En algunas situaciones, es posible que quieras restringir el acceso a una prueba a un grupo concreto de personas. ¡Lo entendemos! A continuación te explicamos cómo puedes restringir el acceso a tu contenido formativo creado con Easy LMS.
Solo tienes que compartir el enlace a tu examen o curso. Este enlace se encuentra en la pestaña «Publicar ». No obstante, es posible que quieras añadir participantes de antemano, para que puedan recibir un correo electrónico de invitación con un enlace para acceder al contenido formativo que has compartido con ellos.
Exámenes y cursos
Exámenes
Ve a la pestaña «Acceso» en el menú de tu examen y, en la opción «¿Quién puede acceder a este examen?», selecciona un grupo predefinido de participantes. La información requerida sobre los participantes en «Datos de los participantes » se cambiará automáticamente a «Nombre, dirección de correo electrónico y contraseña».
En la misma página, añade a tus participantes uno a uno o de forma masiva utilizando un archivo CSV de Excel. Encontrarás un archivo de ejemplo para la importación al hacer clic en «Importar participantes desde Excel». Asegúrate de que la primera fila esté etiquetada como «nombre de usuario; correo electrónico».
Asegúrate también de que no haya espacios en blanco después de los nombres y las direcciones de correo electrónico, ya que, de lo contrario, nuestro sistema no podrá importarlos.
3. Ahora es el momento de configurar el correo electrónico de invitación que vas a enviar. En la sección «Enviar correo electrónico », encontrarás una plantilla para la invitación. No dudes en editar este texto y personalizarlo según tus propias ideas y tono de voz.
Hay varios elementos de texto rodeados de {etiquetas}. Estas etiquetas se sustituirán automáticamente por información específica de cada participante en nuestro sistema. Así, en lugar de {nombre}, se insertará el nombre real del participante, y en lugar de {contraseña}, se generará una contraseña única para cada uno de tus participantes. En otras palabras, debes dejar estos elementos {marcados} tal y como están.
Cuando un participante abra su correo electrónico de invitación, solo tendrá que hacer clic en el enlace directo. ¡Esto le permitirá iniciar sesión automáticamente y le redirigirá al examen!
En los exámenes, puedes realizar un seguimiento de qué correos electrónicos se han enviado a los participantes y cuándo, utilizando el registro de actividad.
Cursos
Ve a la pestaña «Datos de los participantes » y selecciona «Solo por invitación». En la opción «¿Qué tipo de información básica deben introducir los participantes?» , selecciona «Nombre, dirección de correo electrónico y contraseña». Haz clic en «Guardar», uno por uno.
Ve a la pestaña «Participantes» y añade a tus participantes mediante un archivo de Excel o uno por uno.
Ve a la pestaña «Correo electrónico de invitación» para configurar tu correo electrónico y, a continuación, ve a «Enviar invitaciones » para enviarlas.
Transcurrido un tiempo determinado, también puedes enviar correos electrónicos de recordatorio a las personas que no hayan realizado el curso.
Ten en cuenta que hay un límite en el número de invitaciones que puedes enviar al día, y que dicho límite depende de tu tipo de suscripción.
Límites de frecuencia para los correos electrónicos de invitación
Advanced: 2.000 al día
Basic: 500 al día
Cuentas de prueba: 20 al día
Puedes limitar el número de intentos por participante para evitar que estos compartan su código de acceso único con otras personas. Encontrarás esta opción en «Acceso» en los exámenes y en «Advanced» en los cursos, donde aparece «Máximo de intentos por participante». Una vez alcanzado este límite, los participantes recibirán un mensaje indicando que el contenido de aprendizaje ya no está disponible.
Academia
Puedes restringir el acceso a tu contenido de aprendizaje compartiéndolo únicamente con grupos específicos a través de una academia. ¡Para eso sirve precisamente la academia! A continuación te explicamos cómo hacerlo:
Ve a Academias > Gestionar > Ver todos los grupos y crea los grupos para tus participantes según desees.
Dentro de un grupo, haz clic en «Añadir participantes». Puedes añadir participantes que hayas añadido previamente a un examen o curso, por ejemplo, utilizando la opción «Añadir participante(s) existente(s)». Añade nuevos participantes mediante un archivo de Excel o uno por uno.
Ve a «Correo electrónico de invitación » para personalizar tu invitación.
Ahora, asigna contenido de aprendizaje a cada grupo creando itinerarios de aprendizaje y añadiéndolos a los grupos. Cualquier nuevo participante que se añada a un grupo recibirá automáticamente un correo electrónico de invitación.