniert werden (s.o.). Verfügbare Titel werden auf das Verkaufslager gebucht. Der Status des Auftrages ändert sich auf Storniert. Zugehörige Bestellungen, die noch nicht verschickt wurden, werden gelöscht. Bestellungen die bereits verschickt wurden, bleiben erhalten, sind jedoch nicht mehr mit dem ursprünglichen Auftrag verbunden. Die Auftragsdaten bleiben im System erhalten und können bei Bedarf wieder recherchiert werden.

Teilgeliefert zeigt an, dass der Kunde Teile seiner bestellten Ware abgeholt hat, oder sie an ihn geliefert wurde.

Wurden Teile der Lieferung bereits an den Kunden geliefert oder in Rechnung gestellt, kann der Auftrag abgeschlossen werden, indem die teilgelieferten/fakturierten Positionen auf erledigt gesetzt werden. Diese Funktion wird für jede teilgelieferte/-fakturierte Position einzeln angewendet. Hierzu muss die entsprechende Position markiert werden. Die gewünschte Menge der Auftragsposition wird anschließend an die bereits gelieferte Menge angepasst und der Status ändert sich auf Geliefert oder Fakturiert. Die offenen Bestellungen bleiben im Bestellmanagement erhalten.

Geliefert bedeutet, dass der Kunde seine Ware vollständig erhalten hat. Ein Löschen von Titeln oder Aufträgen mit dem Status geliefert ist nicht möglich.

Storniert bedeutet, dass der Auftrag beendet wurde, ohne dass der Kunde Ware erhalten hat. Um später feststellen zu können, für wen Artikel bestellt werden sollten, oder welche Positionen in dem ursprünglichen Auftrag enthalten waren, bleibt der Auftrag im System erhalten. Es ist jedoch möglich komplette Aufträge oder einzelne Positionen mit dem Status storniert zu löschen (s.o.).

Aufträge lassen sich in jedem Status kopieren. Die erneute, komplette Erfassung eines umfangreichen, bereits im System vorhandenen Auftrags kann so vereinfacht werden. Vielfache Aufträge mit gleichen Artikeln und wechselnden Kundendaten, lassen sich auf diese Weise ebenfalls schnell erfassen. Nach dem Klicken auf Auftrag kopieren, öffnet sich die Eingabemaske für einen neuen Auftrag. Die Positionen und die Positionsmengen wurden dabei von dem ursprünglichen Auftrag übernommen.

Weitere Titel lassen sich zu einem bestehenden Auftrag jederzeit im Auftragsmanagement hinzufügen, solange der Auftrag nicht bereits geliefert/teilgeliefert ist. Der ursprüngliche Status des Auftrages ändert sich durch das Hinzufügen eines weiteren Artikels nicht. Wird lediglich ein Artikel hinzugefügt, so wird er mit der gewünschten Menge 1 und dem Bestellziel KNV Barsortiment nach dem Klicken auf Fertigstellen für diesen Auftrag erfasst und bestellt. Sofern andere Daten erfasst werden sollen, werden diese in der Detailansicht durch einen Doppelklick auf den hinzugefügten Artikel eingetragen. Anschließend werden die Detailansicht und der veränderte Auftrag mit Fertigstellen gespeichert.

\n

Auftragsmengen können für Positionen im Status Unbearbeitet, Bestellt und Verfügbar geändert werden. Dies geschieht in der Detailansicht der Auftragsposition. Wird die ursprünglich gewünschte Menge geändert, so darf bei der Bestellmenge nur die Differenz zu ursprünglich gewünschten Menge eingetragen werden. Ansonsten kommt es zu Doppelbestellungen.

Pro Position kann nur ein Bestellziel ausgewählt werden. Wird eine größere Bestellung aufgegeben, bei der ein Lieferant nicht die volle Menge liefern kann, so wird der Artikel im Auftrag erneut erfasst und die gewünschten Bestellmengen und das jeweilige Bestellziel pro Position eingetragen.

