Nabídnutí směn zaměstnancům je jednoduchý způsob, jak zaměstnancům dát možnost volby, zda chtějí vzít směny navíc, či dohnat vlastní zameškané hodiny.
A/ Vytváření nabídky
Rozlišujeme dva druhy nabídek:
výměna směny - to je nabídka směny, kterou zaměstnanec zrušil
burza směn - hromadná nabídka směn, které manažer pošle do burzy
1. Výměna směny
Výměnu směny může vyvolat jak zaměstnanec ve svém osobním kalendáři, nebo manažer přímo v systému. U výměny směn se vždy jedná pouze o jednu směnu.
U výměny směn si můžete vybrat publikum na které nabídku pošlete. Stačí přesunout směnu do nabídnutých a zvolit si.
Zaměstnanec může nahlásit, že se nedostaví na směnu maximálne 48h před její začátkem (nebo dle nastavení podniku). Směna zůstane zobrazená u zaměstnance do chvíle, než je směna přirazená jinému zaměstnanci, nebo směna je zrušená.
Na směne probíha výměna, vidíme v detailu směny.
2. Burza směn
Pokud budete chtít nabídnout více směn najednou, nebo nechat plánování směn více na zaměstnancích, poté vás bude zajímat nabídnutí směn pomocí burzy.
U burzy směn si vybíráte publikum na základě stejných podmínek jako u výměny směn. Vybrat si také můžete mezi odesláním s notifikací nebo bez notifikace.
Vytváření směn pro burzu
Abyste mohli spustit výměnu, musíte mít připravené směny, které chcete nabízet. Proto si v části "Neobsazené směny" vytvořte tolik směn, kolik potřebujete. Až s nimi budete spokojeni, můžeme je nabídnout. Pokud chcete práci urychlit, použijte "Potřebu dne".
Nabídněte změny do burzy
Podmínky pro nabízení:
Oslovte všechny zaměstnance společnosti (bez ohledu na pozici, zkušenosti nebo dostupnost). Osloví i zaměstnance ve výpovědi.
S uvedením pozice podle směn a případně zkušeností.
Jak na zkušenosti naleznete v článku Zaměstnanec: Úroveň zkušenostíS lokalitou na kterou je zaměstnanec registrován, nebo ostatní lokality.
Zaměstnanci, u kterých by směna nezpůsobila problém se zákoníkem práce.
B/ Oznámeni o nové nabídce
Ve všech případech zvolte, zda chcete zaměstnance o nových změnách výslovně informovat - pokud nabídku oznámíte, obdrží zaměstnanci e-mail s nabídkou a oznámení v mobilní aplikaci. Pokud zvolíte možnost bez oznámení, zaměstnanci najdou dostupné směny v kalendáři zaměstnanců i v mobilní aplikaci.
Změna se přesune do řádku nabízených změn
Zobrazení u zaměstnance
návod jak přijímat nabídky pro zaměstnance naleznete v samostatným článku Zaměstnanec: Volné směny k přijetí
C/ Schválení přidělení nabídky
Systém umožňuje dvěma způsoby rozhodnout, kdo směnu skutečně dostane. Najdete je v nastavení firmy (Nastavení -> Nabídky) a můžete mezi těmito dvěma způsoby libovolně přepínat.
Vyžadovat schválení (výchozí nastavení)
Pokud o tom chcete rozhodovat sami, otevřete nabídkové centrum nebo burzu a o přidělení rozhodnete na základě odpovědi.
Nevyžadovat schválení (první přijde - první bere)
Systém přiřadí změnu prvnímu zaměstnanci, který o ni požádá. V sekci "Nabídka" zůstanou pouze změny, o které nebylo požádáno.
Záložka nabídky " Ke schválení"
Směna se přesune ke schválení za podmínky, že:
již odpověděli všichni oslovení zaměstnanci
(platí pro výchozí nastavení manažerského schvalování)je 24h před začátkem směny
Příklad: Schválení směny pro zaměstnance vedoucím pracovníkem (výchozí nastavení).
V okamžiku, kdy je změna přiřazena, máte hotovo.
Výměnu můžete v případě potřeby zastavit.
Praktické rady:
Nabídli jste směny a některý ze zaměstnanců je nevidí? Zjistěte, zda se na danou pozici hodí. Může se stát, že jste si jako publikum vybrali jen část pracoviště.
Přidali jste nového zaměstnance v době aktivní fluktuace? Ten bohužel nespadá do publika, kterému byla směna nabídnuta, a proto výměnu nevidí. Zkuste ji spustit znovu.
Spustili jste výměnu a systém vám jako vedoucímu odeslal e-maily o nabídce? V nastavení ( Firma - Nastavení - Výměny) to můžete zakázat/změnit podle svých představ.