Das Teilen Ihrer Inhalte über die Academy ist ganz einfach! Lesen Sie weiter, um mehr über drei verschiedene Methoden zum Hinzufügen von Teilnehmern und zum Teilen Ihrer Inhalte mit der Academy zu erfahren.
Option 1: Teilnehmer manuell hinzufügen
Auf Gruppenebene
Bei einer großen Teilnehmerzahl ist dies zwar zeitaufwändig, aber Sie können die Teilnehmer manuell hinzufügen. Erstellen Sie zunächst eine Teilnehmergruppe. Gehen Sie zu Academies > Verwalten > Alle Gruppen anzeigen > Neue Gruppe erstellen. Nun können Sie dieser Gruppe Kurse und Prüfungen zuweisen, indem Sie zu Lerninhalte > Lerninhalte hinzufügen gehen. Ihre Gruppe hat nur Zugriff auf diese spezifischen Inhalte (Sie können später jederzeit weitere Inhalte zuweisen). Nun ist es an der Zeit, Teilnehmer zu Ihrer Gruppe hinzuzufügen. Gehen Sie innerhalb Ihrer Gruppe zu Teilnehmer > Teilnehmer hinzufügen. Sie können sie einzeln hinzufügen oder eine Excel-Datei mit den Namen und E-Mail-Adressen der Teilnehmer hochladen. Sobald Sie Teilnehmer einer Gruppe zuweisen, werden automatisch Einladungs-E-Mails mit einem Link an die Academy versendet, die die Teilnehmer anleiten, bei ihrer ersten Anmeldung ein Passwort festzulegen. Sobald sie ihr eigenes Passwort festgelegt haben, sollten sie sich damit bei der Academy anmelden.
Dieser Link ist ab dem Datum des Versands der Einladungs-E-Mail einen Monat lang gültig.
Wenn Sie Gruppenbenachrichtigungen in der Academy versenden möchten, lesen Sie bitte diesen Artikel über Gruppenbenachrichtigungen.
Auf Academy-Ebene
Eine weitere Möglichkeit, Teilnehmer manuell hinzuzufügen, bietet die Seite Teilnehmerübersicht. Gehen Sie zu Academies > Verwalten > Teilnehmer > Teilnehmer hinzufügen. Auch hier können Sie die Teilnehmer einzeln hinzufügen oder eine Excel-Datei mit den Namen und E-Mail-Adressen der Teilnehmer hochladen. An alle auf Academy-Ebene hinzugefügten Teilnehmer wird außerdem automatisch eine Einladungs-E-Mail versendet.
Wenn Sie Zeit bei der Zuweisung von Inhalten an alle Ihre Academy-Teilnehmer sparen möchten, verwenden Sie einfach die Gruppe Alle. Gehen Sie zu Academies > Verwalten > Alle Gruppen anzeigen > Alle. Diese Gruppe wird standardmäßig automatisch erstellt, und alle Academy-Teilnehmer werden ihr automatisch hinzugefügt. Um Lerninhalte einer bestimmten Gruppe von Teilnehmern zuzuweisen, erstellen Sie eine neue Gruppe oder verwenden Sie eine bereits vorhandene.
Option 2: Richten Sie eine Integration mit Ihrem CRM ein
Verfügen Sie über ein CRM-System, in dem alle Ihre Teilnehmerdaten, einschließlich der E-Mail-Adressen, gespeichert sind? Dann haben Sie die Möglichkeit, eine Integration einzurichten. Sie können einen unserer API-Aufrufe verwenden: Teilnehmer hinzufügen oder Teilnehmer hinzufügen, ohne zu benachrichtigen. Die letztgenannte Option ist für den Fall gedacht, dass Sie Teilnehmer automatisch zu Easy LMS hinzufügen möchten, ihnen aber keine Einladungs-E-Mails senden möchten.
Die Integration funktioniert wie folgt:
Wenn Sie einen Teilnehmer zu Ihrem System hinzufügen, wird der API-Aufruf ausgelöst. Unsere API „teilt“ Easy LMS mit, was zu tun ist. In diesem Fall weist sie Easy LMS an, einen Teilnehmer zu einer bestimmten Gruppe hinzuzufügen. Wenn Sie die API „Teilnehmer hinzufügen“ wählen, wird eine Einladungs-E-Mail mit dem Einladungslink versendet.
Wo finde ich die API-Schlüssel?
Die für die Integration erforderlichen Informationen finden Sie in Ihrem Dashboard. Gehen Sie zu Academies > Verwalten > Integrationen. Dort finden Sie den API-Schlüssel, den Sie für die Einrichtung der Integration benötigen. Erfahren Sie mehr über API und Webhooks.
Option 3: Verwendung von SSO (Single Sign-On)
Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, Single Sign-On zu nutzen? Dies ist eine weitere Option, wenn Sie möchten, dass sich Ihre Teilnehmer mit denselben Zugangsdaten anmelden, die sie auch für den Zugriff auf andere Websites und Software des Unternehmens verwenden.
Wenn Sie SSO für Ihre Academy aktivieren, müssen Sie keine Einladungs-E-Mails an Ihre Teilnehmer versenden.
Während des Einrichtungsprozesses fügen wir die Teilnehmer und Gruppen zu Ihrem SSO hinzu, sodass Ihre Teilnehmer/Mitarbeiter ihre Unternehmens-Anmeldedaten verwenden können, um auf die Academy zuzugreifen. Sobald dies eingerichtet ist, können Sie weitere Teilnehmer zu Ihrem SSO hinzufügen, und die Academy erfasst diese Daten automatisch.
Technisch ausgedrückt melden sich Ihre Teilnehmer mit ihrem SSO-Konto bei der Academy an, das sie bereits für den Zugriff auf andere Tools in Ihrem Unternehmen nutzen. Im Hintergrund senden wir ein Token an unser System. In unserer Datenbank werden die Teilnehmer mit diesem Token verknüpft. Jedes Mal, wenn sich ein Teilnehmer anmelden möchte, prüft Easy LMS, ob das Token aktiv ist. Ist dies der Fall, erhält der Teilnehmer Zugriff. Aus Sicherheitsgründen werden diese Token regelmäßig erneuert. Kurz gesagt: Einmal einrichten und dauerhaft nutzen.
Wir unterstützen SSO-Systeme, die über OpenID Connect implementiert sind. OpenID Connect ist ein Protokoll, das definiert, wie Easy LMS mit Ihrem SSO-System kommunizieren kann. Zu den von uns unterstützten SSO-Anbietern gehören unter anderem:
Microsoft Entra ID (früher bekannt als Microsoft Azure Active Directory)
Okta
Auth0
Amazon Cognito
Lesen Sie unseren Hilfeartikel unter die Einrichtung von SSO.