\n

Um einen Rabatt für alle Positionen eines Auftrags zu vergeben, geht man folgendermaßen vor: Neuen Auftrag anlegen / alle Positionen erfassen / Positions-Ansicht auf „Erweitert" stellen. In allen Positionen sind nun die Zeilen „Nachlass" und „Nachlass %" sichtbar. Im Feld „Nachlass" der obersten Position die gewünschte Rabattart eingeben / mit ‚Tab' bestätigen / im Feld „Nachlass %" wird nun die eingetragene Prozentzahl der eingetragenen Rabattart eingeblendet / alle Positionen markieren / Taste „Dateninhalte in markierte Zeilen kopieren" (Kästchen rechts neben „Exportieren") aktivieren / der eingetragene Nachlass wird in alle markierten Positionen übernommen.

Um in System festzulegen, dass grundsätzlich bei jedem Wareneingang für einen Auftrag Abholfachzettel gedruckt werden, muss folgende Standardeinstellung erfolgen: Einkaufen / Wareneingang durchführen Aktionen / Einstellungen Haken im Feld 'Abholfachetiketten immer drucken' setzen

Ist dieser Haken nicht gesetzt, müssen die Abholfachetiketten aus dem Wareneingang für jeden Auftrag einzeln angefordert werden: Auftrag öffnen / Workflow 'Auftrag Eigenschaften' aufrufen / Haken 'Abholfachbeleg drucken'

Bei der Erstellung eines Kundenauftrags können Belege (Rechnungen oder Lieferscheine) sofort ausgedruckt werden. Dafür muss im Auftrag die Option „Beleg drucken" aktiviert werden. Voraussetzung ist, dass Lagerbestand für die jeweiligen Titel vorhanden ist. Um diese Option dauerhaft zu aktivieren, wechseln Sie im Menü System – Administration - Systemweite Einstellungen auf „Station" und setzen den Haken bei „Belege sofort drucken".

Wird zu einem bestehenden Auftrag eine weitere Position erfasst, so ermittelt das System auch in diesem Fall die benötigte Menge und erzeugt ggf. eine Bestellung. In den Eigenschaften eines Auftrags sehen Sie weitere Informationen zu gewährten Nachlässen oder Anzahlungen.
Wird bei der Erzeugung eines Auftrags ein Kundenrabatt herangezogen, so nimmt das System automatisch „nicht rabattfähige" Artikel davon aus.
In den Auftragspositionen werden künftig die EAN und der Preis eines Titels angezeigt.
Kosten, die Sie bei einer Versandart hinterlegt haben, werden vom System automatisch in den Auftrag übernommen. Mit einem Doppelklick auf die Auftragsposition wechseln Sie in die Vollansicht des Titels. Hier haben Sie die Möglichkeit, weitere Informationen hinzuzufügen.
Auch während der Auftragserfassung sind Änderungen oder Ergänzungen am Kunden möglich.
Direkt aus dem Auftrag haben Sie nun die Möglichkeit, in das Bestellmanagement zu verzweigen. Das System blendet Ihnen automatisch die für den Auftrag relevanten Bestellungen vor.

Nutzen Sie die Funktionalität der Vorabfaktur um Rechnungen oder Lieferscheine zu erstellen, für die noch kein Wareneingang erfolgt ist. Aktivieren Sie die Funktion beim Erstellen eines neuen Auftrags indem Sie unter Auftragseigenschaften die Option „Vorabfaktur" aktivieren. Diese Funktion ersetzt das bisherige „Faktur ohne Bestand". Beachten Sie, dass eine Vorabfaktur vom System nur dann durchgeführt wird, wenn mindestens die Option „Belege erzeugen" aktiviert ist. Befindet sich Ware auf Lager 1 (Verkaufslager), so wird diese in jedem Fall vom System reserviert. Eine Vorabfaktur ist nicht notwendig. Das System erzeugt nun eine Bestellung – stellt aber gleichzeitig schon die Rechnung (oder den Lieferschein) bereit. Der Auftrag hat nun den Status „geliefert" – die Positionen „unbearbeitet /fakturiert". Die Software hat die Auftragspositionen intern mit einem Kennzeichen versehen und erwartet den Wareneingang um die Exemplare zu verrechnen.

