Porque centralizar os proprietários faz a diferença
Gerir vários proprietários numa agência não é tarefa fácil. Centralizar toda a informação num único local não é um luxo, mas sim uma necessidade: permite manter o controlo, facilitar a comunicação e gerir contratos e pagamentos sem surpresas. Este artigo explica de forma clara e sistemática como criar um novo proprietário no sistema, quais as vantagens e como tirar o máximo partido das ferramentas disponíveis.
Definições-chave
Intranet de Proprietário: plataforma online que oferece aos proprietários um acesso seguro e personalizado para gerir o seu alojamento, com funcionalidades para consultar reservas e atualizações, e diferentes níveis de acesso e permissões.
Tags: etiquetas que permitem segmentar o envio de emails para grupos específicos de clientes, alojamentos, proprietários ou portais.
Criar um Proprietário
O objetivo de criar um proprietário no sistema é centralizar e organizar a informação da pessoa ou empresa que detém os alojamentos geridos pela agência. Ao registar um proprietário, pode:
Guardar os seus dados de contacto e fiscais num só local.
Definir permissões de acesso à intranet de proprietário.
Facilitar a gestão de contratos, liquidações e faturação.
Classificar cada proprietário usando tags para uma gestão mais eficiente.
Ou seja, criar um proprietário significa construir um ponto único de controlo que liga dados, contratos, pagamentos e comunicação dentro do sistema.
Destina-se a:
Agências de alojamento local com vários proprietários.
Gestores de propriedades que precisam de centralizar dados.
Equipas administrativas responsáveis por faturação e comunicação.
Como criar um novo proprietário
Siga estes passos para criar um registo completo:
1. No menu lateral do VRMS, aceda a um dos seguintes caminhos:
Vá a
Proprietários → Lista de Proprietários. Clique em "Criar" na interface.Vá a Alojamentos → Lista de Alojamentos. Selecione o alojamento pretendido para abrir a Ficha do Alojamento. Depois, clique em "Editar" e, no campo Proprietário, selecione "Novo".
Com qualquer uma das opções (a ou b), o registo do proprietário abrirá num novo ecrã.
2. Preencha os campos obrigatórios com os dados do proprietário. Dê especial atenção aos seguintes dados:
Nome e apelido.
Idioma (determina o idioma de comunicação com o proprietário, por exemplo, ao enviar modelos).
Email válido (para receber e enviar comunicações).
Número de telefone.
Dados contabilísticos (serão considerados em caso de emissão de faturas).
3. Se utiliza ou pretende utilizar a intranet de proprietário, configure o acesso e atribua as permissões correspondentes.
4. Opcionalmente, atribua tags para categorizar o proprietário, como "VIP", "Problemático" ou "Especial".
Lista de Proprietários
A lista de proprietários centraliza os dados de contacto e fiscais de todos os proprietários que colaboram com a sua agência.
Para que serve?
Gerir contratos, liquidações e faturação.
Dar acesso à Intranet com permissões específicas.
Acesso
Caminho: Início → Proprietários → Lista de Proprietários
O que pode fazer a partir daqui?
Criar um novo proprietário.
Exportar a lista em Excel ou CSV.
Filtrar proprietários usando tags.
Exportação da Lista
O sistema permite extrair a informação para trabalhar fora da plataforma:
Excel: dados em colunas, útil para tabelas dinâmicas.
CSV: formato simples para importar noutros sistemas.
Isto é prático para partilhar informação com administração ou contabilidade, gerar relatórios personalizados e analisar dados em folhas de cálculo externas.
Seguindo este guia, poderá criar proprietários na Avantio de forma completa e organizada, centralizando os dados de contacto e fiscais.
Além disso, pode atribuir permissões, classificar com tags e exportar listas, garantindo uma gestão centralizada, segura e eficiente para a sua agência.
Perguntas Frequentes
Posso criar vários proprietários de uma só vez?
Posso criar vários proprietários de uma só vez?
Não, cada proprietário deve ser registado individualmente para garantir a exatidão dos dados e das permissões.
O que acontece se não atribuir uma tag?
O que acontece se não atribuir uma tag?
Não poderá segmentar o proprietário nem utilizar certas ações automáticas ou filtros.
Como atualizo as permissões de um proprietário já criado?
Como atualizo as permissões de um proprietário já criado?
Aceda à lista de proprietários, selecione o registo e modifique as permissões na Intranet.
Posso exportar apenas alguns proprietários?
Posso exportar apenas alguns proprietários?
Sim, utilize tags ou filtros de estado para selecionar os registos antes de exportar.
É obrigatório dar acesso à Intranet?
É obrigatório dar acesso à Intranet?
Não é obrigatório; no entanto, sem acesso, o proprietário não poderá consultar informações importantes como reservas, faturação ou estatísticas. Ativar esta ferramenta minimiza contactos diretos, otimizando a gestão e comunicação.