Konkurrensutsättningsintegration underlättar och automatiserar utnyttjandet av uppgifter om konkurrensutsättningar vid upprättandet och hanteringen av kontrakt.
Ett typiskt första steg är att foga kontraktsutkast till anbudsinfordran (1–3)
I Cloudia Konkurrensutsättning kan man utifrån en halvfärdig anbudsinfordran automatiskt skapa en kontraktshelhet i Cloudia Kontrakt. Denna kontraktshelhet länkas automatiskt till konkurrensutsättningen i Cloudia Konkurrensutsättning. I Cloudia Kontrakt upprättar man ett strukturerat kontraktsutkast som ansluts till anbudsbegäran. Kontraktsutkastet i Cloudia Konkurrensutsättning syns automatiskt som bilaga till anbudsinfordran.
Konkurrensutsättning (4)
Den egentliga konkurrensutsättningen sköts normalt som valt upphandlingsförfarande i Cloudia Konkurrensutsättning. Anbudsgivare kan granska kontraktsutkastet som fogats till anbudsinfordran i Anbudstjänsten. När konkurrensutsättningen är klar och upphandlingsbeslutet fattat uppdateras uppgifterna om konkurrensutsättningen automtiskt från Cloudia Konkurrensutsättning till konkurrensutsättningens kontraktshelhet i Cloudia Kontrakt.
Upprättande av kontrakt för valda leverantörer (5)
För leverantörer som valts i konkurrensutsättningen upprättas kontrakt i Cloudia Kontrakt. Om endast en leverantör valts väljs denna leverantörs anbud och kontraktsmall. Om flera leverantörer valdes väljer man först ett önskat anbud, vars kontrakt upprättas först.
Normalt använder man ett tidigare kontraktsutkast som fogats till anbudsinfordran som kontraktsmall. Alternativt kan man använda en kontraktsmall i Cloudia Kontrakt, ett tidigare kontrakt eller upprätta kontraktet från början. Om flera leverantörer valts i konkurrensutsättningen kan man använda kontraktet för den första leverantören som mall för följande kontrakt.
Kontraktet har förhandsifyllda uppgifter om konkurrensutsättningen och leverantören. I kontraktets strukturerade kontraktspunkter (kontraktets innehåll) kan man plocka in enskilda uppgifter från anbudsinfordran, upphandlingsbeslutet och leverantörens anbud. Dessutom kan man till kontraktet foga handlingar från anbudsinfordran och anbud.
Likaså kan alla eller valda strukturellt konkurrensutsatta objektsgrupper och upphandlingsobjekt samt anbudsgivarens priser anslutas till kontraktet. Även relaterade kriteriefrågor och anbudsgivarens svar på dem kan användas. Av produktuppgifterna som anslutits till kontraktet kan man skapa en separat produktbilaga i Excel- eller PDF-format.
Publicering av kontrakt (6)
När leverantörernas kontrakt har upprättats publiceras de i allmänhet för beställare och kunder i Cloudia Dashboard (om den är tillgänglig för organisationerna). I Dashboard kan man också publicera produktinformation som anslutits till kontraktet.
Kontraktsperiodens livscykel och ny konkurrensutsättning (7–8)
Under kontraktsperiodens livscykel sparas uppgifter som utnyttjas senare i Cloudia Kontrakt. Exempel på dessa uppgifter är reklamationer, ändringar och anteckningar om uppföljningsobjekt. Man kan skapa påminnelser för kontrakt. De aktiveras i god tid före kontraktsperiodens slut och påminner om att beredningen av en eventuell ny konkurrensutsättning borde påbörjas. Historiska uppgifter i Cloudia Kontrakt utgör viktig bakgrundsinformation i planeringen av en ny konkurrensutsättning.
Upphandlingsintegration
Upprättande av kontraktsutkast och överföring till anbudsinfordran
Man kan skapa ett eller flera kontraktsutkast och foga dem till anbudsinfordran (Allmänt fas 1–3).
