Introduktion
Det skal være så nemt som muligt for klienter, der skal starte et behandlingsforløb at booke deres tider hos deres behandler. Derfor har vi indgået en aftale med Tryg Behandlerbooking, hvor fysioterapeuter, kiropraktorer og psykologer tilknyttet Tryg Behandlerbooking får bookingen oprettet i direkte i deres kalender, når klienter booker en tid via Tryg Behandlerbooking. Klinikken modtager alle relevante informationer og data på klienten og behandlingen, der er dækket fra Tryg direkte i systemet.
Integrationen er automatiseret. Det vil sige, at når du ændrer en aftale eller aflyser en aftale, så får Tryg Behandlerbooking automatisk besked. Det samme gælder for dig hvis Tryg Behandlerbooking ændrer eller aflyser en aftale. På den måde er de seneste oplysninger omkring en klient eller aftale altid opdateret i begge systemer.
Tryg Behandlerbooking er tilgængeligt for fysioterapeuter, kiropraktorer og psykologer.
Opsætning
Tre forudsætninger for at bruge Tryg Behandlerbooking:
Du skal aktivere appen Online Booking, så dine klienter kan se dine ledige tider.
Du skal aktivere appen EAN, så du kan fakturere Tryg.
Du skal aktivere appen Kontakter og betalere, så du kan splitte en faktura i to: En til klienten og en til Tryg (for psykologer gælder det, at man splitter den så Tryg står for 100% af betalingen):
Når disse tre apps er sat op, kan du aktivere appen Tryg Behandlerbooking under Apps.
Opsætning af Appen Tryg Behandlerbooking
Denne video vil forklare, hvordan du aktiverer appen Tryg Behandlerbooking i systemet.
I aktiveringen vist i videoen ovenfor sætter vi de rigtige data op, så Tryg kan oprette din klinik korrekt i deres ende også. Lige så snart du har gennemgået opsætnings-flowet, vil du skulle gå til Trygs hjemmeside og skrive din klinik op til samarbejdet.
Derefter vil Tryg kontakte dig. Du vil altid kunne se status på din opsætning under Indstillinger > Tryg behandlerbooking (linket virker først, når din Tryg Behandlerbooking app er sat op).
Opsætning af en kalender til Tryg Behandlerbooking
For at klienterne kan booke sig ind, kræver det, at der er ledige tider i den kalender der er sat op til integrationen. Her er en video, der viser, hvordan Tryg-kalenderen kan sættes op i en privat kalender:
Privat kalender:
Som der siges i videoen, så anbefaler vi, at det er en privatkalender som du kobler til din Tryg Behandlerbooking. Dette sikrer, at der ikke er andre end Tryg-klienter der booker dine Tryg-ydelser.
Din første booking gennem Tryg Behandlerbooking
I nedenstående video forklarer Oliver, hvor du kan finde de forskellige informationer omkring Tryg Behandlerbooking. Her gennemgår han, hvad der bliver sendt med og hvilke oplysninger du kan finde de forskellige steder:
Bemærk: Vi har opdateret vores App Anden Betaler, så den nu hedder Kontakter og betalere. Det vil derfor se lidt anderledes ud i dit system.
Fakturering til Tryg
Her er den tredje og sidste video i Olivers opsætningsguides:
I fakturaoprettelsen vil du i videoen se, at der står Anden betaler. Dette er som før nævnt ændret, og der vil nu stå Kontakt. Hertil har vi fjernet den gule note om at vælge overenskomstydelse.
Tre gode råd til fakturering til Tryg:
Du skal vælge den overenskomstydelse din behandling hører til, for at få tilskuddet fra Tryg synliggjort på fakturaen.
Undlad at sætte moms på fakturalinjen, da dette kan risikere at danne to faktura i stedet for en.
Når der oprettes en faktura til Tryg, er det vigtigt at prisen under Stk. pris matcher prisen angivet under Tilskud fra TRYG:
Her vises det, hvordan det ser ud for en første konsultation:
Vigtigt: Når du skal sende fakturaen, skal du bruge Send via EAN.
Hvis du bruger EAN (Dinero) vil Tryg ikke kunne modtage din faktura.
