Aus rechtlicher Sicht ist eine Organisationsstruktur nicht zwingend erforderlich. Es würde ausreichen, wenn der Sie den „Verantwortlichen“ für eine Verarbeitungstätigkeit benennen kann, z. B. die caralegal GmbH, und deren Daten wie Adresse hinzufügt.
ABER: Für die sinnvolle Nutzung von caralegal ist es nötig, beispielsweise:
nach Organisationseinheiten filtern,
Usern Organisationseinheiten zuordnen,
Verarbeitungstätigkeiten (VTs) den Organisationseinheiten zuordnen, eventuell sogar mehreren,
Sicherzustellen, dass ein gewisses Zugriffs-, Rechte- und Rollenmanagement vorhanden ist (nicht jeder soll alles sehen und tun können),
Nur die VTs bestimmter Organisationseinheiten exportieren,
Eine Möglichkeit haben, „Gruppen-VTs“ darzustellen, also VTs, die von einer höheren Struktur wie einer Holding oder Gruppe verwaltet und gepflegt werden,
Und letztlich einzelnen Personen und Abteilung Verantwortlichkeiten zuweisen und die Arbeit aufteilen, die in caralegal einfließt.
Deshalb brauchen wir eine durchdachte Organisationsstruktur.
Ihr Onboarding Management unterstützt Sie im Rahmen des Kick-Offs beim initialen Aufsetzen der Organisationsstruktur.
Unternehmen bis zu 5 Juristische Personen
In der Regel wollen wir Folgendes erreichen:
Die Organisationsstruktur so darstellen, wie Sie diese gewohnt sind
Alle notwendigen Abteilungen/Einheiten einbeziehen, die der für ein geplantes/bestehendes Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten benötigt werden.
Sicherstellen, dass jeder geplante User seiner Abteilung zugewiesen werden kann.
Erste Ebene – Tenant Name bzw. ROOT-Ebene – Nur vom caralegal Support bearbeitbar
Der Mandantenname, der systemseitig festgelegt wird, bildet die erste Ebene und sollte der Markenname oder der Name sein, mit dem sich das Unternehmen identifiziert.
Zweite Ebene – Rechtliche Einheiten – Erste Ebene, die Sie ändern können
Auf dieser Ebene werden die rechtlichen Einheiten eingefügt.
Selbst wenn Sie aktuell nur eine rechtliche Einheit haben, könnten Sie in Zukunft expandieren.
Sollte das passieren und wir hätten die einzige rechtliche Einheit auf der ersten Ebene, müssten wir die GESAMTE Organisationsstruktur später ändern.
Dritte Ebene (und weitere) – Abteilungen
Auf dieser Ebene fügt man die Abteilungen des Kunden hinzu, wie z. B. Personalwesen (HR), Vertrieb (Sales), Finanzen (Finance) usw.
Natürlich können für diese Abteilungen auch Unterabteilungen erstellt werden.
Unternehmen über 5 Juristische Personen
Die Struktur kann sich stark unterscheiden, weshalb wir im Onboarding gerne mit unseren Best-Practices unterstützen. Eine Option, neben der oben gezeigten Option ist die Gliederung nach Regionen. Einzelne Ebenen können natürlich auch entfallen, wenn es das nicht Bedarf.
Erste Ebene – Tenant Name bzw. ROOT-Ebene – Nur vom caralegal Support bearbeitbar
Der Mandantenname, der systemseitig festgelegt wird, bildet die erste Ebene und sollte der Markenname oder der Name sein, mit dem sich das Unternehmen identifiziert.
Zweite Ebene – Regionen – Erste Ebene, die Sie ändern können
Auf dieser Ebene führen große Unternehmenskunden in der Regel die Regionen auf, in denen sie geschäftlich tätig sind.
Beispiel: EMEA, Nordamerika, Asien (usw.)
Dritte Ebene – Länder
Unter den Regionen unterteilen Kunden ihre Organisationsstruktur häufig weiter nach Ländern.
Beispiel: EMEA könnte Länder wie Deutschland, Frankreich, Spanien usw. enthalten.
Vierte Ebene – Rechtliche Einheiten
Auf dieser Ebene werden die rechtlichen Einheiten innerhalb eines Landes hinzugefügt.
Beispiel: Deutschland könnte folgende Einheiten enthalten: GmbH1, GmbH2, GmbH3 usw.
Fünfte Ebene – Abteilungen
Auf dieser Ebene fügt man die Abteilungen des Kunden hinzu, wie z. B. Personalwesen (HR), Vertrieb (Sales), Finanzen (Finance) usw.
Natürlich können für diese Abteilungen auch Unterabteilungen erstellt werden.