Foga kontraktsutkast till anbudsinfordran:
Kontraktshelheten i Cloudia Konkurrensutsättning uppdateras som kontraktshelhet i Cloudia Kontrakt
Upprätta ett kontraktsutkast i Cloudia Kontrakt och skicka det till Konkurrensutsättning
Kontraktsutkastet visas på fliken Bilagor och länkar i Konkurrensutsättningssystemet.
OBS! Om du inte vill etablera en kontraktshelhet i detta skede, då anbudsinfordran är halvfärdig eller du inte vill foga kontraktsutkastet till anbudsinfordran, kan du gå direkt till avsnittet "Upprättande av upphandlingskontrakt i Cloudia Kontrakt".
Kontraktshelheten i Cloudia Konkurrensutsättning uppdateras som kontraktshelhet i Cloudia Kontrakt
Välj anbudsinfordran som uppdateras i Cloudia Kontrakt från Cloudia Konkurrensutsättning.
Välj ”Skapa kontraktshelheten i Cloudia Kontrakt”.
Denna åtgärd överför och uppdaterar uppgifterna om konkurrensutsättningen i Cloudia Kontrakt och skapar en kontraktshelhet. Överföringen kan inte ångras, men den kan repeteras i syfte att uppdatera uppgifterna.
Kontraktshelheten kan raderas i Cloudia Kontrakt.
Åtgärden kräver användarnamn och lösenord för Cloudia Kontrakt. Fyll i identifieringsuppgifterna och klicka på ”Skicka”. OBS! Om organisationen har AD-inloggning i Cloudia Kontrakt ska man använda överföringskoderna. Överföringskoden är Cloudia Kontrakts interna användarnamn, som administratören ska skapa för den valda enheten i användaradministrationen.
Efter uppdateringen finns kontraktshelheten på kontraktshelhetslistan i Cloudia Kontrakt.
Uppgifter som överförs automatiskt från anbudsinfordran till kontraktshelheten
Grunduppgifter:
Kontraktshelhetens namn = Upphandlingens namn
Beskrivning av kontraktshelheten = Beskrivning av upphandlingen
Kontraktshelhetens nummer = Upphandlingens ID eller referensnummer
Kontraktshelhetens period = Upphandlingens giltighetstid
Datum (överförs från punkten ”upphandlingens giltighetstid”)
om bägge datumen har fastställts = tidsbunden
om endast startdatum har fastställts = gäller tills vidare
Ansvariga och användare:
Organisation = Organisationen för användaren som loggat in i Cloudia Kontrakt
Ansvarig för kontraktshelheten = Användaren som loggat in i Cloudia Kontrakt
Värde:
Estimerat totalt värde = Exakt värde eller prisintervall
Estimerat värde
Om endast nedre värde har fastställts importeras det
Om bägge värdena har fastställts importeras det högre värdet
Organisationens alla användare har läsrättigheter.
OBS! Man kan fortsätta att redigera anbudsinfordran och ändringarna kan vid behov uppdateras i kontraktshelheten i Cloudia Kontrakt. Även konkurrensutsättningsprocessen slutförs normalt ända till delgivningen av upphandlingsbeslutet.
Uppdatera kontraktshelheten i Cloudia Kontrakt:
Uppdatera kontraktshelheten i Cloudia Kontrakt
Om konkurrensutsättningen redan finns som kontraktshelhet i Cloudia Kontrakt uppdaterar denna åtgärd uppgifterna om kontraktshelheten.
Upprätta ett kontraktsutkast i Cloudia Kontrakt och skicka det till Konkurrensutsättning
Välj kontraktsutkast som ska skickas under kontraktshelheten eller på listan över kontrakt
Välj "Skicka till konkurrensutsättning"
Åtgärden kräver användarnamn och lösenord för Cloudia Konkurrensutsättning.
Fyll i identifieringsuppgifterna och klicka på ”OK”
Kontraktsutkastet visas på fliken Bilagor och länkar i Cloudia Konkurrensutsättning.
Kontraktsutkastet visas som PDF på fliken "Bilagor och länkar" i anbudsinfordran. Även "Bilagor till kontraktet" överförs till laddade bilagor.
Upphandlingskontrakt i Cloudia Kontrakt
När tidsfristen för anbudsinfordran gått ut och anbudsinfordran är i upphandlingskontraktsfasen kan anbudsinfordran ändras till upphandlingskontrakt i Cloudia Kontrakt.
