In manchen Situationen möchten Sie den Zugriff auf einen Test vielleicht auf eine bestimmte Personengruppe beschränken. Das verstehen wir! So können Sie den Zugriff auf Ihre mit Easy LMS erstellten Lerninhalte einschränken.
Sie können einfach den Link zu Ihrer Prüfung oder Ihrem Kurs freigeben. Diesen Link finden Sie auf der Registerkarte „Veröffentlichen “. Möglicherweise möchten Sie jedoch zuvor Teilnehmer hinzufügen, damit diese eine Einladungs-E-Mail mit einem Link erhalten, über den sie auf die Lerninhalte zugreifen können, die Sie für sie freigegeben haben.
Prüfungen und Kurse
Prüfungen
Gehen Sie im Menü Ihrer Prüfung auf die Registerkarte „Zugriff“ und wählen Sie unter der Option „Wer kann auf diese Prüfung zugreifen?“ eine vordefinierte Teilnehmergruppe aus. Die erforderlichen Teilnehmerinformationen unter „Teilnehmerdaten“ werden automatisch auf „Name, E-Mail-Adresse und Passwort“ geändert.
Fügen Sie auf derselben Seite Ihre Teilnehmer entweder einzeln oder in großer Anzahl mithilfe einer CSV-Excel-Datei hinzu. Eine Beispieldatei für den Import finden Sie, wenn Sie auf „Teilnehmer aus Excel importieren“ klicken. Bitte stellen Sie sicher, dass die erste Zeile mit „Benutzername; E-Mail“ beschriftet ist.
Achten Sie außerdem darauf, dass hinter den Namen und E-Mail-Adressen keine Leerzeichen stehen, da unser System sie sonst nicht importieren kann!
3. Nun ist es an der Zeit, die Einladungs-E-Mail einzurichten, die Sie versenden werden. Im Abschnitt „E-Mail versenden“ finden Sie eine Vorlage für die Einladung. Sie können diesen Text gerne bearbeiten und an Ihre eigenen Vorstellungen und Ihren Tonfall anpassen.
Es gibt mehrere Textelemente, die von {Tags} umgeben sind. Diese Tags werden in unserem System automatisch durch teilnehmerspezifische Informationen ersetzt. Anstelle von {name} wird also der tatsächliche Name des Teilnehmers eingefügt, und anstelle von {password} wird für jeden Ihrer Teilnehmer ein einzigartiges Passwort generiert. Mit anderen Worten: Sie sollten diese mit {Tags} versehenen Elemente unverändert lassen.
Wenn ein Teilnehmer seine Einladungs-E-Mail öffnet, kann er einfach auf den direkten Link klicken. Dadurch wird er automatisch angemeldet und zur Prüfung weitergeleitet!
In Prüfungen können Sie mithilfe des Aktivitätsprotokolls nachverfolgen, welche E-Mails wann an die Teilnehmer gesendet wurden.
Kurse
Wechseln Sie zur Registerkarte „Teilnehmerdaten“ und wählen Sie „Nur auf Einladung“. Wählen Sie unter der Option „Welche grundlegenden Informationen sollen die Teilnehmer eingeben?“ die Option „Name, E-Mail-Adresse und Passwort“ aus. Klicken Sie nacheinander auf „Speichern“.
Wechseln Sie zur Registerkarte „Teilnehmer“ und fügen Sie Ihre Teilnehmer mithilfe einer Excel-Datei oder einzeln hinzu.
Gehen Sie zur Registerkarte „Einladungs-E-Mail“, um Ihre E-Mail einzurichten, und klicken Sie anschließend auf „Einladungen versenden“, um diese zu versenden.
Nach einer bestimmten Zeit können Sie auch Erinnerungs-E-Mails an diejenigen versenden, die den Kurs noch nicht absolviert haben.
Beachten Sie, dass die Anzahl der Einladungen, die Sie pro Tag versenden können, begrenzt ist und dass Ihr Versandlimit von Ihrer Abonnementart abhängt.
Ratenbegrenzungen für Einladungs-E-Mails
„Advanced“ – 2.000 pro Tag
Basic – 500 pro Tag
Testkonten – 20 pro Tag
Sie können die Anzahl der Versuche pro Teilnehmer begrenzen, um Ihre Teilnehmer davon abzuhalten, ihren individuellen Zugangscode an andere Personen weiterzugeben. Sie finden diese Option unter „Zugang“ bei Prüfungen und unter „Advanced“ bei Kursen unter der Bezeichnung „Maximale Versuche pro Teilnehmer“. Sobald dieses Limit erreicht ist, erhalten die Teilnehmer eine Meldung, dass die Lerninhalte nicht mehr verfügbar sind.
Academy
Sie können den Zugriff auf Ihre Lerninhalte einschränken, indem Sie diese über eine Academy nur mit bestimmten Gruppen teilen. Genau dafür ist die Academy da! So geht’s:
Gehen Sie zu „Academies“ > „Verwalten“ > „Alle Gruppen anzeigen“ und erstellen Sie nach Belieben Gruppen für Ihre Teilnehmer.
Klicken Sie innerhalb einer Gruppe auf „Teilnehmer hinzufügen“. Sie können Teilnehmer hinzufügen, die Sie zuvor beispielsweise zu einer Prüfung oder einem Kurs hinzugefügt haben, indem Sie die Option „Vorhandene(n) Teilnehmer hinzufügen“ verwenden. Fügen Sie neue Teilnehmer über eine Excel-Datei oder einzeln hinzu.
Gehen Sie zu „Einladungs-E-Mail“, um Ihre Einladung anzupassen.
Weisen Sie nun jeder Gruppe Lerninhalte zu, indem Sie Lernpfade erstellen und diese den Gruppen hinzufügen. Jeder neue Teilnehmer, der einer Gruppe hinzugefügt wird, erhält automatisch eine Einladungs-E-Mail.