Struktura ról w Calamari
W Calamari każda rola określa, do jakich informacji i funkcji w systemie użytkownik ma dostęp. W Calamari występuje pięć głównych ról:
pracownik
bezpośredni przełożony
manager zespołu
manager firmy
administrator
Poniżej opis każdej z ról zaczynając od roli z najmniejszymi uprawnieniami do roli z maksymalnymi uprawnieniami. Możliwe jest przypisanie wszystkich ról jednocześnie jednemu użytkownikowi.
Pracownik
To podstawowa rola w Calamari. Każdy użytkownik systemu otrzymuje ją domyślnie.
Uprawnienia
Moduł Czas Pracy
Rejestrowanie czasu pracy, przerw, projektów (zgodnie z włączonymi metodami rejestrowania czasu pracy przez administratora)
Wgląd we własną ewidencję czasu pracy.
Edycja, tworzenie lub usunięcie wpisu w ewidencji (jeśli według uprawnień pracownicy mogą edytować swoją ewidencję)
Widok listy obecności swojego zespołu lub całej organizacji (w zależności od ustawień w uprawnieniach)
Moduł Nieobecności
Wgląd w swój kalendarz i, opcjonalnie, kalendarz zespołu (jeśli widoczność typów absencji na to pozwala)
Historia swoich wniosków oraz szczegóły swoich wniosków urlopowych.
Podgląd własnych limitów urlopowych.
Moduł Pracownicy
Podgląd danych w swoim profilu (dostęp do pól, które może zobaczyć - zgodnie z konfiguracją dostępu do danych).
Edytowanie pól pracowniczych w swoim profilu (jeśli ustawienia pola pozwalają na edycję danych).
Widok listy pracowników w swojej organizacji (z podstawowymi danymi takimi jak służbowe kanały kontaktu lub podstawowa struktura organizacyjna).
Dostęp do pól pracowniczych innych pracowników, jeśli wg ustawień pola jest ono widoczne dla całej organizacji.
Możliwość tworzenia wlasnych widoków list pracowników (np. filtrowanie po zespole lub stanowisku).
Dostęp do sekcji Praca ze mną w profilach innych pracowników.
Dostęp do informacji o urodzinach innych pracowników na kalendarzu, liście pracowników lub za pomocą powiadomień grupowych (widoczny jest jedynie dzień i miesiąc, bez roku urodzenia)
Dostęp do informacji o rocznicach zatrudnienia innych pracowników na liście pracowników lub za pomocą powiadomień grupowych.
Dostęp do swoich dokumentów (jeśli w ustawieniach katalogu włączona jest opcja Odczyt dla właściciela dokumentu)
Dodawanie kompletnych dokumentów do katalogu (jeśli w ustawieniach katalogu włączona jest opcja Odczyt i zapis dla właściciela dokumentu).
Moduł Ocena Pracy
Dodawanie samooceny.
Dodawanie oceny współpracowniczej (bezpośredni przełożony może przypisać osoby jako recenzentów do oceny współpracowniczej albo użytkownicy mogą zgłosić się sami, jeśli taka opcja jest włączona w konfiguracji procesu oceny).
Podgląd terminów i etapów procesu oceny.
Podgląd oceny końcowej – feedback od bezpośredniego przełożonego.
Personalne ustawienia
Zmiana ustawień profilu: język, format daty i godziny oraz wygląd kalendarza.
Zmiana zdjęcia profilowego.
Zarządzanie personalnymi powiadomieniami.
Zmiana hasła (użytkownik może jedynie zresetować hasło – nie może zmienić e-maila, e-mail może zmienić tylko administrator).
Użytkownicy z rolą zwykłego pracownika nie mają dostępu do sekcji Raporty oraz Konfiguracja.
Bezpośredni przełożony
Rola przeznaczona dla osób nadzorujących konkretnych pracowników. Bezpośredni przełożony ma dostęp do danych swoich bezpośrednich podwładnych i może pełnić funkcję osoby zatwierdzającej wnioski, jeśli tak wskazano w procesie akceptacji.
Jeden użytkownik może być bezpośrednim przełożonym wielu pracowników jednocześnie, natomiast jeden pracownik może mieć tylko jednego bezpośredniego przełożonego.
Bezpośredni przełożony ma też wszystkie uprawnienia, które ma rola Pracownika.
