Coordonnez fournisseurs et employés depuis un seul module avec contrôle et agilité

Gérer une équipe mixte de fournisseurs externes et de personnel interne peut être complexe sans un système adéquat. Le Gestionnaire d'Opérations simplifie cette tâche en apportant contrôle et agilité dans la gestion quotidienne, réduisant les incidents, améliorant la collaboration et garantissant que tout avance sans besoin de supervision constante.

Explorez le module du Gestionnaire d'Opérations

La configuration initiale est intuitive. Pour commencer, accédez à VRMS et entrez dans la section «Opérations». À partir de là, il est conseillé d'explorer ses différents volets : de l'accès du responsable à la liste des tâches, en passant par les notifications spécifiques, pour tirer le meilleur parti du module.

En ouvrant la section, vous verrez toutes les opérations et incidents programmés pour la journée, fonctionnant comme un hub central qui réunit à la fois des tâches automatiques et manuelles.

Les informations visibles incluent :

Nom de la tâche ou opération : cela peut être un service extra ou une tâche manuelle.
Responsable : fournisseur externe ou employé avec accès au VRMS.
Logement associé : si applicable.
Numéro de réservation : si applicable.
État : réalisé ou en attente.

De cette manière, vous accédez à une vision intégrale sans investir de temps dans des détails inutiles.

Le module permet également la création automatique de tâches pour services ou extras, ainsi que la gestion d'incidents manuels.

Avantages clés

Le système permet :

D'attacher des informations aux tâches.
De les associer à un logement spécifique ou de les maintenir comme générales.
D'assigner des responsables, qu'ils soient utilisateurs internes du VRMS ou fournisseurs externes avec accès habilité.

L'interface est totalement responsive, s'adaptant aux mobiles et tablettes. De plus, les filtres permettent de créer des vues personnalisées et de les enregistrer pour des accès futurs.

Conseil utile

Profitez des filtres pour générer des vues personnalisées et enregistrez-les pour y accéder rapidement à l'avenir.

Vue liste

Sélectionnez le bouton vue liste . En le faisant, toutes les opérations et incidents programmés pour aujourd'hui s'afficheront immédiatement, avec l'option de consulter également ceux de demain ou des 7 prochains jours. Dans cette vue, les informations suivantes sont présentées :

Nom de la tâche ou opération (cela peut être celui d'un extra ou d'une tâche créée manuellement).
Personne responsable (fournisseur ou employé avec accès comme utilisateur dans VRMS).
Logement (si applicable).
Numéro de réservation (si applicable).
État de la tâche ou opération (réalisé/en attente).

Les tâches peuvent être gérées individuellement ou en bloc. Pour cela, sélectionnez la date et les tâches correspondantes et cliquez sur «Plus d'actions». De là, vous pourrez :

Éditer les détails de chaque tâche.
Configurer des extras gérables.
Supprimer des tâches inutiles.
Exporter les informations en CSV, Excel ou PDF.

Attention aux détails

Lors de l'exportation, vérifiez que les filtres appliqués se reflètent dans le fichier pour éviter d'inclure des données non désirées.

Vue Planning : une perspective calendrisée

Pour changer la visualisation, appuyez sur le bouton vue Planning . Cette option complète la liste en montrant les tâches par logement et jour, ainsi que les réservations. Il s'agit d'un calendrier visuel qui facilite la détection de possibles conflits ou lacunes dans la planification.

Dans cette vue, vous pouvez :

Consulter les détails des réservations ou logements d'un simple clic.
Voir les données essentielles de chaque tâche directement dans le calendrier.
Créer de nouvelles tâches à partir d'un jour spécifique.
Faire glisser les tâches horizontalement pour modifier leur date.

Bonnes pratiques

Intégrez cette vue dans votre routine hebdomadaire pour équilibrer les charges de travail et réduire les reprogrammations manuelles.

Comment créer une tâche dans le Planning

Accédez à la vue Planning dans le module «Opérations».
Localisez le logement et le jour souhaité dans le calendrier.
Cliquez sur la cellule correspondante.
Complétez les détails : nom, responsable et description brève.
Enregistrez la tâche et vérifiez son apparition dans la liste générale.

Erreurs fréquentes

Ne pas assigner un responsable : la tâche restera orpheline et sans notifications automatiques. Vérifiez toujours l'assignation avant d'enregistrer.
Ne pas tester le flux de notifications : comme pratique recommandée, connectez-vous en tant que responsable et créez une tâche de test pour vous familiariser avec le système.

Le Gestionnaire d'Opérations centralise et organise les tâches des fournisseurs et employés, offrant contrôle, flexibilité et efficacité.

Avec ce module, vous gérez à la fois les opérations programmées et les imprévus, en maintenant une vision claire et simplifiée de votre opération quotidienne.

Questions fréquentes

Puis-je créer des tâches sans les associer à un hébergement ?

Oui. C'est utile pour des opérations générales comme les inventaires. Lors de la création manuelle de la tâche, sélectionnez l'option correspondante pour la garder indépendante.

Comment les changements dans les tâches sont-ils notifiés ?

De manière automatique, par e-mail ou dans la cloche de notifications du VRMS. Les fournisseurs et les employés reçoivent des alertes immédiates.

Est-il nécessaire de donner accès aux fournisseurs externes ?

Oui, si vous souhaitez leur assigner des responsabilités. Configurez leurs permissions dans la section des fournisseurs pour garantir un flux de travail sans interruptions.

Le module fonctionne-t-il sur les appareils mobiles ?

Oui, il est totalement responsive. Il permet d'accéder depuis n'importe quel appareil sans perdre de fonctionnalités, idéal pour les opérations sur le terrain.

Gestionnaire d'Opérations dans VRMS : centralisez et contrôlez vos opérations quotidiennes