Wenn Sie den Wareneingang durchführen, erkennt das System beim Verbuchen, dass die Exemplare einem Auftrag zugeordnet sind und versorgt diesen über den Warenverteiler. Es erfolgt keine Buchung ans Verkaufslager. Die Exemplare werden für den Auftrag mit der Vorabfaktur reserviert. Der Auftrag hat nun den Status „verfügbar" – die Positionen „verfügbar/ fakturiert". Unter „Belege erzeugen" (früher Warenversand) werden keine Rechnungen oder Lieferscheine bereitgestellt, denn diese wurden ja schon bei Erstellen des Auftrags erzeugt. Das System erzeugt nur noch ein Begleitpapier als Nachweis für die Verbuchung. Erst wenn dieses Begleitpapier erzeugt wurde, erhält der Auftrag seinen Endstatus: „geliefert / fakturiert". Bitte beachten Sie, dass der Umsatz bereits bei ‚Fertig stellen' des Auftrags generiert wird, denn die Rechnung wird ja in diesem Moment auch erzeugt. Lassen Sie sich alle Aufträge mit dem Kennzeichen Vorabfaktur anzeigen, indem Sie im Auftragsmanagement nach „Vorabfaktur=JA" filtern.

Im Kundenmanagement legen Sie fest, ob Aufträge für den jeweiligen Kunden nur komplett oder immer auch teilfakturiert werden können. Selektieren Sie einen Kunden, wechseln Sie zu „Merkmale" und setzen den Haken bei „Teillieferung". Jeder neue Auftrag ist nun immer entsprechend vorkonfiguriert.

Damit bei jedem neu angelegten Kunden dieser Haken automatisch vom System gesetzt wird, aktivieren Sie die Funktion im Kundenmanagement unter „Einstellungen". Mit dem Softwareupdate auf die Version 2.7 werden alle bereitangelegten Kunden auf „teillieferbar Ja" gesetzt.

\n

In einem neuen Auftrag: Anlegen / Auftrag / gewünschte Positionen in neuem Auftrag erfassen.

ODER

In einem bestehenden Auftrag: Organisieren / Aufträge / Schnellsuche / gewünschten Auftrag aufrufen. Im Workflow 'Auftrag Positionen' gewünschten Artikel markieren / 'Bearbeiten' in Menüleiste 'Auftragspositionen' anklicken / Detailansicht der gewählten Auftragsposition öffnet sich / Linke Spalte, vorletzte Zeile 'Bestellzeichen' entsprechend ausfüllen / Fertig stellen / Auftrag wie gewohnt weiter bearbeiten.

\n

Um eine auftragsbezogene Anzahlung in ein frei verfügbares Kundenguthaben umzuwandeln, rufen Sie den entsprechenden Kunden im Kundenmanagement auf und wechseln auf „offene Forderungen".

Markieren Sie die gewünschte Anzahlung und klicken Sie den Button „Anzahlung freigeben". Wenn Sie nun den Kunden an der PC-Kasse aufrufen, wird der Betrag als Guthaben angezeigt und kann für die Bezahlung eines beliebigen Einkaufs verwendet werden.

\n

In den Auftragspositionen des Auftragsmanagement und bei den offenen Aufträgen im Kundenmanagement ist in der Bestellhistorie sichtbar, ob ein Titel vorgemerkt wurde.

Die Abkürzungen bedeuten:

J – Vormerken Ja\nN – Vormerken Nein\nO – Optimierte Weiterleitung\nL – wie beim Lieferanten hinterlegt (Voreinstellung)

Die Preise für Titel in bereits erfassten Aufträgen werden über die tägliche Aktualisierung immer dann aktualisiert, wenn die Auftragsposition das Kennzeichen „Preiskorrektur beim Wareneingang" hat.

