Send SMS'er og Emails ved klientaftaler
Mail- og SMS-systemet giver dig stor fleksibilitet. Du kan skræddersy de udgående SMS’er og e-mails, så de passer præcis til dit arbejdsflow. Du kan vælge at oprette forskellige beskeder tilknyttet forskellige ydelser eller modtagere, eller du kan nøjes med en standard bekræftelses- og påmindelsesmail.
Dette inkluderer muligheder som:
Tilpassede afbudspolitikker
Særlige beskeder for specifikke ydelser
Valgfri påmindelsestidspunkter (f.eks. 48 timer før en aftale i stedet for 24 timer)
Hvordan fungerer mail- og SMS-systemet?
Herunder finder du en video, der introducerer systemet og gennemgår funktionen:
Generel introduktion til systemet
Systemets forside til opsætning af automatiske beskeder under Indstillinger > E-mail og SMS > Klient aftaler viser et overblik over besked-flowet i dit system. Her har du mulighed for at tilføje, redigere og slette beskeder.
Et typisk besked-flow kan være, at klienten modtager en bekræftelse ved booking, en påmindelse kort før aftalen finder sted, og en opfølgende besked efter aftalen, mens behandleren får en notifikation ved booking.
For at tilpasse en besked, hold musen over beskeden og vælg 'blyant'-ikonet.
De to andre ikoner lader dig henholdsvis slette beskeden (‘skraldespand’-ikonet) og se et eksempel på hvordan beskeden ser ud fra klientens synspunkt (‘øje’-ikonet).
Hvordan opretter jeg en ny automatisk besked?
Gå til Indstillinger > E-mail og SMS > Klientaftaler, og klik på + Opret ny
Vælg typen af besked: Bekræftelse, påmindelse, notifikation om opdatering af aftale, notifikation om aflysning af aftale, Opfølgende besked, eller brugerdefineret besked.
3. Vælg mellem SMS eller e-mail: Bemærk, at e-mails altid er gratis, mens SMS’er koster 0,49 kr. pr. stk., medmindre det er en standard påmindelses-SMS.
Bemærk: Du kan sende én gratis påmindelses-SMS pr. aftale. Hvis du har oprettet mere end én påmindelses-SMS (hvis du eksempelvis har en påmindelses-SMS til at blive sendt 48 timer før, og endnu en til at blive sendt 2 timer før aftalen), så vil den ene af disse to koste penge.
Hvis du har én påmindelses-SMS aktiveret, men aftalen opdateres efter påmindelsen er blevet sendt, så vil den næste påmindelse der sendes koste almindelig SMS-takst.
4. Design beskeden: Du kan bl.a. opsætte tags som @klient_fornavn, @dato, @start, @slut, og @dit_navn for personalisering.
5. Opsæt tidspunktet for afsendelse: Du kan vælge, om en besked skal afsendes 48 timer før aftalen i stedet for 24 timer. Du kan også opsætte flere beskeder, der sendes på forskellige tidspunkter, f.eks. 48 timer og 3 timer før aftalen.
6. Tilpas filtre for beskeden: Tilpas hvornår din besked skal sendes ud. Hvis du ikke ønsker at opsætte nogle særlige betingelser, kan du blot klikke Næste igen. Så vil du have én påmindelses-SMS, der sendes for alle dine aftaler.
7. Navngiv din besked og klik 'Opret ny.'
Så vil din besked fremgå af e-mail- og SMS-flowet fremadrettet. Du vil til enhver tid kunne redigere beskeden som vist ovenfor via ‘blyant’-ikonet.
Opret en automatisk besked tilknyttet en specifik ydelse
Som nævnt, så er det muligt at opsætte disse beskeder meget fleksibelt. Der er næsten ingen grænser på den tilpasning, du kan lave i dit system - hvis du ønsker forskelligt indhold og afsendelsestidspunkt afhængig af behandler eller ydelse, så er det muligt at sætte dette op individuelt.
Lad os kigge på et eksempel, hvor vi skal oprette en bekræftelsesbesked til en klient, der booker en ydelse kaldet 'Første konsultation'.
Hvis du går til Indstillinger > E-mail og SMS > Klientaftaler, og vælger Opret ny > Bekræftelse. Her kan du skrive det indhold, som klienten der booker denne ydelse skal modtage. Du kan f.eks. vælge tagget @link_til_spørgeskema (læs også mere om vores Spørgeskemaer-app her).
Her vil du kunne vælge et spørgeskema, der skal sendes ud specifikt i forbindelse med denne første ydelse.
Klik herefter Næste. Dernæst vil du få mulighed for at vælge Filtre. Vælg her netop den ydelse, som beskeden skal sendes i forbindelse med:
For at være sikker på, at beskeden kun bliver sendt én gang til den enkelte klient, kan du vælge, at beskeden kun skal afsendes til klienten, hvis det er klientens første aftale. Du kan også vælge, om den kun skal sendes hvis klienten booker online, eller hvis den også skal sendes, hvis det er dig som behandler, der manuelt ligger tiden ind i kalenderen.
Når du er færdig med at designe og opsætte beskeden, så giv en et navn, og vælg Gem. Hvis du har mange forskellige beskeder opsat, kan det være en god idé at give dem nogle letgenkendelige navne, så du nemt kan bevare overblikket, og holde styr på dine forskellige meddelelser.