Uprawnienia
Moduł Czas Pracy
Wgląd w ewidencję czasu pracy swoich podwładnych.
Edycja, tworzenie lub usunięcie wpisu w ewidencji w imieniu pracownika (jeśli według uprawnień managerowie mogą edytować ewidencję swoich podwładnych: panel Konfiguracja → Uprawnienia ).
Dostęp do Raportów z modułu Czas Pracy swoich podwładnych (jeśli managerowie moga mieć dostęp do raportów: panel Konfiguracja → Uprawnienia).
Moduł Nieobecności
Składanie wniosków urlopowych oraz o pracę zdalną w imieniu swoich podwładnych.
Dostęp do historii wniosków i szczegółów wniosków swoich podwładnych.
Dostęp do informacji o limitach urlopowych swoich podwładnych.
Moduł Pracownicy
Dostęp do pól pracowniczych swoich podwładnych (jeśli wg ustawień pola jest ono widoczne dla Bezpośredniego przełożonego).
Edytowanie pól pracowniczych w profilach swoich podwładnych (jeśli ustawienia pola pozwalają na edycję danych przez Bezpośredniego przełożonego).
Dostęp do dokumentów swoich bezpośrednich podwładnych (jeśli w ustawieniach katalogu włączona jest opcja Odczyt dla Bezpośredniego przełożonego).
Dodawanie wszystkich kategorii dokumentów do katalogów swoich bezpośrednich podwładnych (jeśli w ustawieniach katalogu włączona jest opcja Odczyt i zapis dla Bezpośredniego przełożonego).
Moduł Ocena Pracy
Dodawanie samooceny.
Dodawanie oceny współpracowniczej (bezpośredni przełożony może przypisać osoby jako recenzentów do oceny współpracowniczej albo użytkownicy mogą zgłosić się sami, jeśli taka opcja jest włączona w konfiguracji procesu oceny).
Przypisywanie podwładnych jako recenzentów w procesie oceny współpracowniczej swoich podwładnych.
Dodawanie oceny końcowej - podsumowanie na podstawie samooceny lub/i oceny współpracowniczej.
Podgląd terminów i etapów procesu oceny.
Podgląd oceny końcowej – feedback od bezpośredniego przełożonego.
Użytkownicy z rolą bezpośredniego managera nie mają dostępu do panelu Konfiguracji.
Manager zespołu
Rola przeznaczona dla osób nadzorujących zespół lub kilka zespołów. Manager zespołu ma dostęp do danych członków swoich zespołów i może pełnić funkcję osoby zatwierdzającej wnioski, jeśli tak wskazano w procesie akceptacji.
Jeden użytkownik może być managerem wielu zespołów jednocześnie. Pracownicy mogą również przynależeć do wielu zespołów naraz.
Manager zespołu ma też wszystkie uprawnienia, które ma rola Pracownika.
Uprawnienia
Moduł Czas Pracy
Wgląd w ewidencję czasu pracy swoich zespołów.
Edycja, tworzenie lub usunięcie wpisu w ewidencji w imieniu pracownika (jeśli według uprawnień managerowie mogą edytować ewidencję swoich podwładnych).
Moduł Nieobecności
Składanie wniosków urlopowych oraz o pracę zdalną w imieniu swoich podwładnych.
Dostęp do historii wniosków i szczegółów wniosków swoich podwładnych.
Dostęp do informacji o limitach urlopowych swoich podwładnych.
Moduł Pracownicy
Dostęp do pól pracowniczych swoich podwładnych (jeśli wg ustawień pola jest ono widoczne dla Managera zespołu).
Edytowanie pól pracowniczych w profilach swoich podwładnych (jeśli ustawienia pola pozwalają na edycję danych przez Managera zespołu).
Dostęp do dokumentów swoich podwładnych (jeśli w ustawieniach katalogu włączona jest opcja Odczyt dla Managera zespołu).
Dodawanie wszystkich kategorii dokumentów do katalogów swoich bezpośrednich podwładnych (jeśli w ustawieniach katalogu włączona jest opcja Odczyt i zapis dla Managera zespołu).
Moduł Ocena Pracy
Dodawanie samooceny.
Dodawanie oceny współpracowniczej (bezpośredni przełożony może przypisać osoby jako recenzentów do oceny współpracowniczej albo użytkownicy mogą zgłosić się sami, jeśli taka opcja jest włączona w konfiguracji procesu oceny).