Im Auftrag war es bisher nicht sofort ersichtlich, ob eine Auftragsposition für einen Kunden bereits bestellt wurde oder ob der Lieferant eine Meldenummer zurück gemeldet hat. Diese Informationen sind nun in der Übersicht verfügbar.

Beispiel: VL B:5 M:15 bedeutet, fünf Exemplare wurden beim Verlag bestellt und mit Melde 15 zurück gemeldet.

Auf Bestellbelegen wird als Absender nun der Eintrag gedruckt, den Sie unter Menü System - Referenzdaten – Filialen – Filialinformationen eingetragen haben.

Wenn Sie für den Rechnungs- oder Lieferscheindruck einen anderen Titel verwenden möchten als den der im Artikelmanagement gespeichert ist, so haben Sie die Möglichkeit über Doppelklick auf die Auftragsposition in die Vollansicht zu gelangen um dort den Titel zu überschreiben.

Der Titel wird dadurch jedoch nur für diesen Auftrag geändert. In der Listenansicht der Positionen wird Ihre Änderung unter „Abweichender Titel" angezeigt.

In den Auftragseigenschaften werden der Gesamtwert des Auftrags und die gewährten Nachlässe angezeigt.

\n

Sollen Rechnungen gutgeschrieben werden, die noch im alten euro-Sales Standard der Buchhandlung erzeugt wurden, so muss der Haken „Lagerzugang buchen" im Workflow 'Positionen' des betroffenen Artikels entfernt werden. Wird dies vergessen, kommt es zu einer Fehlermeldung.

Verkaufen / Liefern und Fakturieren / Belege verwalten / gutzuschreibende Rechnung suchen / markieren / Aktion: Gutschrift erstellen / Workflow 'Positionen' auswählen / Haken 'Lagerzugang buchen' entfernen / Fertig stellen

Eine Gutschrift mit gesetztem Haken "Lagerzugang buchen" funktioniert nur auf Rechnungen, die auch mit euro-Sales Flow erzeugt wurden. Bei Gutschriften von Artikeln aus Alt-Rechnungen muss die Ware (bei einer tatsächlichen Retoure) dem System nach der Gutschrift-Erstellung manuell (Wareneingang) zugebucht werden.

Zu jeder Angebotsposition können Alternativen definiert werden, die auf dem Ausdruck separat gekennzeichnet werden. Klicken Sie doppelt auf die Angebotsposition und erfassen Sie einen oder mehrere Alternativartikel.

\n

Um Abholfachetiketten nachträglich auszudrucken haben Sie die Möglichkeit, im Lagermanagement gezielt nach dem Anlagedatum zu selektieren. Das Anlagedatum bezieht sich auf die Erzeugung dieses Lagerdatensatzes. In diesem speziellen Fall entspricht das Anlagedatum dem Zeitpunkt als der Wareneingang über eine Zubuchung den Auftrag versorgt hat. Um noch genauer zu selektieren können Sie auf Lager 2 (Abholfach) oder Lager 4 (Reservierungslager) einschränken.

Bei der Erfassung eines Auftrags können Sie einen Bemerkungstext hinterlegen, der sowohl im Auftragsmanagement angezeigt wird als auch auf den Abholetiketten gedruckt wird.

Nicht nur bei Abholfachaufträgen sondern auch bei Rechnungsaufträgen wird die Auftragsnummer im Bestellsatz übertragen und erscheint somit auf dem KNV-Etikett.

Damit ein individueller Text oder eine kundeninterne Auftragsnummer aus einem erzeugten Auftrag auf einer Rechnung mitgedruckt wird, sollte wie folgt vorgegangen werden:

Anlegen / Auftrag / Auftragspositionen erfassen / Listentyp "Erweitert" wählen / Feld "Zusatzinfo" in der Position, die auf der gedruckten Rechnung die Oberste sein wird, füllen.

