Je inhoud delen via de Academie is heel eenvoudig! Lees verder om meer te weten te komen over drie verschillende manieren om deelnemers toe te voegen en je inhoud te delen met de Academie.
Optie 1: Deelnemers handmatig toevoegen
Op groepsniveau
Het is een tijdrovende klus als je veel deelnemers hebt, maar je kunt ze handmatig toevoegen. Maak eerst een groep deelnemers aan. Ga naar Academies > Beheren > Alle groepen bekijken > Nieuwe groep aanmaken. Nu kun je cursussen en examens aan deze groep toewijzen door naar Leerinhoud > Leerinhoud toevoegen te gaan. Je groep heeft alleen toegang tot deze specifieke inhoud (je kunt later altijd nog meer inhoud toewijzen). Nu is het tijd om deelnemers aan je groep toe te voegen. Ga binnen je groep naar Deelnemers > Deelnemers toevoegen. Je kunt ze één voor één toevoegen of een Excel-bestand uploaden met de namen en e-mailadressen van de deelnemers. Zodra je deelnemers aan een groep toewijst, worden er automatisch uitnodigingsmails met een link naar de Academie verzonden, waarin ze worden begeleid bij het instellen van een wachtwoord bij hun eerste aanmelding. Zodra ze hun eigen wachtwoord hebben ingesteld, moeten ze dit gebruiken om in te loggen bij de Academie.
Deze link is één maand geldig, te rekenen vanaf de datum waarop de uitnodigingsmail is verzonden.
Als je groepsmeldingen in de Academie wilt versturen, lees dan dit artikel over groepsmeldingen.
Op academie-niveau
De andere manier om deelnemers handmatig toe te voegen is via de pagina Deelnemersoverzicht. Ga naar Academies > Beheren > Deelnemers > Deelnemers toevoegen. Ook hier kunt u ze één voor één toevoegen of een Excel-bestand uploaden met de namen en e-mailadressen van de deelnemers. Er wordt ook automatisch een uitnodigingsmail verzonden naar alle deelnemers die op academieniveau zijn toegevoegd.
Als u tijd wilt besparen bij het toewijzen van inhoud aan al uw academiedeelnemers, gebruikt u gewoon de groep Iedereen. Ga naar Academies > Beheren > Alle groepen bekijken > Iedereen. Deze groep wordt standaard automatisch aangemaakt en alle Academiedeelnemers worden er automatisch aan toegevoegd. Om leerinhoud toe te wijzen aan een bepaalde groep deelnemers, maakt u een nieuwe groep aan of gebruikt u een bestaande groep.
Optie 2: Stel een integratie in met je CRM
Heb je een CRM-systeem met alle gegevens van je deelnemers, inclusief e-mailadressen? Dan kun je een integratie instellen. Je kunt een van onze API-aanroepen gebruiken: Deelnemer toevoegen of Deelnemer toevoegen zonder kennisgeving. Deze laatste optie is bedoeld voor wanneer je deelnemers automatisch aan Easy LMS wilt toevoegen, maar hen geen uitnodigingsmails wilt sturen.
De integratie werkt als volgt:
Als je een deelnemer aan je systeem toevoegt, wordt de API-aanroep geactiveerd. Onze API ‘vertelt’ Easy LMS wat het moet doen. In dit geval zal het Easy LMS opdragen een deelnemer aan een specifieke groep toe te voegen. Als je de API ‘Deelnemer toevoegen’ kiest, wordt er een uitnodigingsmail met de uitnodigingslink verzonden.
Waar vind ik de API-sleutels?
De benodigde informatie voor de integratie vind je in je dashboard. Ga naar Academies > Beheren > Integraties. Daar vind je de API-sleutel die je nodig hebt om de integratie in te stellen. Lees meer over API en webhooks.
Optie 3: SSO (single sign-on) gebruiken
Heb je er ooit aan gedacht om single sign-on te gebruiken? Dit is een andere optie als u wilt dat uw deelnemers inloggen met dezelfde inloggegevens die ze gebruiken voor toegang tot de andere websites en software van het bedrijf.
Als je SSO voor je Academie inschakelt, hoef je geen uitnodigingsmails naar je deelnemers te sturen.
Tijdens het installatieproces voegen we de deelnemers en groepen toe aan uw SSO, waardoor uw deelnemers/medewerkers hun inloggegevens van het bedrijf kunnen gebruiken om toegang te krijgen tot de Academie. Zodra dit is ingesteld, kunt u meer deelnemers toevoegen aan uw SSO, en de Academie registreert deze gegevens automatisch.
Technisch gezien loggen je deelnemers in op de Academie met hun SSO-account, dat ze al gebruiken om toegang te krijgen tot andere tools binnen je bedrijf. Op de achtergrond sturen we een token naar ons systeem. In onze database worden deelnemers aan dit token gekoppeld. Telkens wanneer een deelnemer wil inloggen, controleert Easy LMS of het token actief is. Als dat het geval is, krijgt de deelnemer toegang. Deze tokens worden om veiligheidsredenen periodiek vernieuwd. Kortom: stel het één keer in en profiteer er voor altijd van.
We ondersteunen SSO-systemen die zijn geïmplementeerd via OpenID Connect. OpenID Connect is een protocol dat bepaalt hoe Easy LMS met je SSO-systeem kan communiceren. De SSO-providers die we ondersteunen zijn onder andere, maar niet uitsluitend:
Microsoft Entra ID (voorheen bekend als Microsoft Azure Active Directory)
Okta
Auth0
Amazon Cognito
Lees ons helpartikel op het instellen van SSO.