Por qué centralizar propietarios marca la diferencia
Gestionar varios propietarios en una agencia no es tarea sencilla. Centralizar toda la información en un solo lugar no es un lujo, sino una necesidad: permite mantener el control, facilitar la comunicación y administrar contratos y pagos sin sorpresas. Este artículo explica de manera clara y ordenada cómo crear un nuevo propietario en el sistema, qué ventajas ofrece y cómo aprovechar al máximo las herramientas disponibles.
Definiciones clave
Intranet de propietarios: plataforma en línea que brinda a los propietarios acceso seguro y personalizado para gestionar su alojamiento, con funciones de consulta y actualización de reservas, y distintos niveles de acceso y permisos.
Tags: etiquetas que permiten segmentar envíos de correos a grupos específicos de clientes, alojamientos, propietarios o portales.
Crear un propietario
El objetivo de crear un propietario en el sistema es centralizar y organizar la información de la persona o empresa que posee alojamientos gestionados por la agencia. Al dar de alta un propietario podrás:
Guardar sus datos de contacto y fiscales en un único lugar.
Definir permisos de acceso a la intranet de propietarios.
Facilitar la gestión de contratos, liquidaciones y facturación.
Clasificar a cada propietario mediante etiquetas para una gestión más ágil.
En otras palabras, crear un propietario significa construir un punto de control único que conecta datos, contratos, pagos y comunicación dentro del sistema.
Está dirigido a:
Agencias de alquiler vacacional con múltiples propietarios.
Gestores de propiedades que necesitan centralizar datos.
Equipos administrativos encargados de facturación y comunicación.
Cómo crear un nuevo propietario
Sigue estos pasos para generar un registro completo:
1. En el menú lateral del VRMS, accede a una de las siguientes rutas:
Ve a
Propietarios → Listado de propietarios. Haz clic en «Crear» dentro de la interfaz.Ve a
Alojamientos → Listado de alojamientos. Selecciona el alojamiento deseado para abrir la Ficha de alojamiento. Luego, haz clic en «Editar» y en el campo Propietario, selecciona «Nuevo».
Con cualquiera de las dos opciones (a o b), se abrirá la ficha del propietario en una nueva pantalla.
2. Completa los campos solicitados con la información del propietario. Presta especial atención a los siguientes datos:
Nombre y apellido.
Idioma (éste determina el idioma de comunicación con el propietario, por ejemplo, al enviar plantillas).
Correo electrónico válido (para recibir y enviar comunicaciones).
Teléfono.
Datos contables (esto se tendrán en cuanta en caso de emitir facturas).
3. Si utilizas o deseas utilizar la intranet del propietario, configura el acceso y otorga los permisos correspondientes.
4. Opcionalmente, asigna tags para categorizar al propietario, como «VIP», «Conflictivo» o «Especial».
Lista de propietarios
La lista de propietarios centraliza la información de contacto y fiscal de todos los propietarios que colaboran con tu agencia.
¿Para qué sirve?
Gestionar contratos, liquidaciones y facturación.
Dar acceso a la Intranet con permisos específicos.
Acceso
Ruta: Inicio → Propietarios → Lista de propietarios
¿Qué se puede hacer desde allí?
Crear un nuevo propietario.
Exportar la lista en Excel o CSV.
Filtrar propietarios mediante etiquetas.
Exportación del listado
El sistema permite extraer la información para trabajar fuera de la plataforma:
Excel: datos en columnas, útiles para tablas dinámicas.
CSV: formato sencillo de importar a otros sistemas.
Esto resulta práctico para compartir información con administración o contabilidad, generar reportes personalizados y analizar datos en hojas de cálculo externas.
Seguir esta guía te permitirá crear propietarios en Avantio de manera completa y organizada, centralizando datos de contacto y fiscales.
Además, podrás asignar permisos, clasificar mediante etiquetas y exportar listados, asegurando una gestión centralizada, segura y eficiente para tu agencia.
Preguntas frecuentes
¿Puedo crear varios propietarios a la vez?
¿Puedo crear varios propietarios a la vez?
No, cada propietario debe registrarse individualmente para garantizar la corrección de la información y permisos.
¿Qué pasa si no asigno un tag?
¿Qué pasa si no asigno un tag?
No podrás segmentar al propietario ni usar ciertas acciones automáticas o filtros.
¿Cómo actualizo los permisos de un propietario ya creado?
¿Cómo actualizo los permisos de un propietario ya creado?
Accede a la lista de propietarios, selecciona el registro y modifica los permisos en la Intranet.
¿Puedo exportar solo algunos propietarios?
¿Puedo exportar solo algunos propietarios?
Sí, utiliza filtros de tags o estado para seleccionar los registros antes de exportar.
¿Es obligatorio dar acceso a la Intranet?
¿Es obligatorio dar acceso a la Intranet?
No es obligatorio; sin embargo, sin acceso el propietario no podrá consultar información clave como reservas, facturación o estadísticas. Al habilitar esta herramienta, se reducen al mínimo los contactos directos, optimizando la gestión y la comunicación.