Her kan du se vores videoguide til oprettelse af faktura for psykologer der bruger Tryg Behandlerbooking:
Ofte stillede spørgsmål (FAQ):
Hvordan tjekker jeg, om der er hul igennem til Tryg Behandlerbooking?
Hvordan tjekker jeg, om der er hul igennem til Tryg Behandlerbooking?
For at kontrollere, om der er hul igennem til Tryg Behandlerbooking kan du følge disse steps:
1. Kontroller hvilken kalender og hvilke ydelser der bruges:
Gå til Indstillinger → Tryg Behandlerbooking i brugerens system.
Se hvilken kalender og hvilke ydelser der er angivet.
2. Kontroller, at de valgte ydelser er tilgængelige i den valgte kalender
Gå til Ydelser og tryk på en af de to ydelser.
Tjek under Kalender, at ydelsen er tilgængelig i kalenderen.
3. Kontroller, at den valgte ydelse tilgængelig for Online Booking
Når du er inde på ydelsen og har tjekket at den er tilgængelig i din Tryg-kalender, skal du tjekke, at den også er tilgængelig for online booking. Det gør du under Online Booking:
4. Kontroller, at den valgte kalender er tilgængelig for Online Booking
Gå til Indstillinger → Online Booking → Ledige tider
Tjek, at kalenderen er aktiveret for online booking:
5. Tjek din Online booking, for at se, om du kan finde de ledige tider, som du har oprettet.
Du skal være samme sted som i Trin 4.
Tryk på direkte link:
Nu skulle du gerne være kommet ind på en ny fane med din Online booking. Hvis du har påkrævet login, så skal du først logge ind, før du kan se dine tilgængelige tider til Tryg Behandlerbooking.
Hvordan logger jeg ind?
Vi anbefaler at man har en testklient, så man kan logge ind og se, hvordan bookingen ser ud fra klienternes side. Du opretter en testklient ved at oprette dig med dine egne oplysninger på din online booking.
Hvorfor kan jeg ikke tilføje Betalingsgaranti-ID på en aftale?
Hvorfor kan jeg ikke tilføje Betalingsgaranti-ID på en aftale?
Betalingsgaranti-ID kan kun tilføjes på en aftale under selve oprettelsen af aftalen.
Har du derfor oprettet en aftale uden betalingsgaranti-ID, er det desværre nødvendigt at slette den pågældende aftale (og kreditere fakturaen, hvis denne også er oprettet), hvorefter du kan oprette samme aftale igen men her tilføje betalingsgaranti-ID under selve oprettelsen af aftalen.
Hvorfor får Tryg ikke min faktura, selvom jeg har sendt til dem?
Hvorfor får Tryg ikke min faktura, selvom jeg har sendt til dem?
I nogle tilfælde kan dette handle om, at fakturaen skal sendes via knappen "Send med EAN" på den oprettede faktura - som set herunder:
Det er her vigtigt at være opmærksom på at benytte systemets egen "Send med EAN" knap og ikke EAN-afsendelse via Dinero.
Hvor får jeg besked om en ny booking gennem Tryg Behandlerbooking?
Hvor får jeg besked om en ny booking gennem Tryg Behandlerbooking?
Hver gang der kommer en ny booking ind, vil du få en notifikation om dette. Hvis du under Indstillinger -> E-mail & SMS -> Klientaftaler har oprettet et beskedflow til nye bookinger, så vil du også få en e-mail eller SMS.
Det vil se ud på følgende måde, når du trykker på notifikationsklokken:
De samme oplysninger kan du også se, hvis du går ind på klienten og går til fanen Begivenheder:
Betyder det noget, hvilken pris jeg sætter på i systemet?
Betyder det noget, hvilken pris jeg sætter på i systemet?
Nej. Det betyder ikke noget, hvilken pris du sætter på din ydelse i systemet. Det er overenskomstydelsen der dikterer hvilken pris det er. Du skal blot sørge for at matche prisen, så den stemmer overens med overenskomstydelsen, når fakturaen oprettes.
Hvordan håndteres dobbeltsessioner?
Hvordan håndteres dobbeltsessioner?
