Dans certaines situations, vous souhaiterez peut-être limiter l'accès à un test à un groupe spécifique de personnes. Nous comprenons tout à fait ! Voici comment limiter l'accès à votre contenu de formation créé avec Easy LMS.
Il vous suffit de partager le lien vers votre examen ou votre formation. Ce lien se trouve dans l’onglet Publier. Vous pouvez toutefois ajouter des participants au préalable, afin qu’ils reçoivent un e-mail d’invitation contenant un lien pour accéder au contenu de formation que vous avez partagé avec eux.
Examens et formations
Examens
Accédez à l’onglet Accès dans le menu de votre examen, puis, dans l’option Qui peut accéder à cet examen ?, sélectionnez un groupe prédéfini de participants. Les informations requises sur les participants dans Données des participants seront automatiquement remplacées par Nom, adresse e-mail et mot de passe.
Sur cette même page, ajoutez vos participants soit un par un, soit en masse à l’aide d’un fichier Excel au format CSV. Vous trouverez un fichier d’exemple pour l’importation en cliquant sur Importer des participants depuis Excel. Veuillez vous assurer que votre première ligne est intitulée nom d’utilisateur ; e-mail.
Veillez également à vérifier qu’il n’y a pas d’espaces vides après les noms et les adresses e-mail, sinon notre système ne pourra pas les importer !
3. Il est maintenant temps de configurer l’e-mail d’invitation que vous allez envoyer. Dans la section Envoyer un e-mail, vous trouverez un modèle d’invitation. N’hésitez pas à modifier ce texte et à le personnaliser selon vos propres idées et votre ton.
Plusieurs éléments de texte sont entourés de {balises}. Ces balises seront automatiquement remplacées par les informations spécifiques à chaque participant dans notre système. Ainsi, à la place de {name}, le nom réel du participant sera inséré, et à la place de {password}, un mot de passe unique sera généré pour chacun de vos participants. En d’autres termes, vous ne devez pas modifier ces éléments {balisés}.
Lorsqu’un participant ouvre son e-mail d’invitation, il lui suffit de cliquer sur le lien direct. Cela le connectera automatiquement et le redirigera vers l’examen !
Dans les examens, vous pouvez suivre quels e-mails ont été envoyés aux participants et à quel moment, à l’aide du Journal d’activité.
Accédez à l’onglet Données des participants et sélectionnez Uniquement sur invitation. Dans l’option Quelles informations Basic les participants doivent-ils saisir ?, sélectionnez Nom, adresse e-mail et mot de passe. Cliquez sur Enregistrer, un par un.
Accédez à l’onglet Participants et ajoutez vos participants à l’aide d’un fichier Excel ou un par un.
Accédez à l’onglet E-mail d’invitation pour configurer votre e-mail, puis rendez-vous dans Envoyer les invitations pour les envoyer.
Au bout d’un certain temps, vous pouvez également envoyer des e-mails de rappel aux personnes qui n’ont pas suivi la formation.
Notez que le nombre d’invitations que vous pouvez envoyer par jour est limité, et votre limite de fréquence dépend de votre type d’abonnement.
Limites de fréquence pour les e-mails d'invitation
Advanced - 2 000 par jour
Basic
Comptes d'essai - 20 par jour
Vous pouvez limiter le nombre de tentatives par participant afin de dissuader vos participants de partager leur code d'accès unique avec d'autres personnes. Vous trouverez cette option sous Accès dans les examens et sous Advanced dans les formations, à la rubrique Nombre maximal de tentatives par participant. Une fois cette limite atteinte, les participants recevront un message leur indiquant que le contenu pédagogique n’est plus disponible.
Académie
Vous pouvez restreindre l’accès à votre contenu de formation partagé avec des groupes spécifiques au sein de l’académie. C’est exactement à cela que sert l’académie ! Voici comment procéder :
Rendez-vous dans Académies > Gérer et créez des groupes de participants dans l’onglet Groupes.
Au sein d’un groupe, cliquez pour ajouter des participants. Vous pouvez ajouter des participants que vous avez déjà ajoutés à un examen ou à une formation, par exemple, à l’aide de l’option Ajouter un ou plusieurs participants existants, ou ajouter de nouveaux participants à partir d’un fichier Excel ou un par un :
Accédez à l’onglet E-mail d’invitation pour configurer votre e-mail d’invitation.
Attribuez ensuite du contenu pédagogique à chaque groupe en accédant à l’onglet Contenu pédagogique, ou à un Groupe > Contenu pédagogique. L’attribution du contenu pédagogique déclenchera l’envoi des e-mails d’invitation. Tout nouveau participant ajouté à un groupe auquel un contenu de formation a été attribué recevra immédiatement un e-mail d’invitation.