I anbud med store prisskjema for varer som skal leveres vil det gå med mye tid på vareplukk. I Cobrief kan du laste opp produktregistreret til selskapet, og la Cobrief AI gjøre vareplukken for deg.

Vi lar deg også laste opp følgende informasjon for å gi AI-en bedre beslutningsgrunnlag:

NB: Både miljøinfo og annen tilleggsinfo informasjonen kan legges inn direkte i produktarket. I det tilfellet er det ikke nødvendig å laste opp separate ark for dette.

Start med å laste opp produktregistreret, ekstrainfo og en eventuell oversikt over miljømerker for produktene. Dette gjør det fra «Innstillinger» → «Produktregister» → «Last opp».

Merk: Alle produktene må ha en unik ID både i produktark, ekstrainfo- og sertifiseringer-dokumentene. Vi anbefaler å kalle den unike ID-en for «varenummer» eller «artikkelnummer», slik at det er enkelt for AI-en å vite hvilke produkter som skal kobles.

Merk: Det er lurt å kun inkludere informasjon som er relevant for vareplukk i filene dere laster opp – urelatert informasjon kan bli støy og forvirre AI-en.

Velg riktig kategori for hver fil, og trykk lagre.

Merk: Cobrief vil kun bruke det nyeste sertifiseringsarket, ekstrainfoen og produktregisteret du har lastet opp.

Nå vil Cobrief analysere og kategorisere produktene slik at det kan brukes for automatisk utfylling av prisskjema. Dette kan ta opp til ett minutt per tusen produkter, og du kan se framgangen ved å se på «Antall produkter» i tabellen.

Når produktene er ferdig analysert, kan du fylle ut prisskjema fra tilbudssiden. Trykk på menyen til høyre for «Nytt dokument» og velg «Fyll ut prisskjema».

Herfra kan du velge prisskjema direkte fra grunnlaget, eller trykk «Annet» i nedtrekksmenyen og last opp et eget dokument.

Du skrive inn egne instruksjoner om du vil tilpasse hvordan vi fyller ut prisskjemaet. Cobrief AI vil som standard forsøke å plukke de billigste varene som også oppfyller alle krav (inkludert miljøkrav), men du kan overskrive instruksjoner eller gi andre prioriteringer herfra.

Som regel har hver innkjøper visse krav til hvordan prisskjemaet skal fylles ut, samt vurderingskriterier som brukes for å velge ut det vinnende tilbudet. Det er nyttig å informere om slike krav, kriterier og andre retningslinjer. Det kan også hende at du ønsker å gjøre flere utfyllinger, f.eks. som kun fokuserer på miljømerker og et som kun prøver å velge de billigste produktene – dette kan du også be om i dine egne instrukser.

Du kan skrive så mange krav og instruksjoner du vil, men pass på å være konkret og utvetydig i instruksene dine. Her er noen eksempler på instrukser som kan legge ved:

Når du har trykket «Fyll ut og lagre i anbudet» vil Cobrief AI finne ut hva som skal fylles ut, og fylle ut med informasjon fra produktregisteret. Filen vil automatisk lastes ned når prisskjemaet er ferdig utfylt, og den vil lagres direkte i anbudet, også om du lukker dialogen mens filen fylles ut.

Du kan gjerne generere flere utkast med forskjellige instruksjoner, og analysere utkastene selv i Excel for videre bearbeiding.

Det er mulig å lage et sett med standardinstrukser for hele arbeidsområdet. Disse instruksene vil da ligge inne som standard for hver ny prisutfylling, og kan tilpasses for hvert plukk om ønskelig. Her er det lurt å legge inn kontekst og informasjon som går igjen for de fleste utfyllingene dere gjør, for eksempel:

Fyller ikke AI-en ut de kolonnene du ønsker? Prøv å legge på « (til utfylling)» i kolonnenenavnene som dere vil ha utfylt. F.eks. om du vil ha kolonnen «Produktnavn» utfylt, endre den til «Produktnavn (til utfylling)».

Merk også at AI-en ikke oppretter nye kolonner, så om det er noe du ønsker svar på, så må det allerede ligge en kolonne inne for dette.