Uw inhoud delen via de Akademia is eenvoudig! Lees verder voor meer informatie over drie verschillende methoden voor het toevoegen van deelnemers en het delen van uw inhoud met de Akademia.

Het is een tijdrovende klus als je veel deelnemers hebt, maar je kunt ze handmatig toevoegen. Maak eerst een deelnemersgroep aan. Ga naar Akademia > Beheren > Alle groepen weergeven > Nieuwe groep maken. Nu kun je cursussen en examens aan deze groep toewijzen door naar Leerinhoud > Leerinhoud toevoegen te gaan. Je groep zal alleen toegang hebben tot deze specifieke inhoud (je kunt later altijd meer inhoud toewijzen). Nu is het tijd om deelnemers aan je groep toe te voegen. Ga binnen je groep naar Deelnemers > Deelnemers toevoegen. Je kunt ze één voor één toevoegen of een Excel-bestand uploaden met de namen en e-mailadressen van de deelnemers. Zodra u deelnemers aan een groep hebt toegewezen, worden de uitnodigingsmails met een link automatisch naar de Akademia gestuurd, zodat ze bij hun eerste aanmelding een wachtwoord kunnen instellen. Zodra ze hun eigen wachtwoord hebben ingesteld, moeten ze dit gebruiken om in te loggen op de Akademia.

Als je groepsmeldingen wilt versturen in de Akademia, lees dan dit artikel over groepsmeldingen.

De andere manier om handmatig deelnemers toe te voegen is via de overzichtspagina voor deelnemers. Ga naar Akademia > Beheren > Deelnemers > Deelnemers toevoegen. U kunt ze ook één voor één toevoegen of een Excel-bestand uploaden met de namen en e-mailadressen van de deelnemers. Er wordt ook automatisch een uitnodigingse-mail verzonden naar alle deelnemers die op Akademia-niveau zijn toegevoegd.

Als u tijd wilt besparen bij het toewijzen van inhoud aan alle deelnemers van uw Akademia, gebruikt u gewoon de groep Iedereen. Ga naar Akademia > Beheren > Bekijk alle groepen > Iedereen. Deze groep wordt standaard automatisch aangemaakt en alle deelnemers aan de academia worden er automatisch aan toegevoegd. Om leerinhoud toe te wijzen aan een bepaalde groep deelnemers, maak je een nieuwe groep aan of gebruik je een bestaande groep.

Heb je een CRM-systeem met al je deelnemersgegevens, inclusief e-mailadressen? Dan heb je de optie om een integratie op te zetten. Je kunt een van onze API-aanroepen gebruiken: Deelnemer toevoegen of Deelnemer toevoegen zonder melding. Deze laatste optie is voor als je deelnemers automatisch wilt toevoegen aan Easy LMS, maar ze geen uitnodigingsmails wilt sturen.

De integratie werkt als volgt:

Als je een deelnemer toevoegt aan je systeem, dan wordt de API-call geactiveerd. Onze API 'vertelt' Easy LMS wat te doen. In dit geval vertelt het Easy LMS om een deelnemer toe te voegen aan een specifieke groep. Als je kiest voor de Add participant API, dan wordt er een uitnodigingsmail met de uitnodigingslink verstuurd.

De benodigde informatie voor de integratie kan gevonden worden in je dashboard. Ga naar Akademia > Beheer > Integraties. Daar vind je de API Key die je nodig hebt om de integratie op te zetten. Lees meer over API en Webhooks.

Heb je er ooit aan gedacht om eenmalige aanmelding (single sign-on) te gebruiken? Dit is een andere optie als je wilt dat je deelnemers inloggen met dezelfde referenties die ze gebruiken om toegang te krijgen tot de andere websites en software van het bedrijf.

Als u SSO inschakelt voor uw Akademia, hoeft u geen uitnodigingsmails te sturen naar uw deelnemers.

Tijdens het installatieproces voegen we de deelnemers en groepen toe aan je SSO, zodat je deelnemers/werknemers hun bedrijfsinloggegevens kunnen gebruiken om toegang te krijgen tot de Akademia. Zodra dit is ingesteld, kunt u meer deelnemers toevoegen aan uw SSO en zal de Akademia deze gegevens automatisch registreren.

In meer technische termen: uw deelnemers loggen in op de Akademia met hun SSO-account, dat ze al gebruiken om toegang te krijgen tot andere tools binnen uw bedrijf. Op de achtergrond sturen wij een token naar ons systeem. In onze database worden de deelnemers aan dit token gekoppeld. Elke keer dat een deelnemer wil inloggen, controleert Easy LMS of het token actief is. Zo ja, dan krijgt de deelnemer toegang. Deze tokens worden om veiligheidsredenen periodiek vernieuwd. Kortom, stel het eenmalig in en geniet voor altijd.

Wij ondersteunen SSO-systemen die zijn geïmplementeerd via OpenID Connect. OpenID Connect is een protocol dat definieert hoe Easy LMS kan communiceren met uw SSO-systeem. De SSO-providers die wij ondersteunen zijn onder andere:

Lees ons helpartikel over het instellen van SSO.