Informacje ogólne
Przenosząc księgi z innego programu lub zaczynając księgowania w wersji elektronicznej musisz wprowadzić Bilans Otwarcia. Bilans otwarcia to inaczej salda kont księgowych na ostatni dzień poprzedniego okresu rozliczeniowego (sprawozdawczego).
Jeśli chcesz rozpocząć pracę w 360 Księgowość od początku danego roku np. 01.01.2021 wprowadź bilans otwarcia na dzień 31.12.2020. Jeśli jednak zdecydujesz się na wprowadzenie wszystkich zapisów z poprzednich lat do programu, po to aby były zapisy w wersji elektronicznej, musisz wtedy wprowadzić datę bilansu otwarcia na dzień poprzedzający rozpoczęcie wprowadzania danych do systemu np. 31.12.20XX. Kolejne lata 20XX i dalsze wprowadź poszczególne dokumenty do systemu w odpowiednich miejscach.
Bilans otwarcia należy wprowadzić tutaj: Ustawienia > Ustawienia Finansów > Bilans Otwarcia.
Bilans otwarcia poszczególnych kont musi być wprowadzony na dzień przed rozpoczęciem księgowań w programie.
Przykładowo, jeżeli rozpoczynasz pracę w 360 Księgowość 01.01.2021, Wprowadź bilans otwarcia na 31.12.2020.
Bilans otwarcia nie może być wprowadzony w formie podsumowania jako debet razem lub kredyt razem.
Należy uzupełnić zapisy na kontach zespołu 4 (lub 5) i 7 po to aby system sam mógł wyliczyć odpowiednią wartość wyniku za rok ubiegły. Program oblicza zysk w okresie obrotowym jako różnicę pomiędzy przychodami a kosztami.
Dlatego ważne jest wprowadzenie wszystkich wartości z Bilansu Otwarcia na kontach przychodowych i kosztowych.
Jeżeli na bilansie zamknięcia na dzień 31.12.2020 na saldach kont zespoły 4 są wartości to należy je przepisać do bilansu otwarcia. Potrzebne jest to do utworzenia Rachunku Zysków i Strat tak, aby była możliwość utworzenia RZiS z wartościami z roku ubiegłego.
W bilansie otwarcia nie można wprowadzić kosztów i przychodów z poprzedniego okresu sprawozdawczego jako jednej wartości do konta “Zysk (strata) netto”, ponieważ program dokonuje automatycznego wpisu na koniec roku i przenosi jego wynik z konta “Zysk (strata) netto” na konto “Zysk (strata) z lat ubiegłych”.
Program posiada funkcję sprawdzającą wprowadzanych wartości kont w Księdze Głównej. Strony są sumowane po stronie WN i MA pod tabelą, gdzie wprowadza się wartości bilansu początkowego dla poszczególnych kont planu kont. Strony są sumowane na bieżąco, możliwe jest również zobaczenie różnicy pomiędzy nimi w podsumowaniu strony.
Program umożliwia zapisanie bilansu otwarcia wówczas, gdy strony winien i ma kont księgi głównej są równe.
W związku z tym, że w bilansie otwarcia konta księgi głównej dotyczące klientów, dostawców oraz podmiotów sprawozdawczych są sumami zbiorczymi, jak na załączonym przykładzie poniżej, bilanse otwarcia poszczególnych klientów, dostawców oraz podmiotów sprawozdawczych powinny być wprowadzone dodatkowo w poszczególnych kartach dodatkowych w menu Bilansu otwarcia.
Faktury i dokumenty wprowadzone w tych zakładkach będą widoczne w późniejszych rozliczeniach (saldach, płatnościach, zobowiązaniach i należnościach).
Uzupełnianie sald faktur sprzedaży
Wprowadź faktury składające się na saldo konta 20000 – Rozrachunki z odbiorcami
Faktury i inne dowody sprzedaży – konto 20000
Klient – Wybierz klienta z listy,
Numer dokumentu – Uzupełnij numer faktury sprzedaży
Numer referencyjny – Uzupełnij numer dodatkowy jeśli taki istnieje.