Podgląd terminów i etapów procesu oceny.
Podgląd oceny końcowej – feedback od bezpośredniego przełożonego.
Użytkownicy z rolą managera zespołu nie mają dostępu do panelu Konfiguracji.
Manager firmy
Manager firmy to rola o najszerszym zakresie wglądu – pozwala przeglądać dane dotyczące całej firmy, bez możliwości zmian konfiguracyjnych.
Ta rola może się sprawdzić dla osób zajmujących się kadrami lub księgowością, które muszą mieć dostęp do informacji o wszystkich pracownikach w firmie.
Manager firmy ma też wszystkie uprawnienia, które ma rola Pracownika.
Uprawnienia
Moduł Czas Pracy
Wgląd w ewidencję czasu pracy wszystkich użytkowników.
Edycja, tworzenie lub usunięcie wpisu w ewidencji w imieniu każdego pracownika (jeśli według uprawnień managerowie mogą edytować ewidencję swoich podwładnych).
Moduł Nieobecności
Składanie wniosków urlopowych oraz o pracę zdalną w imieniu każdego użytkownika.
Dostęp do historii wniosków i szczegółów wniosków swoich podwładnych.
Dostęp do informacji o limitach urlopowych swoich podwładnych.
Moduł Pracownicy
Dostęp do pól pracowniczych wszystkich pracowników (jeśli wg ustawień pola jest ono widoczne dla Managera firmy).
Edytowanie pól pracowniczych w profilach wszystkich pracowników (jeśli ustawienia pola pozwalają na edycję danych przez Managera firmy).
Dostęp do dokumentów wszystkich pracowników (jeśli w ustawieniach katalogu włączona jest opcja Odczyt dla Managera firmy.
Dodawanie wszystkich kategorii dokumentów do katalogów wszystkich pracowników (jeśli w ustawieniach katalogu włączona jest opcja Odczyt i zapis dla Managera firmy).
Moduł Ocena Pracy
Dodawanie samooceny.
Dodawanie oceny współpracowniczej (bezpośredni przełożony może przypisać osoby jako recenzentów do oceny współpracowniczej albo użytkownicy mogą zgłosić się sami, jeśli taka opcja jest włączona w konfiguracji procesu oceny).
Podgląd terminów i etapów procesu oceny.
Podgląd oceny końcowej – feedback od bezpośredniego przełożonego.
Użytkownicy z rolą managera zespołu nie mają dostępu do panelu Konfiguracji.
Administrator
Administrator to osoba zarządzająca całym firmowym kontem Calamari i konfiguracją organizacji. Może być wielu administratorów i każdy z nich posiada ten sam poziom uprawnień.
Administrator ma też wszystkie uprawnienia, które ma rola Pracownika.
Uprawnienia
Moduł Czas Pracy
Wgląd w ewidencję czasu pracy wszystkich użytkowników.
Edycja, tworzenie lub usunięcie wpisu w ewidencji w imieniu każdego pracownika z pominięciem procesu akceptacji (zmiany wprowadzone przez administratora są zatwierdzone automatycznie).
Moduł Nieobecności
Składanie wniosków urlopowych oraz o pracę zdalną w imieniu każdego użytkownika.
Dostęp do historii wniosków i szczegółów wniosków wszystkich pracowników.
Dostęp do informacji o limitach urlopowych wszystkich pracowników.
Możliwość usunięcia wniosków urlopowych wszystkich pracowników.
Konfiguracja typów absencji.
Moduł Pracownicy
Konfiguracja i dostęp do pól pracowniczych wszystkich pracowników.
Dostęp do dokumentów wszystkich pracowników.
Dodawanie wszystkich kategorii dokumentów do katalogów wszystkich pracowników.
Wgląd w audyt zmian na koncie.
Moduł Ocena Pracy
Konfiguracja szablonów procesów ocen w Konfiguracji.
Uruchamianie nowego procesu oceny.
Przypisywanie lub usuwanie pracowników z trwającego procesu oceny.
Zatrzymywanie trwającego procesu oceny.
Usuwanie procesu oceny.
Ogólna konfiguracja konta – wszystkie moduły:
Zarządzanie użytkownikami w systemie (dodawanie, import lub archiwizacja użytkowników, aktualizacja danych w profilu użytkownika, w tym zmiana e-maila).
Konfiguracja struktury orgazniacyjnej (role, uprawnienia, zespoły, stanowiska, rodzaje umów, procesy akceptacji, plany pracy).
