En algunas situaciones, es posible que quieras restringir el acceso a una prueba a una lista concreta de personas. ¡Lo entendemos! Así es como puedes restringir el acceso a tu contenido formativo creado con Easy LMS.
Solo tienes que compartir el enlace a tu examen o curso. Este enlace se encuentra en la pestaña Publicar. Sin embargo, es posible que quieras añadir participantes de antemano, para que puedan recibir un correo electrónico de invitación con un enlace para acceder al contenido formativo que has compartido con ellos.
Exámenes y cursos
Exámenes
Ve a la pestaña Acceso en el menú de tu examen y, en la opción ¿Quién puede acceder a este examen?, selecciona un grupo predefinido de participantes. La información requerida sobre los participantes en Datos de los participantes se modificará automáticamente a Nombre, dirección de correo electrónico y contraseña.
En la misma página, añade a tus participantes uno a uno o de forma masiva utilizando un archivo CSV de Excel. Encontrará un archivo de ejemplo para la importación al hacer clic en Importar participantes desde Excel. Asegúrese de que la primera fila esté etiquetada como nombre de usuario; correo electrónico.
Asegúrate también de que no haya espacios en blanco después de los nombres y las direcciones de correo electrónico, ya que, de lo contrario, nuestro sistema no podrá importarlos.
3. Ahora es el momento de configurar el correo electrónico de invitación que vas a enviar. En la sección Enviar correo electrónico, encontrarás una plantilla para la invitación. No dudes en editar este texto y personalizarlo según tus propias ideas y estilo de redacción.
Hay varios elementos de texto rodeados de {etiquetas}. Estas etiquetas se sustituirán automáticamente por información específica de cada participante en nuestro sistema. Así, en lugar de {name}, se insertará el nombre real del participante, y en lugar de {password}, se generará una contraseña única para cada uno de tus participantes. En otras palabras, debes dejar estos elementos {etiquetados} tal y como están.
Cuando un participante abra su correo electrónico de invitación, solo tendrá que hacer clic en el enlace directo. ¡Esto le permitirá iniciar sesión automáticamente y le redirigirá al examen!
En los exámenes, puedes hacer un seguimiento de qué correos electrónicos se han enviado a los participantes y cuándo, utilizando el Registro de actividad.
Ve a la pestaña Datos de los participantes y selecciona Solo por invitación. En la opción ¿Qué tipo de información básica deben introducir los participantes?, selecciona Nombre, dirección de correo electrónico y contraseña. Haz clic en Guardar, uno por uno.
Ve a la pestaña Participantes y añade a tus participantes mediante un archivo de Excel o uno por uno.
Ve a la pestaña Correo electrónico de invitación para configurar tu correo electrónico y, a continuación, ve a Enviar invitaciones para enviarlas.
Tras un tiempo determinado, también puedes enviar correos electrónicos de recordatorio a las personas que aún no hayan realizado el curso.
Ten en cuenta que hay un límite en el número de invitaciones que puedes enviar al día, y tu límite de frecuencia depende de tu tipo de suscripción.
Límites de frecuencia para los correos electrónicos de invitación
Advanced - 2.000 al día
Basic
Cuentas de prueba - 20 al día
Puedes limitar el número de intentos por participante para evitar que tus participantes compartan su código de acceso único con otras personas. Encontrarás esta opción en Acceso en los exámenes y en Advanced en los cursos, donde aparece Número máximo de intentos por participante. Una vez alcanzado este límite, los participantes recibirán un mensaje indicando que el contenido de aprendizaje ya no está disponible.
Academia
Puedes restringir el acceso a tu contenido de aprendizaje compartido con grupos específicos de la academia. ¡Para eso sirve precisamente la academia! A continuación te explicamos cómo hacerlo:
Ve a Academias > Gestionar y crea grupos de participantes en la pestaña Grupos.
Dentro de un grupo, haz clic para añadir participantes. Puedes añadir participantes que hayas incluido anteriormente en un examen o un curso, por ejemplo, utilizando la opción Añadir participante(s) existente(s), o bien añadir nuevos participantes mediante un archivo de Excel o de uno en uno:
Ve a la pestaña Correo electrónico de invitación para configurar tu correo electrónico de invitación.
A continuación, asigna contenido de aprendizaje a cada grupo accediendo a la pestaña Contenido de aprendizaje, o a Grupo > Contenido de aprendizaje. La asignación de contenido de aprendizaje activará el envío de los correos electrónicos de invitación. Cualquier nuevo participante añadido a un grupo al que se le haya asignado contenido de aprendizaje recibirá un correo electrónico de invitación de inmediato.