Cet article explique comment restreindre l'accès aux formations à une liste spécifique de participants.
Il est possible d'inviter un groupe de personnes sélectionnées à suivre votre formation. Tout ce dont vous avez besoin, c'est d'une liste de noms et d'adresses e-mail pour commencer !
1. Activez l'option "invitation seulement
À partir de votre formation, accédez aux données relatives aux participants et sélectionnez Uniquement sur invitation dans le champ Données relatives aux participants. Cliquez sur Enregistrer en bas de la page !
2. Ajouter des participants
Allez maintenant dans l'onglet Participants pour ajouter les participants que vous souhaitez inviter à votre formation.
Trois possibilités s'offrent à vous :
Importer de nouveaux participants à partir d'Excel : L'utilisation d'un fichier .xlsx ou .ods pour ajouter des participants en masse est rapide et efficace. Veillez à utiliser l'exemple fourni.
Ajouter un seul nouveau participant: Il s'agit d'une option manuelle qui vous permet d'ajouter un nouveau participant à la fois.
Ajouter un ou plusieurs participants existants: Vous pouvez effectuer une recherche par nom d'utilisateur ou par adresse électronique pour ajouter des participants que vous avez déjà invités à participer à d'autres contenus.
3. Configurer l'e-mail d'invitation
L'étape suivante consiste à mettre en forme l'invitation que vos participants recevront. Allez dans Invitation email où vous trouverez un modèle de message. Vous pouvez modifier ce texte et le faire vôtre.
Veuillez noter que plusieurs éléments de texte sont entourés de {balises}. Ces textes seront automatiquement remplacés par des informations spécifiques au participant par notre système. À la place de {nom}, il y aura le vrai nom du participant, et à la place de {mot de passe}, il y aura un mot de passe unique pour chaque participant. En d'autres termes, vous devez laisser ces textes {tagged} inchangés 😉.
4. Envoyez les invitations
Allez dans Envoyer les invitations > Envoyer le(s) courriel(s) d'invitation pour envoyer les invitations en masse.
Il existe une limite quotidienne au nombre d'invitations que vous pouvez envoyer, et votre limite tarifaire dépend de votre type d'abonnement.
Vos participants recevront un e-mail d'invitation dans lequel il leur suffira de cliquer sur le lien direct pour se connecter et commencer leur formation !
Les invitations aux formations n'expirent pas.
Pour gagner encore plus de temps, nous vous recommandons d'utiliser plutôt l'académie. Il vous suffit d'ajouter vos formations à l'académie et de ne pas envoyer d'invitations individuelles. En savoir plus sur l'utilisation de l'académie.