I tilfælde af en dobbeltkonsultation, skal der bookes enten første eller opfølgende alt efter, hvilken behandling der tilbydes. Så kan der markeres ekstra tid i kalenderen til dette. Det kan nemt gøres ved at oprette en ekstra aftale i kalenderen på 45 minutter lige efter den anden aftale, eller på samme tidspunkt som den anden aftale.
Her skal du sørge for at vælge betalingsgarantien, så der tages to klip fra den.
Bemærk: Der tages kun 1 klip fra betalingsgarantien per oprettet aftale. Derfor skal du enten selv tælle antal klip der bruges, eller bedre endnu; oprette to aftaler der begge bruger et klip, som ligger samme tid i systemet.
Opretter du to samtaler i systemet, skal du kun fakturere den ene og vælge dobbeltkonsultation som overenskomstydelse.
Håndterer Tryg samtykke på vegne af behandleren?
Håndterer Tryg samtykke på vegne af behandleren?
Tryg håndterer ikke samtykke på vegne af behandleren. Som behandler skal du selv administrere dit samtykke med klienten, hvilket du kan bruge vores app Samtykke til:
Samtykke-appen: Når klienten er oprettet, kan behandleren gå ind og hente samtykke via klientprofilen. Behandleren kan også vente til klienten kommer ind i klinikken for så at spørge om samtykket og så registrere det på klientprofilen.
Det er altså behandlerens ansvar at indhente det nødvendige samtykke.
Hvad gør man når systemet siger, at der ikke er tilskud fra en kontakt?
Hvad gør man når systemet siger, at der ikke er tilskud fra en kontakt?
Hvis du får denne besked, når du vil oprette en faktura, så betyder det, at der er angivet får 0,- kr. på ordrelinjen. Du fikser det ved at få Stk. pris til at matche Tilskud fra TRYG:
Hvad gør jeg, hvis fakturaen til Tryg ikke ser korrekt ud?
Hvad gør jeg, hvis fakturaen til Tryg ikke ser korrekt ud?
Der kan være forskellige årsager til, at din Tryg-faktura ikke ser korrekt ud. Her er en checkliste, som kan hjælpe dig videre, hvis du ikke er sikker på, hvad du skal kigge efter.
1. Vær sikker på, at betalingsgarantien er koblet på aftalen.
Hvis ikke der er en betalingsgaranti koblet på aftalen, vil den relevante information ikke fremgå på fakturaen automatisk. Du kan tjekke dette på aftalen, hvor der står en blå linje med "1 behandling er brugt fra betalingsgarantien (x left)":
Hvis dette ikke fremgår skal du oprette en ny aftale, hvor betalingsgarantien anvendes. Her anbefales det, at du opretter en ny aftale med klienten i det samme tidsrum som den tidligere aftale.
I oprettelsen af aftalen skal du vælge den Tryg-ydelse der er relevant for klienten, hvilket typisk vil være din opfølgende konsultation, da første konsultation typisk oprettes gennem Tryg Behandlerbooking. Når du har oprettet den nye aftale kan du slette den tidligere aftale, så den ikke længere fremgår.
Bemærk: Hvis der ikke er en betalingsgaranti, skyldes det typisk, at det er muligt for dine klienter at booke Tryg-ydelser i din kalender. Vi anbefaler derfor at oprette Tryg i en privat kalender, som angivet i videoen under Opsætning af en kalender til Tryg Behandlerbooking.
2. Vær sikker på, at aftalen er koblet på fakturaen.
Den anden grund til, at Tryg-fakturaen kan se forkert ud, skyldes at der til tider ikke bliver koblet en aftale på fakturaen. Dette sker typisk, hvis man opretter en faktura og så bare vælger en Tryg-ydelse.
Det er vigtigt, at man vælger aftalen i fakturaoprettelsen. En god måde at sikre dette på, er ved at oprette fakturaen direkte fra aftalen. Dette gøres ved at gå ind på aftalen og trykke Opret faktura:
Lad os vide, hvis der andet vi kan hjælpe med!
Vi håber, at dette giver en ide om, hvor du kan finde de forskellige ting, der relaterer sig til Tryg Behandlerbooking!