Kontraktshelheten i Cloudia Konkurrensutsättning uppdateras som kontraktshelhet i Cloudia Kontrakt
Upprätta kontrakt i Cloudia Kontrakt
Kontraktshelheten i Cloudia Konkurrensutsättning uppdateras som kontraktshelhet i Cloudia Kontrakt
Välj anbudsinfordran som uppdateras i Cloudia Kontrakt från Cloudia Konkurrensutsättning.
Välj ”Uppdatera kontraktshelheten i Cloudia Kontrakt”.
Denna åtgärd överför och uppdaterar uppgifterna om konkurrensutsättningen i Cloudia Kontrakt och skapar en kontraktshelhet. Överföringen kan inte ångras, men den kan repeteras i syfte att uppdatera uppgifterna.
Åtgärden kräver användarnamn och lösenord för Cloudia Kontrakt. Fyll i identifieringsuppgifterna och klicka på ”Skicka”
Upprätta kontrakt i Cloudia Kontrakt
Ett kontrakt upprättas under kontraktshelheten
En del uppgifter överförs till kontraktet direkt från kontraktsmallen, och i strukturerade kontraktspunkter kan man plocka innehåll från anbudsinfordran och anbud
Välj anbud från vilket uppgifter hämtas:
Välj anbud som du vill länka till upphandlingskontraktet
Välj ”Välj anbud” och i fönstret det anbud som du vill länka till kontraktet
Kontrakt utifrån kontraktsmall:
När du valt kontraktstyp kan du upprätta kontrakt utifrån en mall
I denna punkt kan kontraktet länkas till exempelvis ett kontrakt som funnits i kontraktsutkast.
Uppgifterna överförs automatiskt till kontraktet
Grunduppgifter:
Leverantörer / Avtalspart B = plockas från uppgifterna om anbudet
Redigare
”Plocka kontakt” från ”Anbud”
Beställare / Avstalspart B = Deltagande sammanslutning
Om man i anbudsinfordran fastställt Deltagande sammanslutningar kan användaren välja en eller flera sammanslutningar till Beställare i kontraktet. ”Plocka kontakt” från ”Konkurrensutsättning”
Kontraktsperiod = Upphandlingens giltighetstid
Bilagor till kontrakt = Användaren kan plocka bilagor från uppgifterna i anbudsinfordran
Från anbudsinfordran
Anbudsinfordran
Upphandlingsbeslut
Öppningsprotokoll
Frågor och svar
Jämförelsetabell
Övriga bilagor till anbudsinfordran (fliken bilagor och länkar)
Från anbud
Anbudsdokument
Bilagor till anbud
Kontraktspunkter:
Kontraktspunkter = Användaren kan per kontraktspunkt söka uppgifter om upphandlingen (anbudsinfordran, anbud, upphandlingsbeslut)
Inför ny kontraktspunkt
Välj "Plocka från konkurrensutsättningen"
Välj information om konkurrensutsättningen och klicka på "Välj"
Metadata
Metadata = Användaren kan per ytterligare information söka uppgifter om upphandlingen (anbudsinfordran, anbud, upphandlingsbeslut)
Lägga till ny metadata
Välj "Plocka från upphandling"
Välj information om upphandlingen och klicka på "Välj"
Värde:
Kontraktets värde = Exakt värde eller prisintervall
om endast nedre värde har fastställts importeras det
om bägge värdena har fastställts importeras det högre värdet
Produkter:
Mer om anbudet
Lägg till alla produktgrupper och produkter
Alla produktgrupper och produkter skrivs ut i kontraktet
Om valet raderas kan man välja produkter/produktgrupper till kontraktet
Den valda produkten får automatiskt pris och upphandlingskvantitet
Hämta kriterierna automatiskt
Alla kriterier för de valda produkterna anges automatiskt
Alternativt kan man ange tilläggsuppgifter om produkten med "Plocka produktkriterier".
I pop-up-fönstret kan man välja de kriterier som man vill lägga till i tilläggsuppgifterna om produkten
OBS! I övrigt upprättas kontrakt normalt enligt anvisningarna.