👮♂️ Cet article s'adresse aux utilisateurs GP ou RH.
Présentation générale
Les individus et les contrats
Pour pouvoir gérer les absences d'une entreprise, vous devez tout d'abord créer des fiches salariées (individu et contrat) dans le dossier de paie correspondant.
Pour accéder au dossier de paie dans l'application production, vous devez avoir accès à l'application production.
Visualiser les absences et les événements
Dans le menu Planning, vous retrouvez l'ensemble des absences de toutes les équipes de la société.
Tous les contrats actifs de la société sont affichés. Les absences d'un individu sont gérées par contrat.
Un filtre permet d'afficher uniquement les salariés et / ou équipes souhaités, sur l'image ci-dessus, la page est filtré sur l'équipe de Rouen.
Le bouton aujourd'hui permet de retourner directement sur la période du jour.
Les flèches permettent de naviguer de périodes en périodes.
On peut ici sélectionner l'année et la durée de la période que l'on souhaite afficher, on a le choix entre des périodes de 2 mois, 1 mois ou 1 semaine.
Un système de recherche permet de chercher rapidement un salarié précis.
Les cellules grisées correspondent aux jours non travaillés des salariés.
Les cellules rouges correspondent aux jours fériés des salariés.
La date du jour est indiquée en gras, soulignée.
Les différents types d'absences
Portail RH permet de gérer un grand nombre de types d'absences. Vous retrouvez toutes les absences disponibles dans le menu Mise à disposition des absences.
Vous devez choisir les absences que vous souhaitez utiliser.
voir l'article : "Choisir les absences à utiliser"
Les événements
Contrairement aux absences, les événements n'ont pas d'impact en paye (Ex: Restaurant, télétravail, déplacement, …). Les événements sont aussi soumis au workflow de validation mais ne seront jamais transmis au GP dans le module navette ou envoyés en paie.
Le workflow de validation des absences
Une fois créée, une absence (ou un événement) est soumis au workflow de validation. Pour être envoyé en paie, l'absence suit le workflow décrit dans l'article suivant.
voir l'article : "Le workflow de validation des absences"
Toute absence créée passe au statut en attente et doit être validée dans l'écran de validation des demandes.
voir l'article : "Valider les demandes d'absences"
La transmission des absences au gestionnaire de paie
Toute absence créée passe au statut en attente et doit être validée dans l'écran de validation des demandes.
voir l'article : "Valider les demandes d'absences"
L'envoi des absences en paie
Toute absence créée passe au statut en attente et doit être validée dans l'écran de validation des demandes.
voir l'article : "Valider les demandes d'absences"
Saisir, modifier ou supprimer une absence
Créer une absence
Depuis le planning, vous pouvez saisir une absence ou un événement de deux manières différentes :
Directement depuis le planning
1. Cliquer une fois sur la date de début directement sur le planning.
2. Déplacer votre souris et cliquer sur la date de fin de l'absence.
3. Le volet latéral de création d'une absence/événement s'ouvre alors prérempli avec le contrat et les dates que vous avez sélectionnés.
4. Si besoin, vous pouvez modifier le maintien de l'absence (en fonction du paramétrage effectué sur le dossier dans Paramètres > Mise à disposition des absences)
5. Dans le cas d'un arrêt maladie, vous pouvez aussi choisir s'il s'agit d'une prolongation et si l'arrêt est subrogé ou non.
6. Malgré une sélection préremplie, vous pouvez modifier les dates et les périodes de début et fin de l'absence.
7. La durée de l'absence est calculée automatiquement. Si besoin, vous pouvez la modifier. En cas de modification, l'application ne fait aucun contrôle de cohérence.
8. Ajouter un commentaire qui sera visible sur le bulletin du salarié.
9. Dans le cas de certaines absences, il est possible d'ajouter un justificatif. L'ajout d'un justificatif est optionnel. Il sera stocké et accessible depuis l'application Documents ou depuis la section Gestion du personnel > Salarié > Documents.
