Organisationsstruktur in caralegal
Aus rechtlicher Sicht ist eine Organisationsstruktur nicht zwingend erforderlich. Es würde grundsätzlich ausreichen, wenn Sie den Verantwortlichen für eine Verarbeitungstätigkeit benennen, z. B. caralegal GmbH, und dessen Daten wie Adresse hinterlegen.
Für die sinnvolle Nutzung von caralegal ist eine Organisationsstruktur jedoch sehr hilfreich. Sie ermöglicht unter anderem:
das Filtern nach Organisationseinheiten
das Zuordnen von Usern zu Organisationseinheiten
das Zuordnen von Verarbeitungstätigkeiten (VTs) zu Organisationseinheiten, ggf. auch zu mehreren
ein Zugriffs-, Rechte- und Rollenmanagement (nicht jeder soll alles sehen und bearbeiten können)
den Export von Verarbeitungstätigkeiten bestimmter Organisationseinheiten
die Darstellung von „Gruppen-VTs“, also Verarbeitungstätigkeiten, die z. B. auf Holding- oder Gruppenebene gepflegt werden
die Zuordnung von Verantwortlichkeiten zu Personen oder Abteilungen
Deshalb empfehlen wir eine durchdachte Organisationsstruktur.
Im Rahmen des Kick-Offs unterstützt Sie Ihr Onboarding Management beim initialen Aufbau der Organisationsstruktur.
Unternehmen mit bis zu 5 juristischen Personen
Für kleinere Organisationsstrukturen verfolgen wir in der Regel folgende Ziele:
die Organisationsstruktur so abbilden, wie Sie diese intern gewohnt sind
alle notwendigen Abteilungen oder Einheiten berücksichtigen, die für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten relevant sind
sicherstellen, dass jeder geplante User seiner Abteilung zugeordnet werden kann
Erste Ebene – Tenant Name / ROOT-Ebene
Diese Ebene wird systemseitig festgelegt und kann nur vom caralegal Support bearbeitet werden.
Der Mandantenname bildet die oberste Ebene der Struktur und sollte dem Markennamen oder dem Namen des Unternehmens entsprechen.
Zweite Ebene – Rechtliche Einheiten
Dies ist die erste Ebene, die Sie selbst anpassen können.
Hier werden die juristischen Personen Ihres Unternehmens angelegt.
Auch wenn aktuell nur eine juristische Einheit existiert, empfiehlt es sich, diese Ebene zu nutzen, da eine spätere Expansion sonst eine komplette Anpassung der Organisationsstruktur erforderlich machen würde.
Dritte Ebene (und weitere) – Abteilungen
Auf dieser Ebene werden die Abteilungen des Unternehmens angelegt, zum Beispiel:
Personalwesen (HR)
Vertrieb (Sales)
Finanzen (Finance)
Für diese Abteilungen können bei Bedarf auch Unterabteilungen erstellt werden.
Unternehmen mit mehr als 5 juristischen Personen
Bei größeren Unternehmen kann die Struktur deutlich variieren. Während des Onboardings unterstützen wir Sie mit Best-Practices bei der Strukturierung.
Eine mögliche Variante – zusätzlich zum oben beschriebenen Modell – ist eine Strukturierung nach Regionen. Einzelne Ebenen können dabei auch entfallen, wenn sie nicht benötigt werden.
Erste Ebene – Tenant Name / ROOT-Ebene
Diese Ebene wird systemseitig festgelegt und kann nur vom caralegal Support bearbeitet werden.
Der Mandantenname sollte dem Markennamen oder Unternehmensnamen entsprechen.
Zweite Ebene – Regionen
Auf dieser Ebene listen größere Unternehmen häufig die Regionen, in denen sie tätig sind, zum Beispiel:
EMEA
Nordamerika
Asien
Dritte Ebene – Länder
Innerhalb der Regionen wird die Struktur häufig weiter nach Ländern unterteilt.
Beispiel:
EMEA könnte Länder wie Deutschland, Frankreich oder Spanien enthalten.
Vierte Ebene – Rechtliche Einheiten
Auf dieser Ebene werden die juristischen Personen innerhalb eines Landes angelegt.
Beispiel:
Deutschland könnte Einheiten wie GmbH1, GmbH2 oder GmbH3 enthalten.
Fünfte Ebene – Abteilungen
Auf dieser Ebene werden die Abteilungen des Unternehmens angelegt, z. B.:
Personalwesen (HR)
Vertrieb (Sales)
Finanzen (Finance)
Auch hier können bei Bedarf Unterabteilungen erstellt werden.