Kwota – Kwota faktury pozostała do zapłaty.
Data – wprowadź datę wystawienia faktury
Termin płatności – uzupełnij datę płatności za fakturę,
Waluta – wybierz walutę faktury, jeśli nie ma jej na liście możesz ją dodać bezpośrednio z listy wyboru.
Kurs - jeśli wybierzesz zagraniczną walutę, uzupełnij również kurs tej waluty.
Po uzupełnieniu zakładki Faktury i inne dowody Sprzedaży, poniżej linii w której wprowadzone zostały faktury, zobaczysz sumę zapisów z wprowadzonych faktur w porównaniu do salda konta księgi głównej, jeśli jest Różnica to masz niepoprawnie wprowadzone faktury lub błędną kwotę na saldzie konta 20000.
Wprowadź faktury składające się na saldo konta 20001 – Zaliczki od klientów (otrzymane)
Zaliczki od klientów (otrzymane) – konto 20001
Klient – Wybierz klienta z listy,
Numer dokumentu – Uzupełnij numer dokumentu wpłaty, np. numer pro formy.
Data – wprowadź datę wpłaty
Kwota – Kwota wpłaty,
Waluta – wybierz walutę faktury, jeśli nie ma jej na liście możesz ją dodać bezpośrednio z listy wyboru.
Kurs - jeśli wybierzesz zagraniczną walutę, uzupełnij również kurs tej waluty.
Po uzupełnieniu zakładki Zaliczki od klientów (Otrzymane), poniżej linii w której wprowadzone zostały faktury, zobaczysz sumę zapisów z wprowadzonych faktur w porównaniu do salda konta księgi głównej, jeśli jest Różnica to masz niepoprawnie wprowadzone faktury lub błędną kwotę na saldzie konta 20001.
Uzupełnianie sald faktur zakupu
Wprowadź faktury składające się na saldo konta 21000 – Faktury i inne dowody zakupu
Faktury i inne dowody zakupu – konto 21000
Dostawca – Wybierz dostawcę z listy,
Numer dokumentu – Uzupełnij numer faktury sprzedaży
Numer referencyjny – Uzupełnij numer dodatkowy jeśli taki istnieje.
Data – wprowadź datę wystawienia faktury
Termin płatności – uzupełnij datę płatności za fakturę,
Kwota – Kwota faktury pozostała do zapłaty.
Waluta – wybierz walutę faktury, jeśli nie ma jej na liście możesz ją dodać bezpośrednio z listy wyboru.
Kurs - jeśli wybierzesz zagraniczną walutę, uzupełnij również kurs tej waluty.
Po uzupełnieniu zakładki Faktury i inne dowody zakupu, poniżej linii w której wprowadzone zostały faktury, zobaczysz sumę zapisów z wprowadzonych faktur w porównaniu do salda konta księgi głównej, jeśli jest Różnica to masz niepoprawnie wprowadzone faktury lub błędną kwotę na saldzie konta 21000.
Wprowadź faktury składające się na saldo konta 21001 – Zaliczki dla dostawców (wpłacone)
Zaliczki dla dostawców (wpłacone) – konto 21001
Dostawca – Wybierz dostawcę z listy,
Numer dokumentu – Uzupełnij numer dokumentu wpłaty, np. numer pro formy.
Data – wprowadź datę wpłaty
Kwota – Kwota wpłaty,
Waluta – wybierz walutę faktury, jeśli nie ma jej na liście możesz ją dodać bezpośrednio z listy wyboru.
Kurs - jeśli wybierzesz zagraniczną walutę, uzupełnij również kurs tej waluty.
Po uzupełnieniu zakładki Zaliczki dla dostawców (wpłacone), poniżej linii w której wprowadzone zostały faktury, zobaczysz sumę zapisów z wprowadzonych faktur w porównaniu do salda konta księgi głównej, jeśli jest Różnica to masz niepoprawnie wprowadzone faktury lub błędną kwotę na saldzie konta 21001.
Uzupełnianie sald rozrachunków z pracownikami
W następnej kolejności uzupełnij dane dotyczące zobowiązań i należności wobec swoich pracowników i współpracowników.
