Dans certaines situations, vous souhaiterez peut-être limiter l'accès à un test à une liste spécifique de personnes. Nous comprenons tout à fait ! Voici comment limiter l'accès à votre contenu de formation créé avec Easy LMS.
Il vous suffit de partager le lien vers votre examen ou votre formation. Ce lien se trouve dans l'onglet « Publier ». Vous pouvez toutefois choisir d'ajouter des participants au préalable, afin qu'ils reçoivent un e-mail d'invitation contenant un lien leur permettant d'accéder au contenu de formation que vous avez partagé avec eux.
Examens et formations
Examens
Accédez à l’onglet « Accès » dans le menu de votre examen, puis, dans l’option « Qui peut accéder à cet examen ? », sélectionnez un groupe prédéfini de participants. Les informations requises dans la section « Données des participants » seront automatiquement remplacées par le nom, l’adresse e-mail et le mot de passe.
Sur cette même page, ajoutez vos participants soit un par un, soit en masse à l’aide d’un fichier CSV Excel. Vous trouverez un exemple de fichier à importer en cliquant sur « Importer des participants depuis Excel ». Veillez à ce que la première ligne soit intitulée « nom d’utilisateur ; e-mail ».
Veillez également à vérifier qu’il n’y a pas d’espaces vides après les noms et les adresses e-mail, sinon notre système ne pourra pas les importer !
3. Il est maintenant temps de configurer l’e-mail d’invitation que vous allez envoyer. Dans la section « Envoyer un e-mail », vous trouverez un modèle d’invitation. N’hésitez pas à modifier ce texte et à le personnaliser selon vos propres idées et votre ton.
Plusieurs éléments de texte sont entourés de {balises}. Ces balises seront automatiquement remplacées par les informations spécifiques à chaque participant issues de notre système. Ainsi, à la place de {nom}, le nom réel du participant sera inséré, et à la place de {mot de passe}, un mot de passe unique sera généré pour chacun de vos participants. En d’autres termes, vous ne devez pas modifier ces éléments {marqués}.
Lorsqu’un participant ouvre son e-mail d’invitation, il lui suffit de cliquer sur le lien direct. Il sera alors automatiquement connecté et redirigé vers l’examen !
Dans les examens, vous pouvez suivre quels e-mails ont été envoyés aux participants et à quel moment, à l’aide du journal d’activité.
Formations
Rendez-vous dans l’onglet « Données des participants » et sélectionnez « Sur invitation uniquement ». Dans l’option « Quelles informations de base les participants doivent-ils saisir ? » , sélectionnez « Nom, adresse e-mail et mot de passe ». Cliquez sur « Enregistrer », un par un.
Accédez à l’onglet « Participants » et ajoutez vos participants à l’aide d’un fichier Excel ou un par un.
Rendez-vous dans l’onglet « E-mail d’invitation » pour configurer votre e-mail, puis rendez-vous dans « Envoyer les invitations » pour les envoyer.
Au bout d’un certain temps, vous pouvez également envoyer des e-mails de rappel aux personnes qui n’ont pas suivi la formation.
Notez que le nombre d’invitations que vous pouvez envoyer par jour est limité, et que cette limite dépend de votre type d’abonnement.
Limites de fréquence pour les e-mails d’invitation
Advanced - 2 000 par jour
Basic: 500 par jour
Comptes d'essai: 20 par jour
Vous pouvez limiter le nombre de tentatives par participant afin de dissuader ces derniers de partager leur code d'accès unique avec d'autres personnes. Vous trouverez cette option sous « Accès » dans les examens et sous « Advanced » dans les formations, à la rubrique « Nombre maximal de tentatives par participant ». Une fois cette limite atteinte, les participants recevront un message leur indiquant que le contenu pédagogique n'est plus disponible.
Académie
Vous pouvez restreindre l'accès à votre contenu de formation en le partageant uniquement avec des groupes spécifiques via une académie. C'est exactement à cela que sert l'académie ! Voici comment procéder :
Rendez-vous dans « Académies » > « Gérer » > « Afficher tous les groupes » et créez des groupes pour vos participants selon vos besoins.
Au sein d’un groupe, cliquez sur « Ajouter des participants ». Vous pouvez ajouter des participants que vous avez déjà ajoutés à un examen ou à une formation, par exemple, à l’aide de l’option « Ajouter un ou plusieurs participants existants ». Ajoutez de nouveaux participants à l’aide d’un fichier Excel ou un par un.
Accédez à « E-mail d’invitation » pour personnaliser votre invitation.
Attribuez ensuite du contenu de formation à chaque groupe en créant des parcours de formation et en les ajoutant aux groupes. Tout nouveau participant ajouté à un groupe recevra automatiquement un e-mail d’invitation.