Commencez à configurer votre hébergement

Démarrer la gestion de vos propriétés peut sembler impressionnant, mais il s’agit en réalité de construire la structure de votre activité. Une base solide vous permettra de croître sans complications.

Avec le VRMS d’Avantio, vous pouvez enregistrer chaque détail de manière intuitive jusqu’à ce que votre hébergement soit prêt à recevoir des réservations et à fonctionner au quotidien.

Les éléments essentiels pour identifier votre propriété

Tout commence par la base : donner un nom à votre hébergement. Celui-ci peut être interne (un code que seul votre équipe reconnaît) ou plus descriptif, afin d’attirer les voyageurs sur votre site web.

Par exemple, « Villa del Mar » évoque la détente, tandis que « Apt-001 » facilite la gestion d’un inventaire.

Le système génère automatiquement un ID unique à six chiffres (par exemple : 464127). Cela vous permet de rechercher vos propriétés par ID ou par nom dans des listes longues, évitant ainsi les confusions.

Conseil utile
Choisissez des noms qui reflètent l’esprit du lieu : ils facilitent les recherches et apportent une touche personnelle lors du partage d’annonces avec vos clients.

Définissez la classe, le type et le regroupement

Ensuite, sélectionnez la classe de l’hébergement (par exemple : maison, appartement, villa) via le menu déroulant.

Ces catégories correspondent à celles des portails tels qu’Airbnb ou Booking, garantissant une synchronisation fluide.

Puis, assignez un bâtiment ou un lotissement pour regrouper plusieurs propriétés. Si vous gérez plusieurs logements dans le même complexe, ce regroupement vous fera gagner du temps lors des recherches.

Définissez également le type, qui indique le nombre maximal de personnes que l’hébergement peut accueillir. Plus tard, dans les caractéristiques principales, vous préciserez la capacité réelle ; ici, il s’agit uniquement de la capacité de base.

Attention aux détails
Si vous gérez des logements répartis sur de grandes zones géographiques, créez des lotissements pour chaque région (par exemple : « Côte Nord »). Cela vous aidera à visualiser les tendances d’occupation et à planifier la maintenance.

Attribuez un propriétaire et finalisez les réglages

Chaque hébergement doit avoir un propriétaire principal assigné, car cela impacte directement les modules de comptabilité, de liquidations et l’accès au portail des propriétaires.

Sans propriétaire défini, certaines fonctions seront bloquées et vous devrez corriger les données plus tard.

Vous pouvez sélectionner un propriétaire existant ou en créer un nouveau. Il existe également un champ pour un copropriétaire, mais il s’agit uniquement d’une note interne : il n’a pas d’accès ni de rôle actif.

Concernant l’état de propreté, vous pouvez le modifier manuellement dans la fiche du logement, bien qu’il existe aussi une configuration générale pour automatiser ce processus.

Enfin, cochez le certificat énergétique, un détail qui valorise votre bien dans les listes écologiques.

Bonnes pratiques
Créez la fiche du propriétaire avant de l’assigner à un logement. Évitez les précipitations qui pourraient entraîner des erreurs dans les données fiscales ou de contact.

Guide pas à pas pour enregistrer la première partie d’un nouvel hébergement

Même si l’interface vous guide, cette séquence vous aidera à ne rien oublier :

Accédez à Hébergements et cliquez sur Créer.
Saisissez le nom et vérifiez l’ID généré automatiquement.
Choisissez la classe (maison, appartement, etc.).
Assignez le bâtiment ou lotissement pour le regroupement.
Définissez le type selon le nombre maximum d’occupants.
Sélectionnez le propriétaire dans la liste ou créez-en un nouveau, puis ajoutez un copropriétaire si nécessaire.
Ajustez l’état de propreté et le certificat énergétique.
Enregistrez et vérifiez la fiche du logement.

En quelques minutes, votre hébergement commence à prendre forme.

Après ces réglages, trois nouveaux champs apparaîtront : deux zones de texte libre et un champ de sélection.

Dans Notes supplémentaires, vous pouvez ajouter des précisions, instructions ou informations utiles au voyageur. Ce champ peut être modifié ultérieurement dans vos modèles de documents.

Une fois la configuration terminée, vous aurez une vision claire de votre portefeuille grâce à des filtres qui facilitent votre travail quotidien.

Ensuite, définissez les caractéristiques principales pour affiner la capacité et augmenter vos réservations.

Les notes internes servent à consigner des informations utiles pour l’équipe, tandis que le champ tags permet d’ajouter ou de créer des étiquettes.

Évitez les doublons pour ne pas générer de confusion.

Foire aux questions

Pourquoi faut-il obligatoirement assigner un propriétaire ?

Parce qu’il est essentiel pour les modules de comptabilité et de liquidations. Sans propriétaire, vous ne pourrez pas traiter les paiements ni générer de rapports complets, ce qui pourrait retarder vos opérations.

Quelle est la différence entre classe et type d’hébergement ?

La classe décrit la catégorie (maison, villa, appartement), tandis que le type se réfère à la capacité d’accueil. Les ajustements précis de l’occupation se définissent ensuite dans les caractéristiques principales.

Puis-je modifier l’ID généré automatiquement ?

Non. Il est unique et créé par le système pour chaque propriété. Utilisez-le avec le nom pour effectuer des recherches rapides.

Le copropriétaire a-t-il accès aux informations ?

Non. C’est uniquement une note interne. Seul le propriétaire principal a accès au portail et aux informations financières ou contractuelles.