Met Klantgroepen breng je een extra laag aan onder je vestigingen. De indeling wordt vestiging → klantgroep → klant. Klanten en gebruikers koppel je voortaan aan een klantgroep, en die klantgroep bepaalt wie bij welke klantdossiers kan. Klantgroepen komen in de plaats van Adviespartners: ze doen hetzelfde werk, maar bepalen tegelijk de toegang.
Wat er voor jou verandert als je adviespartners in gebruik had
Bij de invoering is per bestaande vestiging automatisch één klantgroep aangemaakt, genaamd 'Standaard'. Al je klanten en gebruikers zijn naar de standaard klantgroep van hun eigen vestiging overgezet, met dezelfde toegang als daarvoor. Werk je met één klantgroep per vestiging, dan verandert er niets in je werkwijze. Wil je fijnmaziger indelen, dan maak je zelf extra klantgroepen aan.
Maak je een nieuwe vestiging aan, dan wordt daar automatisch een standaard klantgroep bij aangemaakt.
Adviespartners zijn klantgroepen geworden
Het onderdeel Adviespartners bestaat niet meer. Werkte je met Adviespartners, dan zijn die automatisch omgezet:
Elke adviespartner waaraan minimaal één klant gekoppeld was, is een klantgroep geworden met dezelfde naam, onder de vestiging waaronder die klanten vielen.
Stonden er klanten van dezelfde adviespartner onder meerdere vestigingen, dan is onder elke betrokken vestiging een klantgroep met die naam aangemaakt.
Adviespartners zonder gekoppelde klanten zijn niet omgezet. Heb je die nog nodig, dan maak je er zelf een klantgroep voor aan.
Alle gebruikers van de betreffende vestiging zijn aan de nieuwe klantgroep gekoppeld. Niemand verliest dus toegang door de omzetting.
Dat laatste betekent ook dat de nieuwe klantgroepen in eerste instantie niets afschermen. Wil je dat alleen bepaalde collega's bij de klanten van zo'n groep kunnen, haal de overige gebruikers dan uit de klantgroep. Zie Klanten en gebruikers koppelen aan een klantgroep.
De rol Manager Adviespartners en de bijbehorende rechten zijn vervallen. Beheer van klantgroepen loopt via de rol Manager Vestigingen of Beheerder.
Werking Klantgroepen
De klantgroepen waaraan je gekoppeld bent, bepalen welke klanten en adviesdossiers je ziet. Een klant in een klantgroep buiten je bereik verschijnt niet in je overzichten. Je kunt aan meerdere klantgroepen tegelijk gekoppeld zijn, ook over vestigingen heen.
Om klantgroepen aan te maken en te beheren heb je de rol Manager Vestigingen of Beheerder nodig. Heb je die rol niet, dan kun je klantgroepen wel zien en selecteren, maar niet beheren.
De vestiging blijft het niveau waarop het PKI-overheidscertificaat is geregeld.
Waar je klantgroepen tegenkomt
Klant aanmaken en bewerken. Je kiest een klantgroep in plaats van een vestiging. De keuzelijst is gegroepeerd: de vestigingsnaam staat als kopje met daaronder de klantgroepen van die vestiging. Je ziet alleen de klantgroepen waar je zelf toegang toe hebt. Het veld is verplicht. Is er precies één klantgroep beschikbaar, dan staat die al geselecteerd. Een los vestigingsveld en een veld Adviespartner zijn er niet meer.
Klantdashboard. De klantgroep wordt getoond, zowel bij de klant zelf als bij de partner.
Overzichten. Klantenlijst, dossieroverzicht, uitstel en serviceregels tonen de klantgroep als kolom naast de vestiging. Filteren gebeurt op klantgroep. Vink je een vestiging aan in het filter, dan worden alle klantgroepen van die vestiging meegenomen.
Exports. De klantexport, de grondslagenexport en de beloningsexport bevatten de klantgroep in plaats van de adviespartner.
Excel-import. De importsjabloon heeft een optionele kolom Klantgroep naast de kolom Vestiging.
Simplicate-koppeling en automatische e-mails. De robotmail, de signaalherinneringen en de melding bij afgekeurde aangiftes werken op klantgroepniveau.
Verder lezen
Klantgroepen aanmaken en beheren
Klanten en gebruikers koppelen aan een klantgroep
Een klantgroep verhuizen naar een andere vestiging
Klantgroepen in de Excel-import