Mail- og SMS-systemet giver dig stor fleksibilitet. Du kan skræddersy de udgående SMS’er og e-mails, så de passer præcis til dit arbejdsflow. Du kan vælge at oprette forskellige beskeder tilknyttet forskellige ydelser eller modtagere, eller du kan nøjes med en standard bekræftelses- og påmindelsesmail.
​
Dette inkluderer muligheder som:

Herunder finder du en video, der introducerer systemet og gennemgår funktionen:
​

Systemets forside til opsætning af automatiske beskeder under Indstillinger > E-mail og SMS > Klient aftaler viser et overblik over besked-flowet i dit system. Her har du mulighed for at tilføje, redigere og slette beskeder. Du finder her en opdeling i, hvad der sendes når aftalen oprettes, inden aftalen og efter aftalen.

Et typisk besked-flow kan være, at klienten modtager en bekræftelse ved booking, en påmindelse kort før aftalen finder sted, og en opfølgende besked efter aftalen, mens behandleren får en notifikation ved booking.

1. Gå til Indstillinger > E-mail og SMS > Klientaftaler, og klik på + Opret ny
​

2. Vælg typen af besked: Bekræftelse, påmindelse, notifikation om opdatering af aftale, notifikation om aflysning af aftale, Opfølgende besked, eller brugerdefineret besked.

3. Vælg mellem SMS eller e-mail: Bemærk, at e-mails altid er gratis, mens SMS’er koster 0,49 kr. pr. stk.

4. Design beskeden: Du kan bl.a. opsætte tags som @klient_fornavn, @dato, @start, @slut, og @dit_navn for personalisering.

5. Opsæt tidspunktet for afsendelse: Du kan vælge, om en besked skal afsendes x antal timer/dage/uger/måneder før eller efter aftalen. Du kan også opsætte flere beskeder, der sendes på forskellige tidspunkter, f.eks. 48 timer og 3 timer før aftalen.

6. Tilpas filtre for beskeden: Tilpas hvornår din besked skal sendes ud. Hvis du ikke ønsker at opsætte nogle særlige betingelser, kan du blot klikke Næste igen. Så vil du have én påmindelses-SMS, der sendes for alle dine aftaler.

7. Navngiv din besked og klik 'Opret ny.'

Så vil din besked fremgå af e-mail- og SMS-flowet fremadrettet. Du vil til enhver tid kunne redigere beskeden som vist ovenfor via ‘blyant’-ikonet.

Som nævnt, så er det muligt at opsætte disse beskeder meget fleksibelt. Der er næsten ingen grænser på den tilpasning, du kan lave i dit system - hvis du ønsker forskelligt indhold og afsendelsestidspunkt afhængig af behandler eller ydelse, så er det muligt at sætte dette op individuelt.

Lad os kigge på et eksempel, hvor vi skal oprette en bekræftelsesbesked til en klient, der booker en ydelse kaldet 'Første konsultation'.

Hvis du går til Indstillinger > E-mail og SMS > Klientaftaler, og vælger Opret ny > Bekræftelse. Her kan du skrive det indhold, som klienten der booker denne ydelse skal modtage. Du kan f.eks. vælge tagget @link_til_spørgeskema (læs også mere om vores Spørgeskemaer-app her).

Her vil du kunne vælge et spørgeskema, der skal sendes ud specifikt i forbindelse med denne første ydelse.

Klik herefter Næste. Dernæst vil du få mulighed for at vælge Filtre. Vælg her netop den ydelse, som beskeden skal sendes i forbindelse med:

For at være sikker på, at beskeden kun bliver sendt én gang til den enkelte klient, kan du vælge, at beskeden kun skal afsendes til klienten, hvis det er klientens første aftale

Når du er færdig med at designe og opsætte beskeden, så giv en et navn, og vælg Gem. Hvis du har mange forskellige beskeder opsat, kan det være en god idé at give dem nogle let genkendeligt navne, så du nemt kan bevare overblikket, og holde styr på dine forskellige meddelelser.

🤗 Vi håber, at denne hjælpeartikel har hjulpet dig. Hvis du stadig har spørgsmål eller mangler svar på noget, er du altid velkommen til at kontakte os.

💡 Din feedback er vigtig for os! Du kan hjælpe os med at gøre vores hjælpeartikler endnu bedre ved at give os din feedback nederst i hjælpeartiklen, eller skrive forbedringsforslag til os.