Der eingegebene Text wird später auf der Rechnung in Kursivschrift über der obersten Belegposition mitgedruckt. Der eingegebene Text wird ausschließlich für diesen Auftrag verwendet und nicht in die Basisdaten des Artikels zurück geschrieben. Ein Text im Feld "Bemerkung" in den Merkmalen des Workflows "Auftrag Eigenschaften" wird nur auf Abholfachetiketten mitgedruckt, nicht aber auf den Belegen aus diesem Auftrag. Ein Text im Feld "Bemerkung" in einer Auftragsposition wird auf keinem Auftrags-Dokument gedruckt und dient ausschließlich der internen Information.

Vorgehen beim manuellen Ändern / Bearbeiten eines Nachlasses / Rabattes im euro-Sales Flow Auftragsmanagement:

Organisieren / Aufträge / zu bearbeitenden Auftrag über die Schnellsuche aufrufen / zu ändernde Auftragsposition raus suchen / Anzeige der Position von 'Details' auf 'Erweitert' ändern / in der Zeile 'Nachlass' über die Suche einen gewünschten Nachlass auswählen und mit 'Enter' bestätigen / der ausgewählte Nachlass wird im aktiven Feld 'Nachlass' angezeigt / mit der Funktion 'Tab' ins dann aktive Feld 'Nachlass %' springen / hier wird nun der in der Nachlassauswahl definierte %-Satz angezeigt / der Standard %-Satz ist blau unterlegt und kann manuell verändert werden.

Vorgehen beim manuellen Ändern / Bearbeiten eines Nachlasses / Rabattes im euro-Sales Flow Artikelmanagement:

Organisieren / Artikel / zu bearbeitenden Artikel über die Schnellsuche aufrufen / Artikel durch Doppelklick öffnen / Workflow 'Aufträge' wählen / zu bearbeitenden Auftrag aufrufen / zu ändernde Auftragsposition raus suchen / Anzeige der Position von 'Details' auf 'Erweitert' ändern / in der Zeile 'Nachlass' über die Suche einen gewünschten Nachlass auswählen und mit 'Enter' bestätigen / der ausgewählte Nachlass wird im aktiven Feld 'Nachlass' angezeigt / mit der Funktion 'Tab' ins dann aktive Feld 'Nachlass %' springen / hier wird nun der in der Nachlassauswahl definierte %-Satz angezeigt / der Standard %-Satz ist blau unterlegt und kann manuell verändert werden.

Management / Aufträge / Auftrag suchen / Auftrag per Doppelklick öffnen / Positionsansicht auf 'Erweitert' ändern / erste betroffene Position markieren / im Feld 'Nachlass' die Bezeichnung des eingetragenen Rabatts entfernen, indem die Bezeichnungsnummer gelöscht wird, oder über die Lupe einen anderen Nachlass auswählen / mit Taste 'Tab' ins nächste Feld springen / dadurch ändert sich die Anzeige im Feld 'Nachlass %' auf 0,00%, bzw. die Bezeichnung und die Prozentzahl / alle betroffenen Positionen markieren / anschließend den Cursor per Klick wieder in das Feld 'Nachlass' in der geänderten Position stellen / Taste 'Dateninhalte in markierte Zeilen kopieren' (Kästchen rechts neben 'Exportieren) aktivieren / gelöschter/geänderter Nachlass wird in alle markierten Positionen übernommen.

Vorgehensweise beim Umwandeln von Auftragsarten:

Reservierung (Kasse) in Rechnung

Reservierung (Kasse) in Lieferschein

Rechnung in Lieferschein

Lieferschein in Rechnung

Lieferschein in Reservierung (Kasse) Rechnung in Reservierung (Kasse)

Organisieren / Aufträge / Schnellsuche / Suchkriterium auswählen (z.B. Kundenname oder -Nummer) / Suchfeld ausfüllen / Enter / angezeigt wird eine Liste mit allen Aufträgen, die über die Suchkriterien gefiltert wurden. gewünschten Auftrag auswählen / per Doppelklick öffnen /aktueller Workflow ist jetzt 'Auftrag Positionen' / Weiter / aktueller Workflow ist jetzt 'Auftrag Kundendaten'/ Zeile 'Auftragsart' zeigt den aktuellen Status / über Pull Down-Menü gewünschte Auftragsart auswählen / Fertig stellen

Nach dem 'Fertig stellen' erhält der Auftrag die neue Auftragsart zugewiesen und der Auftrag kann entsprechend weiter verarbeitet werden.