Wprowadź dokumenty składające się na saldo konta 23400 – Inne rozrachunki z pracownikami
· Zobowiązania wobec pracowników – konto 23400
Pracownik – Wybierz pracownika z listy,
Numer dokumentu – Uzupełnij numer dokumentu
Data – wprowadź datę dokumentu
Kwota – Kwota zobowiązania
Waluta – wybierz walutę rozliczenia, jeśli nie ma jej na liście możesz ją dodać bezpośrednio z listy wyboru.
Kurs - jeśli wybierzesz zagraniczną walutę, uzupełnij również kurs tej waluty.
Po uzupełnieniu zakładki Zobowiązania wobec pracowników, poniżej linii w której wprowadzone zostały nierozliczone dokumenty, zobaczysz sumę zapisów z wprowadzonych operacji w porównaniu do salda konta księgi głównej, jeśli jest Różnica to masz niepoprawnie wprowadzone dokumenty i wartości lub błędną kwotę na saldzie konta 23400.
Wprowadź dokumenty składające się na saldo konta 23400 – Inne rozrachunki z pracownikami
i/lub
Należności od pracowników – konto 23400
Pracownik – Wybierz pracownika z listy,
Numer dokumentu – Uzupełnij numer dokumentu
Data – wprowadź datę dokumentu
Kwota – Kwota zobowiązania
Waluta – wybierz walutę rozliczenia, jeśli nie ma jej na liście możesz ją dodać bezpośrednio z listy wyboru.
Kurs - jeśli wybierzesz zagraniczną walutę, uzupełnij również kurs tej waluty.
Po uzupełnieniu zakładki Należności od pracowników, poniżej linii w której wprowadzone zostały nierozliczone dokumenty, zobaczysz sumę zapisów z wprowadzonych operacji w porównaniu do salda konta księgi głównej, jeśli jest Różnica to masz niepoprawnie wprowadzone dokumenty i wartości lub błędną kwotę na saldzie konta 23400.
Ważne!
Zwróć uwagę że zakładki dotyczące zobowiązań i należności pracowników mają przypisane jedno konto, na którym wprowadzisz tylko kwotę salda.
Każda karta powiązana jest z konkretnym kontem w księdze głównej (zobacz powyższe konta). Program sprawdza poprawność wprowadzonych danych poprzez porównanie sumy wprowadzonej w księdze głównej oraz ewentualnej różnicy pomiędzy danymi wprowadzonymi w kartach.
Podczas dodawania danych związanych z klientami, dostawcami oraz pracownikami, w razie potrzeby użyj wcześniej zaimportowane listy klientów, dostawców i sprawdź, czy nie brakuje klientów, dostawców lub pracowników.
Wprowadzanie bilansu otwarcia Środków Trwałych
W celu wprowadzenia bilansu otwarcia środków trwałych, można wprowadzić dane dotyczące środków trwałych w menu Ustawienia > Ustawienia finansów > Bilans otwarcia > karta Środki Trwałe.
Grupy środków trwałych wprowadzone są w menu Ustawienia > Ustawienia Pozostałe > Grupy środków trwałych. Prosimy, aby ich nie modyfikować!
Konta środków trwałych są takie same w księdze głównej jak i w liście środków trwałych.
Poszczególne środki trwałe dodaj w menu Środki trwałe > Środki Trwałe > Nowy Środek Trwały lub bezpośrednio na liście Środków trwałych w Bilansie Otwarcia w kolumnie Numer inwentarza.
Dodatkowo uzupełnij Cenę zakupu (wytworzenia), datę zakupu (wytworzenia) – te dane będą zapisane w historii środka trwałego, po to aby przy sprzedaży system sam wyliczył koszt sprzedaży danego środka trwałego i dokonał odpowiednich zapisów w księdze głównej.
Początkowa data amortyzacji – wprowadź datę po dniu bilansu otwarcia, jeśli BO jest na dzień 31.12.2020 to początkowa data amortyzacji będzie 01.01.2021.
