Situatie: je organisatie is overgenomen of gaat verder onder een andere naam. De personen blijven dezelfde gebruikers, maar krijgen een nieuw emailadres (en dus een nieuwe inlognaam). Alle rechten, rollen en licenties moeten behouden blijven.
Kort antwoord
Er zijn twee dingen die moeten gebeuren:
de emailadressen van de gebruikers aanpassen;
de Entra ID-koppeling meeverhuizen naar het nieuwe domein.
Je hoeft géén nieuwe gebruikers aan te maken. Door het emailadres van een bestaande gebruiker te wijzigen blijven het gebruikersaccount, de rechten, de rollen en de licentie ongewijzigd.
Belangrijk: voer de stappen hieronder in deze volgorde uit. Als je de Entra ID-koppeling nog actief hebt op het oude domein terwijl je emailadressen wijzigt, kunnen gebruikers tussentijds niet inloggen.
Stappenplan
Stap 0 — Zorg dat je zelf beheerder bent
Laat je door een van de huidige beheerders uitnodigen als gebruiker met beheerdersrechten. Hier is geen licentie voor nodig.
Weet je niet wie de huidige beheerders zijn? Neem contact op met de supportafdeling; wij kunnen dit voor je opzoeken.
Zodra je bent aangemaakt, kun je inloggen en de volgende stappen uitvoeren.
Stap 1 — Ontkoppel Entra ID op het oude domein en zet MFA op 'email'
Je kunt de Entra ID-koppeling voor alle gebruikers in één keer verwijderen. Zet daarna voor de actieve gebruikers de MFA-methode op email. Zo kunnen zij in de tussenperiode blijven inloggen, met MFA-beveiliging intact.
Meer over het beheren van de Entra ID-koppeling: instellingen voor authenticatie en MFA
Stap 2 — Pas de emailadressen van de gebruikers aan
Ga naar Instellingen → Gebruikers, selecteer de gebruiker en wijzig het emailadres. De gebruiker ontvangt op het nieuwe emailadres een bericht om de wijziging te bevestigen en in te loggen.
Rechten, rollen en licentietoewijzing blijven hierbij ongewijzigd.
Stap 3 — Activeer de Entra ID-koppeling op het nieuwe domein
Zodra alle gebruikers een nieuw emailadres hebben, kun je de Entra ID-koppeling in bulk weer activeren. De individuele MFA-instelling via email wordt daarmee overschreven en gebruikers loggen vanaf dat moment in via de nieuwe Entra ID-omgeving.
Waar moet je op letten?
Toestemming in de nieuwe Entra ID-omgeving. De Entra ID van de nieuwe organisatie moet onze applicatie toestaan de benodigde verificaties uit te voeren. Test dit eerst op één account (bijvoorbeeld je eigen) voordat je de koppeling voor alle gebruikers activeert.
Volgorde is bepalend. Eerst ontkoppelen, dan emailadressen wijzigen, dan opnieuw koppelen.
Gebruikers die niet meegaan. Medewerkers die de organisatie verlaten kun je in dezelfde beheeromgeving deactiveren, zodat de licentie vrijkomt.
Communicatie richting gebruikers. Laat je collega's weten dat ze een bevestigingsmail ontvangen op hun nieuwe adres en dat ze na stap 3 via de nieuwe inlogmethode werken.
Meer informatie
Algemene informatie over de werking van de applicatie voor beheerders vind je in de beheerdersdocumentatie.
Kom je er niet uit? Neem contact op met support; wij kijken graag met je mee bij de eerste testgebruiker.