Versand der Benachrichtigungs-E-Mail (nach erfolgtem Wareneingang oder eingegebener Meldenummer): Organisieren / Aufträge / Betroffenen Auftrag aufrufen / im Workflow 'Auftrag Eigenschaften' Benachrichtigungsmerkmal 'Mail' kontrollieren / Fertig stellen / Meldung 'Auftrag wurde gespeichert mit 'OK' bestätigen Verkaufen / Kunden benachrichtigen / im aktuellen Workflow 'Abholmitteilungen' (bei eingegangener Ware) bzw. 'Meldemitteilungen' (bei erfolgter Meldung durch den Lieferanten) / Schnellsuche / Benachrichtigungsart = Mail auswählen / Suche durchführen / Alle zur Benachrichtigung per Mail stehenden Aufträge werden angezeigt / gewünschten Auftrag markieren / Fertig stellen / Meldung 'Es wurde eine E-Mail im Postausgang erzeugt' mit OK bestätigen - Organisieren / Mailservice Postausgang / Schnellsuche / Kunde / Suche ausführen / zu benachrichtigenden Kunden markieren / Aktionen: Versenden / Versandbestätigung mit OK bestätigen Die Benachrichtigungs-Mail wurde an Ihren Kunden versandt.

Um überfällige Aufträge zu ermitteln, steht Ihnen die Funktion „Auftragsrückstand" im Auftragsmanagement zur Verfügung. Wechseln Sie im Auftragsmanagement in die Schnellsuche und klicken Sie den Button „Auftragsrückstand". Optional haben Sie die Möglichkeit auf das Auftragsdatum oder die Tage seit der Bestellung einzuschränken. Über die Verlinkung in den Auftrag haben Sie die Möglichkeit, diesen zu bearbeiten. Nicht mehr relevante Aufträge können Sie stornieren. Aufträge, die bereits erledigt sind (weil z. B. an der Kasse irrtümlich vom Lager verkauft wurde) können auf erledigt gesetzt werden. Verfügbarer Lagerbestand kann dem Auftrag zugebucht werden, indem Sie einfach im Auftrag auf „Fertig stellen" klicken. Beachten Sie, dass in dieser Auflistung FuZ-Artikel nicht berücksichtigt werden.

Artikelpreise, die über die tägliche Aktualisierung verändert wurden, aktualisieren sich nun auch in den offenen Auftragspositionen. Voraussetzung ist, dass die Auftragsposition das Kennzeichen "Preiskorrektur beim Wareneingang" aufweist.

Auftrag kopieren

Im Auftragsmanagement haben Sie die Möglichkeit einen Auftrag zu kopieren. Der Button „Auftrag kopieren" in der Vollansicht eines bestehenden Auftrags kopiert die Positionen und die Auftragsart.

Auftrag nachträglich bearbeiten

Teilfakturierte Aufträge können nachträglich noch verändert werden. Davon ausgenommen sind Positionen, die den Status „erledigt" haben oder bei denen schon Teilmengen fakturiert oder kassiert wurden. Teilgelieferte Aufträge können nicht mehr verändert werden.

Auftragspositionen löschen

Um eine bereits reservierte Position aus einem Auftrag zu löschen, wählen Sie zunächst „Reservierung aufheben". Dies hat zur Folge dass der Titel aus dem Abholfach/Reservierungslager ans Verkaufslager gebucht wird. Die Auftragsposition steht wieder auf „unbearbeitet". Danach ist es möglich die Position zu löschen.