Wartość do umorzenia – wprowadź wartość pozostałą do zamortyzowania – czyli wartość brutto minus odpisy amortyzacyjne do dnia 31.12.2020.
Poniżej zestawienia środków trwałych, wprowadzonych w zakładce Bilans otwarcia > Środki trwałe znajdziesz porównanie do zapisów w planie kont z zakładki Bilans otwarcia Kont Księgi Głównej. Sumy powinny być takie same, nie powinno być różnic, jeśli jednak będą różnice, przeanalizuj ponownie wprowadzone wartości.
Za każdym razem po wprowadzeniu danych należy zapisać zmiany. Po wykonaniu amortyzacji lub sprzedaży środków trwałych w bieżącym okresie, nie ma możliwości dokonywania zmian w Bilansie Otwarcia środków trwałych.
W karcie Środka trwałego wprowadź nazwę i numer inwentarzowy nowego Środka trwałego, wybierz odpowiednią Grupę Środków Trwałych, metodę naliczania amortyzacji (liniowa, jednorazowa) oraz stawkę % odpisu miesięcznego jeśli wybierzesz metodę liniową, przy wybranej metodzie jednorazowego odpisu, system domyślnie ma ustawioną stawkę 100%, wybierz KŚT oraz kod GTU jeśli wymagany. Ustawienia zapisz.
Po uzupełnieniu środków trwałych w bilansie otwarcia możesz naliczyć amortyzację w menu Środki trwałe > Amortyzacja.
Wprowadzanie bilansu otwarcia Pozycji Magazynowych
W zakładce Bilans otwarcia Kont Księgi Głównej wprowadzona w koncie 34000 kwota jest wartością ogólną stanu magazynu na dany dzień. Szczegóły magazynu wprowadza się w menu Magazyn.
W związku z tym, że tylko nazwy artykułów są zapisywane podczas ich importu (bez ilości), ilości muszą być wprowadzone ręcznie (jeśli nie masz możliwości zaimportować artykułów do programu wprowadź je ręcznie podczas uzupełniania transakcji magazynowej, dodając poszczególne artykuły na bieżąco) w menu Magazyn > Transakcja magazynowa > Nowa transakcja magazynowa > Przyjęcie do magazynu.
Jako datę przyjęcia do magazynu wybierz dzień po otwarciu bilansu otwarcia. Na przykład, jeżeli dzień otwarcia bilansu to 31.12.2020 to dzień przyjęcia do magazynu to 01.01.2021. Dodaj wszystkie artykuły w magazynie z ilościami oraz wybierz konto Towary 34000.
Transakcja taka będzie neutralna, sprawdź tylko czy suma zapisu z transakcji magazynowej jest równa kwocie na koncie 35400 w bilansie otwarcia.
W 360 Księgowość można prowadzić kilka magazynów. Magazyn można dodać przechodząc do Ustawienia > Ustawienia pozostałe > Magazyn > Nowy magazyn. Jeżeli w działalności firmy funkcjonuje kilka magazynów, towary muszą być wprowadzone w kilku magazynach, a bilans otwarcia wprowadzamy zgodne z tymi magazynami.
Import danych z plików XLS do bilansu otwarcia.
Podczas wprowadzania bilansu otwarcia masz możliwość importu danych do systemu, jeśli jest ich dużo zaoszczędzisz sporo czasu ;).
Przykłady plików importu są tutaj.
Import sald początkowych dla kont > zakładka Bilans otwarcia Księgi Głównej. Przygotuj plik zgodnie z wytycznymi.
Importuj bilans otwarcia faktur sprzedaży - nie jest to plik importu faktur sprzedaży, to jest tylko informacja wewnętrzna.
Importuj bilans otwarcia faktur zakupu - nie jest to OCR, to jedynie informacja.
Import bilansu otwarcia środków trwałych - import kart środków trwałych.
Jeżeli masz jakiekolwiek wątpliwości:
· napisz do nas: pomoc@360ksiegowosc.pl
· zadzwoń do nas: +22 30 75 777
Odwiedź też naszą stronę 360 Księgowość.
Pozdrawiamy!
Zespół 360 Księgowość