Zarządzanie ustawieniami systemowymi (język, powiadomienia grupowe, blokada danych historycznych).
Dostęp do panelu subskrypcji (dodawanie nowych miejsc, wykupienie dodatkowych modułów, zarządzanie danymi rozliczeniowymi, podgląd faktur).
Dodatkowe role
Administrator oceny pracy
Ta rola może zostać przypisana dowolnemu użytkownikowi, niezależnie od jego pozostałych uprawnień – od zwykłego użytkownika po administratora. Celem tej roli jest zapewnienie sprawnego przebiegu procesu ocen w module Ocena Pracy.
Administrator oceny pracy ma dostęp do wglądu we wszystkie informacje zwrotne w trakcie procesu, w tym: samoocenę, ocenę współpracowniczą oraz podsumowanie managerów w ocenie końcowej.
Wskazówka: tę rolę można przypisać przedstawicielom HR, jeśli nie ma potrzeby, aby wszyscy administratorzy konta mieli dostęp do szczegółów ocen.
Akceptujący
Akceptujący to dodatkowy poziom uprawnień, który pozwala wskazanym osobom zatwierdzać lub odrzucać wnioski o nieobecność, pracę zdalną lub wpisy w ewidencji czasu pracy. Akceptującym może być:
bezpośredni przełożony (określony w profilu pracownika)
manager zespołu, do którego należy pracownik
dowolna osoba z listy pracowników
cały zespół pracowników np. zespół HR, Zarząd.
Więcej o procesach akceptacji tutaj: Jak skonfigurować proces akceptacji?
Podsumowanie
Pracownicy rejestrują czas pracy, składają wnioski i widzą własne dane.
Bezpośredni przełożeni, Managerowie zespołów i Managerowie firmy mają wgląd w dane i raporty swoich podwładnych. Dodatkowo mogą wprowadzać zmiany w Ewidencji i wnioskować w imieniu Pracownika.
Administratorzy zarządzają konfiguracją, danymi, raportami, integracjami i subskrypcją.
Funkcje | Pracownik | Przełożony | Manager zespołu | Manager firmy | Admin |
Składanie własnych wniosków urlopowych | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Składanie wniosków w imieniu innych ** | 🚫 | ✅ (podwładni) | ✅ (zespół) | ✅ (wszyscy) | ✅ |
Zatwierdzanie wniosków (jako akceptujący) * | Opcjonalnie | Opcjonalnie | Opcjonalnie | Opcjonalnie | Opcjonalnie |
Podgląd własnej ewidencji czasu pracy | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Podgląd i edycja ewidencji innych pracowników ** | 🚫 | ✅ (podwładni) | ✅ (zespół) | ✅ (wszyscy) | ✅ |
Dostęp do informacji w profilach pracowników *** | ✅ (opcjonalnie) | ✅ (podwładni) | ✅ (zespół) | ✅ (wszyscy) | ✅ |
Edycja informacji w profilu pracownika ** | ✅ (tylko własne) | ✅ (podwładni) | ✅ (zespół) | ✅ (wszyscy) | ✅ |
Dostęp do dokumentów pracowników ** | ✅ (tylko własne) | ✅ (podwładni) | ✅ (zespół) | ✅ (wszyscy) | ✅ |
Dostęp do raportów ** | 🚫 | ✅ (podwładni) | ✅ (zespół) | ✅ (wszyscy) | ✅ |
Konfiguracja konta firmowego i zarządzanie integracjami | 🚫 | 🚫 | 🚫 | 🚫 | ✅ |
Dostęp do panelu subskrypcji | 🚫 | 🚫 | 🚫 | 🚫 | ✅ |
* Funkcja akceptującego wnioski (osoba zatwierdzająca) jest niezależna od ról. Można przypisać dowolnemu użytkownikowi możliwość zatwierdzania wniosków innego pracownika, niezależnie od tego, jaką ma rolę.
** Managerowie mogą edytować lub widzieć informacje swoich podwładnych w zależności od nadanych uprawnień do informacji w Konfiguracja → Uprawnienia, Konfiguracja → Dokumenty lub Konfiguracja → Pola pracowników.
*** Zwykli użytkownicy mogą widzieć pola w profilu innych pracowników w zależności od ustawień widoczności pola w Konfiguracja → Pola pracowników.