Damit nach der Erstellung eines Rechnungsauftrags sofort entsprechende Belege erzeugt werden können, wurde auf der Eigenschaften-Seite der Bereich "Weitere Arbeiten" ergänzt. Hinweis: Die Haken sind nur aktiv, wenn Lagerbestand vorhanden ist. Nähere Informationen zum Erzeugen von Belegen finden Sie im Kapitel „Liefern und Fakturieren".

Im Auftrag wird unterschieden zwischen Positionsstatus und Faktur-Status. Der Positionsstatus zeigt an, ob der Titel unbearbeitet, bestellt, verfügbar oder geliefert ist. Im Faktur-Status sehen Sie, ob der Auftrag bereits fakturiert wurde.

\n

Mit Hilfe des Suchkriteriums „Storniert" können Sie nach Aufträgen suchen, in denen mindestens eine Position storniert wurde.

In der Detailansicht der Auftragsposition sehen Sie neben den reservierten und gelieferten Exemplaren unter „Gewünschte Menge" auch die Anzahl, die der Kunde bestellt hat.

In der Detailansicht einer Auftragsposition wird die Bestellhistorie zum jeweiligen Titel angezeigt. Durch Klick auf den Lieferanten gelangen Sie in die jeweilige Bestellposition. Über Klick auf „Bestellungen anzeigen" gelangen Sie ins Bestellmanagement zu den jeweiligen Bestellungen.

Die Funktionen „Reservierung aufheben" und „löschen", die Sie in der Listen-Toolbar eines Auftrags finden, lassen künftig auch Mehrfachselektionen zu.

Beim Nachbearbeiten von Aufträgen prüft das System bei „Fertig stellen", ob Exemplare vom Lager für diesen Auftrag reserviert werden können. Dies geschieht nun nicht mehr automatisch. Sie erhalten eine Rückfrage des Systems.

Ein beim Kunden hinterlegter Nachlass wird in den Auftragseigenschaften errechnet und angezeigt.

Der Positionsnachlass kann mit der „Kopieren"-Funktion von einer Position auf die andere kopiert werden. Wechseln Sie dazu in die Ansicht „Erweitert". Auch wenn im Rahmen einer Auftragsergänzung nachträglich Positionen erfasst werden, gilt der beim Kunden hinterlegte Nachlass.

\n

Wenn die Bestellmenge einer Auftragsposition größer ist als die Auftragsmenge (weil z. B. noch Exemplare fürs Lager mitbestellt werden), werden jetzt zwei Bestellpositionen erstellt. Eine mit Auftragsreferenz und eine ohne.

Zum Kopieren von EAN / ISBN –Nummern aus Listenansichten (z.B. Disposition, Aufträge, Bestellungen, Wareneingang) geht man wie folgt vor:

Listenansicht mit der gewünschten EAN / ISBN auf Auswahl Listentyp „Details" stellen / in der gewünschten Position den Mauszeiger auf die enthaltene EAN / ISBN führen (rechts neben Preis) / System zeigt Extrafenster mit bibliographischen Angaben / Betätigung der rechten Maustaste / Bibliographie-Fenster schließt sich und die EAN/ISBN ist automatisch in die Zwischenablage kopiert / die EAN/ISBN kann jetzt an beliebiger Stelle (z.B. euro-Sales Flow Bibliographie oder externe Anwendungen) eingefügt werden: rechte Maustaste / einfügen.

Der betroffene ECS-Auftrag wird über „Organisieren / Aufträge / Auftragsimport" mit der Zahlart „Paypal" aus dem ECS Shop in euro-Sales Flow importiert. Dies bewirkt, dass im anschließend in euro-Sales Flow generierten Auftrag die Zahlungsbedingung automatisch auf „Bezahlt per Paypal" steht. Diese Zahlungsbedingung wiederum sorgt dafür, dass auf der anschließenden Rechnung (über Versandservice oder über die Faktur in euro-Sales Flow) im Rechnungsfuß ein Hinweis „Rechnung bereits per Paypal bezahlt" mit gedruckt wird und die Rechnung in euro-Sales Flow den Status „ausgeglichen" erhält.