10. Enregistrer l'absence.
En utilisant le bouton "nouvelle demande"
1. Depuis le bouton "+ Nouvelle demande". Le même formulaire s'ouvre.
2. Vous devez sélectionner le contrat sur lequel poser l'absence (ou l'événement).
La liste propose toutes les absences et tous les événements modélisés disponibles pour le contrat sélectionné. Si le contrat est en heure, les absences et les événements qui ne concernent que les contrats en jours ne seront alors pas proposés. |
3. Sélectionner le maintien de l'absence
4. Pour les arrêts maladies, vous pouvez choisir si l'absence est une prolongation d'une absence précédente.
5. Pour les arrêts maladies, vous pouvez choisir si l'absence est subrogée ou non.
6. Sélectionner la date de début et de fin de l'absence ou de l'événement ainsi que la période (matin ou après-midi) si besoin.
7. La durée de l'absence est calculée automatiquement. Si besoin, vous pouvez la modifier. En cas de modification, l'application ne fait aucun contrôle de cohérence.
8. Ajouter un commentaire qui sera visible sur le bulletin du salarié.
9. Dans le cas de certaines absences, il est possible d'ajouter un justificatif. L'ajout d'un justificatif est optionnel. Il sera stocké et accessible depuis l'application Documents ou depuis la section Gestion du personnel > Salarié > Documents.
10. Enregistrer l'absence.
Poser une absence pour plusieurs salariés à la fois
1. Vous pouvez sélectionner saisie multiple, ou revenir vers saisie simple en fonction de votre besoin.
2. Vous devez choisir tout d'abord une absence parmi celles disponibles pour cette entreprise (la liste des absences disponibles est modifiable dans le menu Paramètres > Mise à disposition des absences).
3. Choisissez ensuite les salariés sur lesquels vous voulez appliquer l'absence choisie. Seuls les salariés avec un type de salaire en adéquation avec l'absence choisie vous seront proposés. Ces salariés sont triés par équipe.
4. Il est également possible de cocher ou décocher la case maintenue si celle-ci n'est pas désactivée.
5. Sélectionner la date de début et de fin de l'absence ou de l'événement.
6. Sélectionner la période (matin ou après-midi) si besoin.
7. Vous pouvez ajouter un commentaire bulletin à l'absence. Il s'appliquera à tous les salariés sélectionnés.
8. Enregistrer l'absence.
Modifier une absence (ou un événement)
Pour modifier une absence, cliquez dessus depuis le planning. Le volet latéral s'ouvre et la modification est possible en fonction du statut de l'absence et de votre rôle.
voir l'article : "Les actions possibles en fonction du statut d'une absence"
cf. Les actions possibles en fonction des statuts des absences
Supprimer une absence (ou événement)
La suppression n'est possible que par l'utilisateur qui a créé l'absence et seulement pour les absences au statut en attente. Dans ce cas-là, l'absence est définitivement supprimée.
Annuler une absence (ou événement)
Dans les autres cas, l'absence peut être annulée. Une absence "annulée" n'est plus affichée sur le planning, mais elle peut être consultée dans le journal des absences.
En tant que GP
En tant que GP
Le GP peut annuler n'importe quelle demande, même envoyée en paie. Les salariés impactés seront notifiés via leur flux d'activité.
En cas d'annulation d'une absence envoyée en paie, on notera que l'absence n'est pas supprimée du bulletin automatiquement.
En tant que RH
En tant que RH
Un RH peut effectuer une demande d'annulation sur les absences au statut envoyée en paie.
Si l'absence est à un autre statut, le RH peut l'annuler directement sans passer par le workflow. Les salariés impactés seront notifiés via leur flux d'activité.
Valider ou refuser les demandes d'annulation de vos salariés
Dans certains cas, un workflow de validation des demandes d'annulation se met en place. Vous devez alors, en tant que manager, RH ou GP, valider ou refuser la demande d'annulation effectuée par un utilisateur.
Cas d'une absence qui ne peut être ni supprimée, ni annulée
Si l'absence a été créée par un autre utilisateur et qu'elle est en attente, en tant que GP ou RH, vous ne pourrez pas la supprimer ou l'annuler. Vous devez accéder au menu de validation des demandes et accepter ou refuser la demande d'absence.
La plupart des absences de l'application autorisent la gestion des pièces justificatives. N'importe quel utilisateur qui crée une absence peut ajouter une pièce justificative.
Les utilisateurs qui ont accès à l'absence peuvent ensuite consulter la pièce justificative jointe.
Lorsqu'une absence avec une PJ est en attente de validation, manager, RH ou GP peuvent consulter la pièce justificative et valider l'absence.
